MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG

Amtsblatt
12. Jahrgang, Nr. 2 vom 19. Februar 2002, S. 2

Richtlinie zur Beantragung und Verwendung von Drittmitteln für Forschung 
an der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg

• Hochschulrahmengesetz (HRG) vom 26. Januar 1976 (BGBl. I S. 185), in der Fassung der Bekanntmachung vom 9. April 1987 (BGBl. I S. 1170), zuletzt geändert durch Art. 1 des Gesetzes vom 20. August 1998 (BGBl. I S. 2190)
• Hochschulgesetz des Landes Sachsen-Anhalt (HSG LSA) vom 7. Oktober 1993 (GVBl. LSA S. 614), zuletzt geändert durch Art. 2 des Gesetzes zur Änderung des Beamtengesetzes Sachsen-Anhalt und HSG LSA vom 3. April 2001 (GVBl. LSA S. 143)
• Ausführungsbestimmungen zu den §§ 32, 33 und 117 HSG LSA über die Forschung mit Mitteln Dritter (AB LSA) – RdErl. des MWF vom 10. Februar 1994 (MBl. LSA S. 932)

Forschung mit Mitteln Dritter liegt vor, wenn Hochschulmitglieder im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Forschungsvorhaben durchführen, die nicht oder nur zu einem Teil aus den der Hochschule zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln finanziert werden. Forschung mit Mitteln Dritter erfolgt auf Grund von Zuwendungen Dritter oder in Ausführung von Forschungsaufträgen.

(1) Zuwendungen
Zuwendungen Dritter sind Leistungen von öffentlicher oder privater Seite, die auf Antrag für ein an der Universität durchzuführendes Forschungsprojekt gewährt werden (Bundes-, Landesministerien, Europäische Union, Deutsche Forschungsgemeinschaft, Stiftungen).

(2) Forschungsauftrag
Ein Forschungsauftrag liegt vor, wenn zwischen einem Auftraggeber und der Universität eine Vereinbarung getroffen wird, in der Art, Umfang und Zeitpunkt von Leistung und Gegenleistung festgelegt werden.
Zu Forschungsaufträgen zählen auch Klinische Studien und Anwendungsbeobachtungen. Zur Durchführung einer klinischen Studie ist die Einholung eines Votums nach den Regeln der Geschäftsordnung der Ethikkommission der Medizinischen Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg erforderlich.

(3) Wahlrecht
Hochschullehrer und Hochschullehrerinnen können bei Forschungsaufträgen, sofern deren Ausführung nicht auf Grund anderer Bestimmungen Dienstaufgabe ist, vor Übernahme entscheiden, ob der gesamte Auftrag einheitlich als Dienstaufgabe oder als Nebentätigkeit erfüllt werden soll. Ein Hochschullehrer bzw. eine Hochschullehrerin darf einen Forschungsauftrag nur dann als Nebentätigkeit übernehmen, wenn er bzw. sie die wesentlichen Maßnahmen zur Auftragsausführung selbst anordnet, ihre Durchführung überwacht und dafür die persönliche Verantwortung trägt. Dienstleistungen dürfen nur in Nebentätigkeit durchgeführt werden.

(4) Nebentätigkeit
Forschungsaufträge, für die eine persönliche Vergütung bzw. Honorar gewährt wird, und die Ausführung von Dienstleistungen unterliegen den Bestimmungen über Nebentätigkeit. Die daraus erzielten Einnahmen dürfen nicht durch die Universität verwaltet werden. Das Hochschulmitglied hat die entsprechenden Einnahmen persönlich zu verwalten und zu versteuern. Beschäftigt ein Mitglied der Hochschule im Rahmen eines als Nebentätigkeit übernommenen Forschungsauftrages Personal als Arbeitgeber, so hat das Mitglied der Hochschule die Arbeitgeberpflichten in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht zu erfüllen. Wird dieses Personal in Einrichtungen der Hochschule beschäftigt oder sollen Geräte aufgestellt und genutzt werden, die Privateigentum sind, bedarf es der Zustimmung der Hochschule.

