MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT
HALLE-WITTENBERG
Amtsblatt
16. Jahrgang, Nr. 1 vom 28. Februar 2006, S. 35
Kanzler
Dienstanweisung
für die Innenrevision des Hochschulbereiches
der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
vom
21.12.2005
Inhalt:
I. Stellung, Befugnisse und Informationsrecht der Innenrevision
II. Aufgaben der Innenrevision
III. Richtlinien für die Wahrnehmung der Revisionsaufgaben
I. Stellung, Befugnisse und Informationsrecht der Innenrevision
§ 1
Stellung der Innenrevision
(1)
Die Innenrevision unterstützt die Universitätsleitung bei der wahrzunehmenden
Dienst- und Fachaufsicht. Als Stabstelle ist sie unmittelbar dem Kanzler bzw.
der Kanzlerin unterstellt, der bzw. die ihr gegenüber das Weisungs- und
Auftragsrecht hat.
(2)
Zuständigkeit und Aufgabenstellung der Innenrevision beziehen sich auf den
Hochschulbereich der Universität (ohne Medizinische Fakultät).
(3)
Die Innenrevision besitzt keine Weisungsbefugnis. Alle Entscheidungen auf Grund
der von ihr getroffenen Feststellungen bleiben dem Kanzler bzw. der Kanzlerin
vorbehalten.
(4)
Die Innenrevision ist bei der sachlichen Beurteilung der Prüfungsvorgänge
unabhängig und insoweit an Weisungen nicht gebunden. Sie erbringt unabhängige
und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen in Übereinstimmung mit
den Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision.
§ 2
Befugnisse und Informationsrecht
(1)
Die Innenrevision hat gegenüber den Einrichtungen der Universität ein
uneingeschränktes Informationsrecht. Zur Erfüllung ihrer Aufgaben ist die
Innenrevision berechtigt, die für die Prüfung notwendigen Auskünfte und die
Vorlage bzw. Aushändigung von Unterlagen sowie den Zugriff auf elektronisch
gespeicherte Informationen und Datenbestände zu verlangen.
(2)
Unabhängig von Prüfungsaufträgen sind der Innenrevision alle maßgeblichen
Gesetze, Verordnungen, Erlasse und Anweisungen sowie universitätsinterne
Rundschreiben bekanntzumachen. Insbesondere sind ihr die Rundschreiben an die
Fakultäten und Fachbereiche, Institute, selbständigen wissenschaftlichen
Einrichtungen sowie Abteilungen und Stabstellen der Zentralen
Universitätsverwaltung zur Kenntnis zu geben. Entsprechendes gilt für
Prüfungsberichte und Gutachten externer Prüfer und Gutachter.
(3)
Die Tätigkeit der Innenrevision ist von der zu prüfenden Stelle bzw.
Einrichtung zu unterstützen; ihr ist jede erforderliche und zweckdienliche
Hilfe zu gewähren.
(4)
Die Innenrevision nimmt ihre Aufgaben auf der Grundlage des Prüfungsplans und
der durch den Kanzler bzw. die Kanzlerin erteilten Sonderaufträge selbständig
und unabhängig wahr. Sie kann Prüfungen auch nach eigenem Ermessen und nach
Prüfungszweck ohne vorherige Anmeldung an Ort und Stelle vornehmen.
(5)
Die Innenrevision kann nach ihrem pflichtgemäßen Ermessen die Prüfung
beschränken und auf die Vorlage einzelner Prüfungsunterlagen verzichten.
