Bezug:

1. Gem. RdErl. des MF und MI vom 20.9.1996 (MBl. LSA S. 2112)
2. Gem. RdErl. des MF und MI vom 21.12.1992 (MBl. LSA S. 1301)

Die nachfolgenden Vorschriften regeln die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen in der Landesverwaltung sowie die dienstliche Benutzung von Anschlüssen in Wohnungen.

In der Landesverwaltung gelten ergänzend zur Telekommunikationsrichtlinie die in der Anlage aufgestellten Grundsätze für die Erfassung und Auswertung von Gebührendaten für Telekommunikationsleistungen.

2. Einrichtung von Telekommunikationsanlagen

2.1. Telekommunikationsanlagen dürfen nur unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen eingerichtet werden, wenn es der Dienstbetrieb erfordert und ausreichende Haushaltsmittel dafür zur Verfügung stehen. Die Beschaffung aus Baumitteln ist nur in Verbindung mit Neu-, Um- oder Erweiterungsbauten zulässig.

2.2. Telekommunikationsanlagen können als Kauf- oder Mietanlagen betrieben werden. Die Entscheidung darüber ist auf Grund einer Wirtschaftlichkeitsrechnung, die in der Regel einen Zeitraum von zehn Jahren umfassen soll, zu treffen. In Ausnahmefällen ist auch die Anmietung einer Anlage mit Kaufoption zulässig.

2.3. Bei Behördenzentren mit einer gemeinsamen Telekommunikationsanlage ist der Bedarf mit derjenigen Behörde abzustimmen, die für den Betrieb der Telekommunikationsanlage zuständig ist (Betreiber). Der Nutznießer von Telekommunikationsanlagen ist jeweils in seinem Bereich für die Bedarfsermittlung zuständig. Unter Mitwirkung der Bauverwaltung entwickelt er ein firmenneutrales Konzept und beantragt unter Beteiligung der zuständigen Staatshochbauverwaltung den bzw. die Netzzugänge bei der hierfür zuständigen Landesdienststelle. Im Bereich der Polizeiverwaltung ist das Technische Polizeiamt Magdeburg für die Konzeption und Netzanbindung zuständig.

2.4. Bei Ersatzbeschaffungen von Telekommunikationsanlagen ist unter Mitwirkung der zuständigen Bauverwaltung von Nutznießer ein Aussonderungsgutachten anzufertigen, in dem die Notwendigkeit der Maßnahme zu begründen ist.

2.5. Vor kostenauslösenden Maßnahmen ist die mittelbewirtschaftende Dienststelle zu beteiligen.

2.6. Art und Umfang der Telekommunikationsanlage sind von der obersten Dienstbehörde unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse, des dienstlichen Kommunikationsbedürfnisses sowie der technischen und wirtschaftlichen Möglichkeiten und deren Notwendigkeit zu bestätigen.

2.7. Die Bauverwaltung ist für die technische Planung, für die Ermittlung der Kosten, die Beschaffung und den Einbau der Telekommunikationseinrichtungen sowie den dazugehörigen lokalen Vernetzungen und Sprachendeinrichtungen zuständig. Dies gilt auch für die Vorbereitung und Prüfung der vom Nutznießer abzuschließenden Miet- und Wartungsverträge.

2.8. Telekommunikationsanlagen sind, soweit möglich, als Verbundanlagen (Mehrzweckdienstanlagen) zu beschaffen. Das Ministerium des Innern legt im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen entsprechende technische Voraussetzungen und Normen für Mehrdienstanlagen und die Schnittstellen für Endstellen fest.

2.9. Privat von der oder dem Bediensteten beschaffte Telekommunikationsendgeräte dürfen an landeseigenen Telekommunikationsanlagen nicht betrieben werden.

3. Telekommunikationsanlagen in Diensträumen

3.1. Einrichtung

3.1.1. In Dienststellen mit Telekommunikationsanlagen sollen zusätzliche Anschlüsse für den Sprachdienst außerhalb der Telekommunikationsanlage nicht eingerichtet werden. An Telekommunikationsanlagen privater Teilnehmer oder Teilnehmerinnen dürfen Landesbehörden nicht angeschlossen werden. Mit Zustimmung der obersten bzw. vorgesetzten Landesbehörde kann hiervon im Einzelfall abgewichen werden.

Endstellenleitungen und Festverbindungen zu anderen Teilnehmern oder Teilnehmerinnen dürfen an Telekommunikationsanlagen des Landes nur hergestellt werden, wenn eine unmittelbare Verbindung der Behörde mit dem anderen Teilnehmer oder der anderen Teilnehmerin aus dienstlichen Gründen notwendig ist. Mehrkosten dürfen dem Land hierdurch nicht entstehen.

