Uni-Halle-SiegelMARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE-WITTENBERG

Amtsblatt
16. Jahrgang, Nr. 1 vom 28. Februar 2006, S. 35


Kanzler


Dienstanweisung für die Innenrevision des Hochschulbereiches
der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

 

vom 21.12.2005

                                                                                                        

Inhalt:

 

I. Stellung, Befugnisse und Informationsrecht der Innenrevision

II. Aufgaben der Innenrevision

III. Richtlinien für die Wahrnehmung der Revisionsaufgaben

IV. Inkrafttreten

                                                                                                        

 

I. Stellung, Befugnisse und Informationsrecht der Innenrevision

 

§ 1
Stellung der Innenrevision

 

(1) Die Innenrevision unterstützt die Universitätsleitung bei der wahrzunehmenden Dienst- und Fachaufsicht. Als Stabstelle ist sie unmittelbar dem Kanzler bzw. der Kanzlerin unterstellt, der bzw. die ihr gegenüber das Weisungs- und Auftragsrecht hat.

 

(2) Zuständigkeit und Aufgabenstellung der Innenrevision beziehen sich auf den Hochschulbereich der Universität (ohne Medizinische Fakultät).

 

(3) Die Innenrevision besitzt keine Weisungsbefugnis. Alle Entscheidungen auf Grund der von ihr getroffenen Feststellungen bleiben dem Kanzler bzw. der Kanzlerin vorbehalten.

 

(4) Die Innenrevision ist bei der sachlichen Beurteilung der Prüfungsvorgänge unabhängig und insoweit an Weisungen nicht gebunden. Sie erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen in Übereinstimmung mit den Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision.

 

§ 2
Befugnisse und Informationsrecht

 

(1) Die Innenrevision hat gegenüber den Einrichtungen der Universität ein uneingeschränktes Informationsrecht. Zur Erfüllung ihrer Aufgaben ist die Innenrevision berechtigt, die für die Prüfung notwendigen Auskünfte und die Vorlage bzw. Aushändigung von Unterlagen sowie den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Informationen und Datenbestände zu verlangen.

 

(2) Unabhängig von Prüfungsaufträgen sind der Innenrevision alle maßgeblichen Gesetze, Verordnungen, Erlasse und Anweisungen sowie universitätsinterne Rundschreiben bekanntzumachen. Insbesondere sind ihr die Rundschreiben an die Fakultäten und Fachbereiche, Institute, selbständigen wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Abteilungen und Stabstellen der Zentralen Universitätsverwaltung zur Kenntnis zu geben. Entsprechendes gilt für Prüfungsberichte und Gutachten externer Prüfer und Gutachter.

 

(3) Die Tätigkeit der Innenrevision ist von der zu prüfenden Stelle bzw. Einrichtung zu unterstützen; ihr ist jede erforderliche und zweckdienliche Hilfe zu gewähren.

 

(4) Die Innenrevision nimmt ihre Aufgaben auf der Grundlage des Prüfungsplans und der durch den Kanzler bzw. die Kanzlerin erteilten Sonderaufträge selbständig und unabhängig wahr. Sie kann Prüfungen auch nach eigenem Ermessen und nach Prüfungszweck ohne vorherige Anmeldung an Ort und Stelle vornehmen.

 

(5) Die Innenrevision kann nach ihrem pflichtgemäßen Ermessen die Prüfung beschränken und auf die Vorlage einzelner Prüfungsunterlagen verzichten.

 

II. Aufgaben der Innenrevision  

 

§ 3
Aufgaben der Innenrevision

 

(1) Die Innenrevision hat die Aufgabe,

 

·         die Ordnungsmäßigkeit der Haushalts- und Wirtschaftsführung aller Einrichtungen des Hochschulbereichs der Universität (ohne Medizinische Fakultät) zu prüfen und die rechtmäßige Anwendung und Beachtung der dienstrechtlichen und sonstigen Vorschriften des Landes Sachsen-Anhalt sowie der internen Ordnungen und Festlegungen der Universität zu überwachen. Sie soll dabei zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung beitragen;

·         die Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sicherheit der ablauf- und aufbauorganisatorischen Regelungen bzw. Arbeitsabläufe zu prüfen und hierzu Stellung zu nehmen;

·         entsprechend der Bestimmungen des Zuwendungsvertrages und der Nebenbestimmungen für Zuwendungen die Prüfung der Verwendungsnachweise vorzunehmen;

·         der Koordinierung der Stellungnahmen der Universität zu den Prüfungsmitteilungen des Landesrechnungshofes des Landes Sachsen-Anhalt;

·         der präventiven Beratung und der Mitwirkung bei Planungs- und Projektvorhaben.

 

(2) Sie prüft insbesondere:

 

·         die Verwaltung der Haushalts- und sonstigen Mittel im Rahmen der eingerichteten Zahlstelle und die Zahlstellen besonderer Art,

·         Beschaffung und Leistungsvergabe,

·         Materialwirtschaft und Inventarisierung,

·         Personalwesen.

 

§ 4
Sonderprüfungen und Sonderaufträge

 

Außerhalb der Prüfungspläne kann der Kanzler bzw. die Kanzlerin bei besonderen Anlässen der Innenrevision Sonderaufträge und Sonderaufgaben übertragen. Soweit es sich um Aufträge handelt, deren Bearbeitung einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen wird, schlägt der Leiter bzw. die Leiterin der Innenrevision dem Kanzler bzw. der Kanzlerin die gegebenenfalls erforderlichen Änderungen des Prüfungsplanes vor.