II. Aufgaben der Innenrevision
§ 3
Aufgaben der Innenrevision
(1)
Die Innenrevision hat die Aufgabe,
·
die
Ordnungsmäßigkeit der Haushalts- und Wirtschaftsführung aller Einrichtungen des
Hochschulbereichs der Universität (ohne Medizinische Fakultät) zu prüfen und
die rechtmäßige Anwendung und Beachtung der dienstrechtlichen und sonstigen
Vorschriften des Landes Sachsen-Anhalt sowie der internen Ordnungen und
Festlegungen der Universität zu überwachen. Sie soll dabei zur Korruptionsprävention
und Korruptionsbekämpfung beitragen;
·
die
Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sicherheit der ablauf- und
aufbauorganisatorischen Regelungen bzw. Arbeitsabläufe zu prüfen und hierzu
Stellung zu nehmen;
·
entsprechend
der Bestimmungen des Zuwendungsvertrages und der Nebenbestimmungen für
Zuwendungen die Prüfung der Verwendungsnachweise vorzunehmen;
·
der
Koordinierung der Stellungnahmen der Universität zu den Prüfungsmitteilungen
des Landesrechnungshofes des Landes Sachsen-Anhalt;
·
der
präventiven Beratung und der Mitwirkung bei Planungs- und Projektvorhaben.
(2)
Sie prüft insbesondere:
·
die
Verwaltung der Haushalts- und sonstigen Mittel im Rahmen der eingerichteten
Zahlstelle und die Zahlstellen besonderer Art,
·
Beschaffung
und Leistungsvergabe,
·
Materialwirtschaft
und Inventarisierung,
·
Personalwesen.
§ 4
Sonderprüfungen und Sonderaufträge
Außerhalb
der Prüfungspläne kann der Kanzler bzw. die Kanzlerin bei besonderen Anlässen
der Innenrevision Sonderaufträge und Sonderaufgaben übertragen. Soweit es sich
um Aufträge handelt, deren Bearbeitung einen längeren Zeitraum in Anspruch
nehmen wird, schlägt der Leiter bzw. die Leiterin der Innenrevision dem Kanzler
bzw. der Kanzlerin die gegebenenfalls erforderlichen Änderungen des
Prüfungsplanes vor.
§ 5
Beratung und Mitwirkung
(1)
Der Kanzler bzw. die Kanzlerin und der Leiter bzw. die Leiterin der
Innenrevision führen regelmäßige Gespräche über Angelegenheiten von
grundsätzlicher Bedeutung sowie zu Prüfungsfeststellungen und deren Umsetzung.
(2)
Die Abteilungen und Referate der Zentralen Universitätsverwaltung haben die
Innenrevision
·
zu
beteiligen bei beabsichtigten wesentlichen Änderungen in der Aufbau- und
Ablauforganisation sowie im internen Kontrollsystem. Die Beteiligung hat so
rechtzeitig zu erfolgen, dass die Innenrevision im Vorfeld der Entscheidung
mitwirken kann;
·
unverzüglich
zu informieren, wenn gravierende Mängel zu erkennen sind, Schäden entstanden
sind oder entstanden sein können und Anzeichen für dolose Handlungen bestehen.
(3)
Die Innenrevision kann als Mitglied zu Planungsgruppen oder Projektteams
hinzugezogen werden und hier in Form einer projektbegleitenden Prüfung oder
durch Verhaltensempfehlungen oder Verfahrensempfehlungen beratend tätig werden.
Eine direkte Mitarbeit unter Übernahme von Verantwortung durch die
Innenrevision, die die Prozessunabhängigkeit der Innenrevision gefährdet, ist
nicht zulässig.
III. Richtlinien für die Wahrnehmung der Revisionsaufgaben
§ 6
Prüfungsplan
(1)
Die für das Haushaltsjahr durchzuführenden Prüfungen sind in Prüfungsplänen
halbjährlich zusammenzustellen und dem Kanzler bzw. der Kanzlerin bis zum 15.
Dezember des Vorjahres bzw. bis zum 15. Juni des laufenden Jahres zur
Bestätigung vorzulegen.
(2)
Der Prüfungsplan soll den Prüfungsgegenstand und die von der Prüfung
betroffenen Stellen benennen.