Endstellen anderer Teilnehmer oder Teilnehmerinnen dürfen nur amtsberechtigt sein, wenn sichergestellt ist, daß sämtliche Verbindungsgebühren einschließlich anteiliger Verwaltungskosten abgerechnet werden können.

3.1.2. Bei der Planung und Anschaltung von Endstellen für Telekommunikationsanlagen ist zu prüfen, ob sie amtsberechtigt sein müssen. Besteht kein dienstliches Bedürfnis zum selbständigen Herstellen von Verbindungen, sollen halbamtsberechtigte oder nichtamtsberechtigte Endstellen geschaltet werden.

3.1.3. Die Zulassung von Telefonsonderdiensten ist auf das dienstlich erforderliche Maß zu beschränken und in jedem Einzelfall aktenkundig zu begründen. Die Notrufe für die Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienste sind hiervon auszunehmen.

3.1.4. Von amtsberechtigten Endstellen sollen Verbindungen grundsätzlich selbst hergestellt werden.

Die Möglichkeit der Selbstwahl von Amtsverbindungen sollten jedoch technisch auf den dienstlich erforderlichen Umfang beschränkt bleiben.

3.1.5. Zur Kostenkontrolle der hergestellten Verbindungen und zur Feststellung der Gebühren für private Verbindungen müssen die notwendigen technischen Einrichtungen benutzt werden. Sofern keine automatische Gebührendatenerfassung vorgenommen wird, ist die Kostenkontrolle auf andere Weise (z. B. anhand von Einzelverbindungsnachweisen) sicherzustellen. Bei internen Verbindungen, für die keine Verbindungsgebühren anfallen, sind nur im dienstlich erforderlichen Maße Verbindungsdatenaufzeichnungen vorzunehmen.

3.1.6. Mobilfunkanschlüsse dürfen nur mit Genehmigung der obersten Landesbehörde eingerichtet werden. Private Mobilfunkanschlüsse sollten für dienstliche Zwecke nicht eingesetzt bzw. anerkannt werden.

3.2. Für die Benutzung der Endeinrichtungen gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Für alle außerhalb einer Telekommunikationsanlage eingerichteten Anschlüsse einschließlich Mobilfunkanschlüsse ist ein Einzelgesprächsnachweis bei der jeweiligen Netzgesellschaft zu beantragen und vorzulegen, sofern Sicherheitsbelange nicht entgegenstehen.

3.3. Private Mitbenutzung

Eine private Mitbenutzung dienstlicher Telekommunikationseinrichtungen ist unter nachstehenden Einschränkungen zulässig:

1. Privatverbindungen dürfen in dringenden Fällen aufgebaut werden, soweit sie den Dienstverkehr nicht beeinträchtigen.
2. Gebühren für private Verbindungen sind in der von der Behörde festgesetzten Höhe zu erstatten. Privatverbindungen sind vom Teilnehmer oder von der Teilnehmerin - gegebenenfalls nach näherer Bestimmung - zu kennzeichnen.
3. Von verwaltungsfremden Personen sind die Verbindungsgebühren in der von der Behörde festgesetzten Höhe zu entrichten. Ausgenommen hiervon bleiben Kosten, die zum Beispiel bei Verkehrsunfällen und sonstigen Notfällen entstehen, wenn eine Ärztin oder ein Arzt, ein Krankenwagen, Polizei oder andere Hilfe herbeigerufen wird.

Eine private Nutzung von Telekommunikationsdiensten, bei denen die Erfassung des privaten Anteils der Entgelte technisch nicht erfolgen kann, ist unzulässig.

3.5. Wartung

Die Telekommunikationsanlagen werden durch ausdrücklich autorisierte Bedienstete bzw. autorisierte Dritte gewartet und müssen durch geeignete technische Maßnahmen gegen unberechtigte Veränderungen der Systemkonfiguration und unberechtigte Zugriffe auf Verbindungs- und Inhaltsdaten geschützt werden. Die mit Wartungsaufgaben betrauten Personen sind dem Fernmeldegeheimnis verpflichtet und dürfen die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit zugegangenen Informationen nicht weitergeben bzw. verwenden. Eine entsprechende Erklärung ist zu verlangen.