 

§ 5
Beratung und Mitwirkung

 

(1) Der Kanzler bzw. die Kanzlerin und der Leiter bzw. die Leiterin der Innenrevision führen regelmäßige Gespräche über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung sowie zu Prüfungsfeststellungen und deren Umsetzung.

 

(2) Die Abteilungen und Referate der Zentralen Universitätsverwaltung haben die Innenrevision

 

·         zu beteiligen bei beabsichtigten wesentlichen Änderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation sowie im internen Kontrollsystem. Die Beteiligung hat so rechtzeitig zu erfolgen, dass die Innenrevision im Vorfeld der Entscheidung mitwirken kann;

·         unverzüglich zu informieren, wenn gravierende Mängel zu erkennen sind, Schäden entstanden sind oder entstanden sein können und Anzeichen für dolose Handlungen bestehen.

 

(3) Die Innenrevision kann als Mitglied zu Planungsgruppen oder Projektteams hinzugezogen werden und hier in Form einer projektbegleitenden Prüfung oder durch Verhaltensempfehlungen oder Verfahrensempfehlungen beratend tätig werden. Eine direkte Mitarbeit unter Übernahme von Verantwortung durch die Innenrevision, die die Prozessunabhängigkeit der Innenrevision gefährdet, ist nicht zulässig.

 

III. Richtlinien für die Wahrnehmung der Revisionsaufgaben

 

§ 6
Prüfungsplan

 

(1) Die für das Haushaltsjahr durchzuführenden Prüfungen sind in Prüfungsplänen halbjährlich zusammenzustellen und dem Kanzler bzw. der Kanzlerin bis zum 15. Dezember des Vorjahres bzw. bis zum 15. Juni des laufenden Jahres zur Bestätigung vorzulegen.

 

(2) Der Prüfungsplan soll den Prüfungsgegenstand und die von der Prüfung betroffenen Stellen benennen.

 

(3) Eine Veränderung des Prüfungsplanes ist möglich, sofern sich hierfür eine entsprechende Notwendigkeit ergibt. Die Änderung bedarf der Zustimmung des Kanzlers bzw. der Kanzlerin.

 

§ 7
Bekanntmachung der Prüfung

 

(1) Vor Beginn einer Prüfung ist dem Leiter bzw. der Leiterin der betroffenen Einrichtung die Prüfungsabsicht bekanntzugeben. Die Prüfung ist nur in denjenigen Fällen unvermutet und unangekündigt durchzuführen, in denen der Prüfungszweck dies erfordert.

 

(2) Mit der Bekanntmachung der Prüfung soll die zu prüfende Einrichtung über den Prüfungsgegenstand und die Prüfungsdauer informiert werden und in welchem Umfang Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Einrichtung durch die Prüfung in Anspruch genommen werden.

 

§ 8
Berichterstattung über die Prüfungsergebnisse

 

(1) Nach Abschluss eines Prüfungsauftrages wird von der Innenrevision ein Prüfungsbericht erstellt. Soweit es erforderlich erscheint, insbesondere wenn unverzüglich Maßnahmen einzuleiten sind, können Zwischenberichte erstellt werden. Die Prüfungsberichte sind zusammen mit den Anlagen und Einzelnachweisen als Entwurf dem Leiter bzw. der Leiterin der Innenrevision vorzulegen. Er bzw. sie entscheidet darüber, welche Feststellungen und Vorschläge in den abschließenden Bericht aufgenommen werden.

 

(2) Über die von der Innenrevision getroffenen Prüfungsfeststellungen sollte vor Abfassen des Prüfungsberichtes eine Schlussbesprechung mit den geprüften Bereichen zur Wertung der Prüfungsergebnisse erfolgen.

 

(3) Der abschließende Prüfungsbericht oder zutreffende Auszüge sind der geprüften Einrichtung zur Auswertung und Umsetzung der Prüfungsbemerkungen zuzuleiten und dem Kanzler bzw. der Kanzlerin zur Kenntnisnahme vorzulegen. Durch den Kanzler bzw. die Kanzlerin wird erforderlichenfalls Weiteres veranlasst.

 

(4) Prüfungsfeststellungen zu Verwendungsnachweisen von geförderten Zuwendungsempfängern sind der zuständigen Abteilung der Zentralen Universitätsverwaltung zur weiteren Veranlassung zuzuleiten.

 

§ 9
Erledigung der Prüfungsfeststellungen

 

(1) Die Erledigung der festgestellten Beanstandungen und die gegebenenfalls durch den Kanzler bzw. die Kanzlerin erteilten Auflagen und getroffenen Entscheidungen sind durch die Innenrevision zu überwachen.

 

(2) Der Leiter bzw. die Leiterin der Innenrevision berichtet dem Kanzler bzw. der Kanzlerin über den Stand der Umsetzung von Prüfungsempfehlungen und dazu getroffener Leitungsentscheidungen.

 

§ 10
Vertraulichkeit der Prüfungsfeststellungen

 

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Innenrevision dürfen Sachverhalte, über die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erhalten haben, nur denjenigen bekannt geben und mit denjenigen Bediensteten der Universität erörtern, die über diese Sachverhalte im Rahmen ihrer Tätigkeit darüber Kenntnis erlangen sollen. Ansonsten sind sie zur Verschwiegenheit verpflichtet.

 

IV. Inkrafttreten

 

§ 11
Inkrafttreten

 

Diese Dienstanweisung tritt am 01.01.2006 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung für die Innenrevision der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg vom 20.01.1994 (ABl. 1994, Nr. 3, S. 19) außer Kraft.

 

Halle (Saale), 21. Dezember 2005

 

 

Dr. Martin Hecht

Kanzler