(3)
Eine Veränderung des Prüfungsplanes ist möglich, sofern sich hierfür eine
entsprechende Notwendigkeit ergibt. Die Änderung bedarf der Zustimmung des
Kanzlers bzw. der Kanzlerin.
§ 7
Bekanntmachung der Prüfung
(1)
Vor Beginn einer Prüfung ist dem Leiter bzw. der Leiterin der betroffenen
Einrichtung die Prüfungsabsicht bekanntzugeben. Die Prüfung ist nur in
denjenigen Fällen unvermutet und unangekündigt durchzuführen, in denen der
Prüfungszweck dies erfordert.
(2)
Mit der Bekanntmachung der Prüfung soll die zu prüfende Einrichtung über den
Prüfungsgegenstand und die Prüfungsdauer informiert werden und in welchem
Umfang Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Einrichtung durch die Prüfung in
Anspruch genommen werden.
§ 8
Berichterstattung über die Prüfungsergebnisse
(1)
Nach Abschluss eines Prüfungsauftrages wird von der Innenrevision ein
Prüfungsbericht erstellt. Soweit es erforderlich erscheint, insbesondere wenn
unverzüglich Maßnahmen einzuleiten sind, können Zwischenberichte erstellt
werden. Die Prüfungsberichte sind zusammen mit den Anlagen und Einzelnachweisen
als Entwurf dem Leiter bzw. der Leiterin der Innenrevision vorzulegen. Er bzw.
sie entscheidet darüber, welche Feststellungen und Vorschläge in den
abschließenden Bericht aufgenommen werden.
(2)
Über die von der Innenrevision getroffenen Prüfungsfeststellungen sollte vor
Abfassen des Prüfungsberichtes eine Schlussbesprechung mit den geprüften
Bereichen zur Wertung der Prüfungsergebnisse erfolgen.
(3)
Der abschließende Prüfungsbericht oder zutreffende Auszüge sind der geprüften
Einrichtung zur Auswertung und Umsetzung der Prüfungsbemerkungen zuzuleiten und
dem Kanzler bzw. der Kanzlerin zur Kenntnisnahme vorzulegen. Durch den Kanzler
bzw. die Kanzlerin wird erforderlichenfalls Weiteres veranlasst.
(4)
Prüfungsfeststellungen zu Verwendungsnachweisen von geförderten
Zuwendungsempfängern sind der zuständigen Abteilung der Zentralen
Universitätsverwaltung zur weiteren Veranlassung zuzuleiten.
§ 9
Erledigung der Prüfungsfeststellungen
(1)
Die Erledigung der festgestellten Beanstandungen und die gegebenenfalls durch
den Kanzler bzw. die Kanzlerin erteilten Auflagen und getroffenen
Entscheidungen sind durch die Innenrevision zu überwachen.
(2)
Der Leiter bzw. die Leiterin der Innenrevision berichtet dem Kanzler bzw. der
Kanzlerin über den Stand der Umsetzung von Prüfungsempfehlungen und dazu
getroffener Leitungsentscheidungen.
§ 10
Vertraulichkeit der Prüfungsfeststellungen
Die
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Innenrevision dürfen Sachverhalte, über
die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erhalten haben, nur denjenigen
bekannt geben und mit denjenigen Bediensteten der Universität erörtern, die
über diese Sachverhalte im Rahmen ihrer Tätigkeit darüber Kenntnis erlangen
sollen. Ansonsten sind sie zur Verschwiegenheit verpflichtet.
§ 11
Inkrafttreten
Diese
Dienstanweisung tritt am 01.01.2006 in Kraft. Gleichzeitig tritt die
Dienstanweisung für die Innenrevision der Martin-Luther-Universität
Halle-Wittenberg vom 20.01.1994 (ABl. 1994, Nr. 3, S. 19) außer Kraft.
Halle
(Saale), 21. Dezember 2005
Dr.
Martin Hecht
Kanzler