4. Dienstliche Benutzung von Anschlüssen in Wohnungen

4.1. Einrichtung

4.1.1. Ein Wohnungsdienstanschluß darf mit Einverständnis der oder des Landesbediensteten auf Landeskosten nur eingerichtet werden, wenn diese oder dieser

1. aus zwingenden dienstlichen Gründen regelmäßig telekommunikationsfähig erreichbar sein muß oder
2. gezwungen ist, von ihrer oder seiner Wohnung aus nicht nur gelegentlich dienstliche Telekommunikation auch außerhalb der Dienststunden zu führen.

Die Anerkennung obliegt der obersten Dienstbehörde. Sie kann diese Befugnis auf unmittelbar nachgeordnete Behörden übertragen. Die mittelbewirtschaftende Dienststelle ist zu beteiligen.

Die Anerkennung ist in Abständen von längstens zwei Jahren darauf zu prüfen, ob die Voraussetzungen noch vorliegen. Das Ergebnis der Prüfung ist in jedem Einzelfall aktenmäßig festzuhalten.

4.1.2. Wohnungsdienstanschlüsse sind entsprechend den dienstlichen Erfordernissen vorzusehen und auszustatten. Der Anschluß einer außenliegenden Endstelle soll nur dann vorgesehen werden, wenn die laufenden Kosten wesentlich unter denen eines Wählanschlusses liegen.

4.2. Kostenregelung

4.2.1. In einer Wohnung darf auf Landeskosten nur ein dienstlicher Anschluß eingerichtet werden. Bei einem in der Genehmigung anerkannten Bedarf werden die Ausgaben für den Anschluß, die Telekommunikationseinrichtung (Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Kauf oder Miete) und die dienstlichen Verbindungsgebühren in vollem Umfang vom Land getragen. Durch private Nutzung entstandene Verbindungsgebühren sind zu erstatten.

4.2.2. In anderen als in den unter 4.2.1. bezeichneten Fällen erstattet die Behörde vierteljährlich nachträglich der oder dem Bediensteten nur die Gebühren für dienstlich veranlaßte Verbindungen. Dabei gilt folgendes:

1. Es obliegt der oder dem Bediensteten, die dienstlich veranlaßten Verbindungen und die auf sie entfallenden Gebühren anhand geeigneter Aufzeichnungen (z. B. Einzelverbindungsnachweise) glaubhaft zu machen. Aufzuzeichnen sind jeweils insbesondere Tag, Zielrufnummer und Dauer der Verbindungen sowie der ermittelte Betrag der Verbindungsgebühren. Auf die Aufzeichnung der Verbindungsdauer kann verzichtet werden, wenn eine automatische Gebührenzähleinrichtung benutzt wird.
2. Fehlen im begründeten Ausnahmefall geeignete Aufzeichnungen (z. B. wegen rückwirkender Zahlung), so kann bei einer oder einem Bediensteten, durch die oder den ein überdurchschnittlicher Umfang dienstlich veranlaßter Verbindungen in der Wohnung glaubhaft gemacht wird, aus Vereinfachungsgründen der dienstliche Anteil der Verbindungsgebühren wie folgt geschätzt werden:
aa) wenn die Verbindungsgebühren nicht mehr als 100 DM monatlich betragen, 20 v. H. der Verbindungsgebühren,

bb) wenn die Verbindungsgebühren mehr als 100 DM, aber nicht mehr als 200 DM monatlich betragen, 20 DM zuzüglich 40 v. H. des über 100 DM hinausgehenden Teilbetrages der Verbindungsgebühren,

cc) wenn die Verbindungsgebühren mehr als 200 DM monatlich betragen, 60 DM zuzüglich des über 200 DM hinausgehenden Teilbetrages der Verbindungsgebühren.

4.3. Kostenregelung bei außenliegenden Endstellen

4.3.1. Privatgespräche dürfen nur in dringenden Fällen (vgl. Nr. 3.3.) von einer außenliegenden Endstelle geführt werden, soweit ein eigener Anschluß nicht vorhanden ist. Dafür hat die oder der Bedienstete dem Land die aufgezeichneten Verbindungsgebühren zu erstatten.

4.4. Kostenregelungen bei Dienstreisen

4.4.1. Gebühren, die aus dienstlichem Anlaß während einer Dienstreise entstanden sind, sind in der Reisekostenrechnung als Nebenkosten anzugeben (§ 14 des Bundesreisekostengesetzes i. d. F. vom 13.11.1973, BGBl. I S. 1621, zuletzt geändert durch Art. 28 des Jahressteuergesetzes 1997 vom 20.12.1996, BGBl. I S. 2049).

