Uni-Halle-Siegel

MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG

Amtsblatt
13. Jahrgang, Nr. 1 vom 4. Februar 2003, S. 22


Medizinische Fakultät


Dienstvereinbarung 1/2002 zur Ausgabe und Nutzung 
von Betriebsausweisen (BA)

vom 25.11.2002

Die Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle–Wittenberg führt für alle ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit einer vertraglich geregelten Beschäftigungsdauer von über 6 Monaten einen Betriebsausweis in Form einer HIMED/SIPORT Chipkarte ein. Dazu wird zwischen Dienststelle und Personalrat die folgende Dienstvereinbarung abgeschlossen.

§ 1
Zweck des Betriebsausweises

Der Betriebsausweis dient der Identifikation seines Trägers bzw. seiner Trägerin als Beschäftigter bzw. Beschäftigte der Medizinischen Fakultät zur Erhöhung der Sicherheit bei gleichzeitiger Vereinfachung betrieblicher Abläufe.

§ 2
Nutzungsart

Der Betriebsausweis dient als

Eine Erweiterung der Nutzung ist zulässig nach vorheriger gemeinsamer Regelung zwischen Dienststelle und Personalrat.

§ 3
Gestaltung des Betriebsausweises, Datenerhebung, Speicherung

(1) Der Betriebsausweis erhält neben dem Logo der Medizinischen Fakultät als Aufdruck die folgenden optisch sichtbaren Mitarbeiterdaten

(2) Auf dem Betriebsausweis wird einmalig eine Schlüsselnummer zur Möglichkeit der Identifikation des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin im System abgespeichert.

(3) Für jeden Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin werden als ständige Daten im System abgespeichert die

(4) Berechtigte Zutritte / Zufahrten werden nicht gespeichert.

(5) Bei unberechtigtem Zutritts- bzw. Zufahrtsversuch erfolgt eine zeitlich befristete Speicherung desselben mit Ort/Datum/Uhrzeit zur Schlüsselnummer. Die Speicherung jedes Datensatzes wird auf 4 Wochen befristet. Dann erfolgt die automatische Löschung. Während dieses Zeitraumes erfolgt die Auswertung durch einen dazu autorisierten Leiter bzw. einer dazu autorisierten Leiterin.

(6) Sofern diese Dienstvereinbarung es nicht explizit gestattet, ist das Sammeln und Auswerten von personenbezogenen Daten mit Hilfe des Zutrittssystems generell untersagt.

§ 4
Ausgabe und Rückgabe des Betriebsausweises

(1) Der Betriebsausweis wird durch das Personaldezernat ausgegeben. Dabei ist jedem bzw. jeder Beschäftigten diese Dienstvereinbarung (Dienstvereinbarung 1/2002) auszuhändigen. Mit Unterschrift bestätigt der bzw. die Beschäftigte den Erhalt des Betriebsausweises und der Dienstvereinbarung. Bei Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin aus der Medizinischen Fakultät hat dieser bzw. diese die Pflicht seinen bzw. ihren Betriebsausweis an das Personaldezernat zurückzugeben. Ein eventuelles Telefonguthaben wird dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin erst danach auf Anweisung des Personaldezernates per Überweisung oder Kassenauszahlung durch das Finanzdezernat erstattet. Der Betriebsausweis wird mit Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin und Löschung aller Daten im System vernichtet.

(2) Der Betriebsausweis mit fortlaufender Ausweisnummer wird durch das Personaldezernat erstellt. Die Schlüsselnummer vergibt und speichert das Personaldezernat auf den Ausweiskarten. Die Telefon-PIN wird vom Dezernat Technik entsprechend geänderter Dienstanweisung 2/1999 (ABl. 2000, Nr. 1, S. 18) vergeben und im System eingestellt. Bei Erstellung des Betriebsausweises wird kostenlos für den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin durch das Personaldezernat ein Farbpassfoto aufgenommen und in digitaler Form im System zum Druck auf die Ausweiskarte bereitgestellt.

(3) Die Speicherung der ständigen Daten entsprechend § 3 Abs. 3 realisiert das Personaldezernat unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Grundsätze. Zutritts- und Zufahrtsberechtigungen werden durch die jeweiligen Leiter oder Leiterinnen der Einrichtungen für ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch Meldung an das Personaldezernat vergeben, bzw. beantragt und dem bzw. der  jeweiligen Beschäftigten bekannt gegeben. Die Eingabe in das System erfolgt dann durch das Dezernat Technik, welches auch Nutzerprofile für Zutritt und Zufahrt erarbeitet und vorgibt. Automatisch erfolgt mit der Erstellung eine Guthabenvoreinstellung auf 0 €.