5. Schlußbestimmungen

5.1. Gebühren für private Telekommunikationsverbindungen sollen nicht im Gehaltsabzugsverfahren einbehalten werden.

5.2. Aus zwingenden dienstlichen Gründen kann von diesen Richtlinien mit Zustimmung des Ministeriums der Finanzen abgewichen werden.

5.3. Die Grundsätze für die Gebührendatenerfassung und -auswertung sind in der Anlage genannt. Abweichende Regelungen bedürfen vor der Einführung der Zustimmung des Ministeriums der Finanzen und des Ministeriums des Innern.

5.4. Diese Richtlinien treten am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig werden die Bezugserlasse aufgehoben.

1. Grundsätze der Gebührendatenerfassung

Daten ankommender Verbindungen, nicht zustandekommender Verbindungen und von Verbindungen innerhalb der gemeinsamen Telekommunikationsanlage werden nicht erfaßt. Verbindungsdaten über eingerichtete Querverbindungswege werden nur bei dienstlicher Notwendigkeit erfaßt.

Die Gebührendaten abgehender Wählverbindungen sind grundsätzlich zu erfassen. Mit der Erfassung erfolgt eine unmittelbare Zuordnung der Kosten auf die Verursacherin oder den Verursacher.

2. Benutzerhinweise

Die Bediensteten sowie der zuständige Personalrat sind über das in der Dienststelle angewendete Erfassungsverfahren, über die Behandlung der Daten, den Zweck der Telekommunikationsdatenerfassung und darüber zu informieren, daß ihr Einverständnis zu der jeweiligen Form der Telekommunikationsdatenerfassung mit der Nutzung der Anlage als erteilt gilt.

3. Erfassungsdaten

Für jede abgehende Verbindung dürfen nur folgende Gebührendaten erfaßt werden:

1. Datum und Uhrzeit (Anfang - Ende), gegebenenfalls Dauer der Verbindung,
2. Kennzeichnung der Verbindungsart (privat, dienstlich usw.),
3. Nummer des benutzten Anschlusses (Nummer der Amtsleitung),
4. Nummer der Endeinrichtung bzw. der PIN-Nummer,
5. Vorwahl-, Telefonnummer und Ort des gewählten Anschlusses. Bei automatischer Gebührendatenerfassung von privaten Verbindungen sind bei schriftlichen Aufzeichnungen wenigstens die beiden letzten Ziffern nach Beendigung der Verbindung unkenntlich zu machen,
6. Anzahl der Gebühreneinheiten bzw. Leistungsentgelt.

Bei Zuordnung einer PIN-Nummer kann auf Antrag auf die Erfassung der Zielnummer verzichtet werden, sofern sich die oder der Bedienstete verpflichtet, sämtliche unter dieser PIN-Nummer anfallenden Gebühreneinheiten zu bezahlen.

4. Fernsprechverzeichnis

4.1. Neben den verbindungsbezogenen Daten dürfen zum Beispiel für behördliche Fernsprechverzeichnisse Basisdaten über die Bediensteten der Endeinrichtungen (Name, Vorname, Funktion, Kurzbezeichnung der Organisationseinheit, Nummer der dienstlichen Endeinrichtung, Gebäude und Zimmernummer, Stichworte für das Tätigkeitsfeld der oder des Bediensteten, Hinweis auf verfügbare Dienste u.s.w.) gespeichert werden.

Die so zusätzlich gespeicherten Daten dürfen nur

a) für ein an die Telekommunikationsanlage integriertes elektronisches Telefonbuch und ohne Basisdaten "Stichworte für das Tätigkeitsfeld",

b) zur Unterstützung und zum Erstellen eines gedruckten Telefonverzeichnisses und

c) für freigegebene Informationstechnik-(IT)-Verfahren als dezentrales Telefonverzeichnis

genutzt werden.

Die Freigabe von solchen IT-Verfahren erfolgt nach den Grundsätzen des Datenschutzes durch das Ministerium des Innern, das vorab den Landesbeauftragten für den Datenschutz anhört. Andere Verarbeitungen, Auswertungen und Übermittlungen sind ausgeschlossen.

4.2. Bei begründeter dienstlicher Notwendigkeit kann mit Zustimmung der oder des Bediensteten zusätzlich die private Telefonnummer gespeichert werden.

5. Automatische Gebührendatenauswertung

Die erfaßten Daten sollen, soweit technisch möglich, monatlich in folgenden Nachweisen ausgedruckt werden:

5.1. Dienstlich aufgebaute Verbindungen

Für jede Endeinrichtung ist ein Nachweis zu erstellen. Der Nachweis soll durch einen Bestätigungsvermerk folgenden Inhalts abgeschlossen werden:

"Ich bestätige, daß die ausgedruckten Verbindungen rein dienstlich aufgebaut wurden. - Datum - Unterschrift".

5.2. Privat

Schriftliche Aufzeichnungen der Verbindungsdaten für private Telekommunikationsdienste sind der oder dem Bediensteten zur Abrechnung der zu erstattenden Beträge in einem verschlossenen Briefumschlag auszuhändigen. Die Kenntnisnahme durch Dritte ist auszuschließen.

Die gespeicherten Daten sind nach Abrechnung der Nachweisung zu löschen, ausgenommen bleiben anonymisierte Daten für statistische Zwecke. Maschinelle Ausdrucke oder handschriftlich aufgezeichnete Daten sind nach Bezahlung der Leistungsentgelte zu vernichten oder der bzw. dem Bediensteten zu belassen.

6. Abrechnungsunterlagen der Verwaltung über privat angewählte Telekommunikationsdienste

Die Verwaltung hat die Abrechnung der privaten Telekommunikationsdienste nachzuweisen. Der Nachweis dient als begründete Unterlage nach den Verwaltungsvorschriften Nr. 10 zu § 70 Landeshaushaltsordnung (VV-LHO, RdErl. des MF vom 11.3.1996, MBl. LSA S. 629, geändert durch RdErl. vom 24.3.1998, MBl. LSA S. 802) für die Vereinnahmung der Beträge in den Landeshaushalt.

Für die Aufbewahrung gelten die Bestimmungen über die Aufbewahrung der Bücher, Belege und Rechnungsunterlagen (Anlage zu VV Nr. 21.1 zu § 71 LHO).

7. Einzug der zu erstattenden Beträge

7.1. Die Gebühren für private Telekommunikation sind in der aufgelaufenden Höhe per Überweisung oder im Lastschrifteinzugsverfahren zu entrichten. Nummer 3.3. TKR sowie die Zahlstellenbestimmungen (ZBest., Anlage 2 zu VV Nr. 5.2 zu § 79 LHO) sind zu beachten. Zu den zu erstattenden Gebühren können je Verbindung zur Abdeckung des Aufwands für die Gebührendatenerfassung und -auswertung anteilige Verwaltungskosten miterhoben werden. In den Nachweisen zu Nrn. 5.2. und 6 sind die aufgeführten Fernsprechgebühren und gegebenenfalls die anteiligen Verwaltungskosten mit einer Gesamtsumme pro Endeinrichtung abzuschließen.

7.2. Der Abrechnungszeitraum für die Erstattung der Entgelte für privatgenutzte Telekommunikationsdienste ist durch die Dienststelle eigenständig festzulegen, sollte aber drei Monate nicht überschreiten.

8. Sonderregelungen

Bei Verbindungen der Personalvertretungen in Personalratsangelegenheiten und sonstigen auf Vertraulichkeit angewiesenen Stellen, deren Telekommunikationsverkehr nicht der Aufsicht unterliegt, sind nur die Verbindungsgebühren festzuhalten, sofern nicht die genannten Stellen eine Aufzeichnung oder Speicherung der übrigen Verbindungsdaten verlangen.

9. Datensicherheit

Nach Nr. 3.5. TKR haben Zugang zu den Telekommunikationsanlagen nur ausdrücklich autorisierte Bedienstete. Andere Personen dürfen die Betriebsräume nur unter Aufsicht betreten. Datenträger sind so zu sichern, daß Unbefugte keine Möglichkeit haben, die auf den Datenträgern gespeicherten Daten zu lesen, zu verändern, zu löschen oder zu entwenden.

Datenträger, die Erfassungsdaten enthalten, dürfen nur in verschlossenen Behältnissen transportiert werden, die nur von den dafür berechtigten Stellen und Personen geöffnet werden dürfen.

Alle Speicherungen bzw. Gebührendaten sind jederzeit so zu sichern, daß Unbefugte sie nicht einsehen, verändern oder entwenden können.

Die gespeicherten Daten sind spätestens sechs Monate nach dem Erfassungsmonat zu löschen. Wenn festgestellt wird, daß au Grund von Aufzeichnungsfehlern ein Datenverlust entstanden ist und eine Rekonstruktion möglich erscheint, kann die Frist überschritten werden. Die Daten sind unverzüglich nach der Fehlerbeseitigung und Folgeauswertung zu löschen.

10. Schlußbestimmungen

Abweichungen von diesen Grundsätzen bedürfen der Zustimmung des Ministerium der Finanzen und des Ministerium des Innern.