§ 5
Nutzung des Betriebsausweises

(1) Die Nutzungsmöglichkeit des Betriebsausweises zur Zutrittsidentifikation und für Telefonzwecke entsprechend der jeweils geltenden Dienstvereinbarung gewährleistet des Dezernat Technik, Abt. IV.1. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind zur ordnungsgemäßen Nutzung desselben verpflichtet. Bei Störungen ist das Dezernat Technik zu informieren unter Tel. 5 57-22 22.

(2) Meldungen von unberechtigten Zutrittversuchen laufen in der Technik auf und werden in regelmäßigen zeitlichen Abständen (wöchentlich) zum Personaldezernat übertragen, danach in der Technik gelöscht. Die Auswertung erfolgt im regelmäßgen Turnus durch einen dazu autorisierten Leiter bzw. einer dazu autorisierten Leiterin des Personaldezernates. Gespräche mit Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen, die den Ausweis unberechtigt einzusetzen versucht haben, führen das Personaldezernat und der Personalrat gemeinsam durch.

(3) Bei Auflaufen eines unberechtigten Zutrittversuchs in der Technik, veranlasst der diensthabende Mitarbeiter bzw. die diensthabende Mitarbeiterin der Technik eine Bestreifung der gemeldeten Örtlichkeiten durch den Wachschutz.

§ 6
Verlust des Betriebsausweises

(1) Der Verlust des Betriebsausweises ist zu dessen schnellstmöglichen Sperrung dem Dezernat Technik unter der Telefonnummer 5 57-22 22 anzuzeigen, um unberechtigte Zutritte zu vehindern. Dazu veranlasst das Dezernat Technik unverzüglich alles Notwendige (Sperrung des Ausweises) und informiert das Personaldezernat. Jeder Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin sollte sich bewusst sein, dass der Finder bzw. die Finderin eines Betriebsausweises Handlungen unter falschen Namen ausführen kann und dabei den rechtmäßigen Eigentümer bzw. die rechtmäßige Eigentümerin belastet. Gefundene Betriebsausweise sind sofort im Personaldezernat abzugeben.

(2) Die Neuanfertigung des Betriebsausweises bei Verlust und die Neueinrichtung der Daten geht zu Lasten des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin, dem der Betriebsausweis abhanden gekommen ist. Das zum Zeitpunkt der Meldung noch vorhandene Guthaben bleibt dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin erhalten und wird dem neuen Betriebsausweis zugeordnet.

(3) Der Unkostenbeitrag für die Neuanfertigung wird mit 10 € festgesetzt. Dies gilt auch für den Fall, dass der Ausweis wegen unsachgemäßer Behandlung unbrauchbar geworden ist.
Falls sich ein verlorengegangener Ausweis wieder auffindet, nachdem ein neuer Ausweis bereits angefertigt worden ist, erfolgt keine Rückerstattung der angefallenen Kosten. Der alte Ausweis ist im Personaldezernat abzugeben und dort zu vernichten.

§ 7
Datenschutz

Die gespeicherten Daten können nur von den dazu ermächtigten Beschäftigten abgerufen werden. Durch organisatorische und technische Maßnahmen werden die gespeicherten Daten  vor unberechtigtem Zugriff und vor einer dieser Vereinbarung widersprechenden Verwendung geschützt. Die Beschäftigten mit Zugriffsrechten auf die gespeicherten Daten sind im Einvernehmen mit dem Personalrat zu benennen und von diesem zu bestätigen. Diese Beschäftigten erhalten eine umfassende Einweisung in die Datenschutzbestimmungen.

§ 8
Prüfung und Kontrolle

Der Personalrat kann jederzeit die Einhaltung der Dienstvereinbarung auf der Grundlage des Personalvertretungsgesetzes überprüfen. Die Dienststelle verpflichtet sich, eventuelle Verstöße gegen diese Vereinbarung unverzüglich zu bereinigen.
Nach einer 6-monatigen Einführungszeit erfolgt eine Auswertung zwischen Dienststelle und Personalrat über aufgetretene Probleme.

§ 9
Inkrafttreten und Kündigung

Diese Vereinbarung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle–Wittenberg in Kraft. Sie kann mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung gilt sie fort (Nachwirkung). Änderungen und Ergänzungen dieser Dienstvereinbarung sind im beiderseitigen Einverständis jederzeit möglich.

Halle (Saale), 25. November 2002

Baudis
Komm. Verwaltungsdirektorin

Dr. Franke
Personalratsvorsitzende