(gemäß § 25 Abs. 1 HRG in Verbindung mit § 32 Abs. 1 HSG LSA)

Die in der Forschung tätigen Universitätsmitglieder sind berechtigt, Forschungsvorhaben gemäß § 1 durchzuführen. Die Verpflichtung zur Erfüllung der übrigen Dienstaufgaben bleibt unberührt. Die Durchführung darf nicht von einer Genehmigung abhängig gemacht werden. Die Inanspruchnahme von Personal, Sachmitteln und Einrichtungen der Universität darf nur untersagt oder durch Auflagen beschränkt werden, wenn dadurch im Sinne der Rechtsgrundlagen für die Drittmittelforschung die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen beeinträchtigt werden und/oder entstehende Folgelasten nicht angemessen berücksichtigt sind.

(gemäß § 25 Abs. 3 HRG, § 32 Abs. 2 HSG LSA und Pkt. 2 AB LSA)

(1) Universitätsmitglieder, die ein Drittmittelprojekt planen, haben dieses vor Übergabe der Unterlagen an den Drittmittelgeber mittels Formblatt „Anzeige eines Drittmittelprojektes“ (Anlage 1) dem Dekan bzw. der Dekanin bzw. der Hochschulleitung bei Interdisziplinären Wissenschaftlichen Zentren über den Dienstvorgesetzten oder die Dienstvorgesetzte bzw. den Geschäftsführenden Direktor oder die Geschäftsführende Direktorin der wissenschaftlichen Einrichtung anzuzeigen.

(2) Vor der Anzeige sind vom Projektleiter bzw. von der Projektleiterin evtl. notwendige Maßnahmen zur Sicherstellung der Projektdurchführung (Prüfung der vorhandenen personellen und ausstattungsmäßigen Voraussetzungen, evtl. notwendige Baumaßnahmen, Gerätezulassungen, Dienstleistungen, Zusatz- oder Folgekosten, Einholung von gesetzlich vorgeschriebenen Genehmigungen) abzuklären und zu dokumentieren. Die Dokumente sind der Anzeige beizufügen.

(3) Ein Exemplar der gemäß § 3 Abs. 1 unterschriebenen Anzeige ist den Antrags- bzw. Vertragsunterlagen zur Einholung der Unterschrift des Kanzlers oder der Kanzlerin bzw. des Verwaltungsdirektors oder der Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät beizufügen.

(1) Zuwendungen
Anträge auf Zuwendungen sind mit der Unterschrift des Kanzlers oder der Kanzlerin bzw. des Verwaltungsdirektors oder der Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät beim Zuwendungsgeber einzureichen. Die Anträge sind entsprechend den Antragsrichtlinien des jeweiligen Zuwendungsgebers zu formulieren und dem Referat 2.1 – Servicebüro Drittmittel und Europaangelegenheiten bzw. dem Prodekanat für Forschung und Forschungsstrukturen der Medizinischen Fakultät zur rechtlichen und formellen Prüfung zu übergeben. Ausgenommen sind Anträge auf Sachbeihilfen an die DFG, die vom Wissenschaftler bzw. von der Wissenschaftlerin selbst zu stellen und direkt an die DFG einzureichen sind. Sie sind vor Absendung gemäß § 3 Abs. 1 und § 3 Abs. 2 anzuzeigen.

(2) Forschungsaufträge
Verträge im Zusammenhang mit der Durchführung von Aufträgen durch eine der Universität angehörende Einrichtung werden rechtsverbindlich vom Kanzler oder der Kanzlerin bzw. vom Verwaltungsdirektor oder von der Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät geschlossen. Vertragspartner ist nicht die ausführende Einrichtung, sondern die Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg, vertreten durch den Kanzler oder die Kanzlerin bzw. durch den Verwaltungsdirektor oder die Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät.
Das Referat 2.1 – Servicebüro Drittmittel und Europaangelegenheiten bzw. das Prodekanat für Forschung und Forschungsstrukturen der Medizinischen Fakultät unterstützt den Projektleiter bzw. die Projektleiterin bei der Vorbereitung und Verhandlung von Forschungsverträgen. Vom Projektleiter bzw. von der Projektleiterin gegengezeichnete Vertragsentwürfe sind zusammen mit dem unter § 3 aufgeführten Formblatt den vorstehend genannten Einrichtungen zur rechtlichen und formellen Prüfung einzureichen.
Als Ausnahmeregelung können kurzfristige Forschungsaufträge geringfügigen Umfangs mittels „Auftragsbedingungen zur Durchführung von Forschungsarbeiten geringfügigen Umfangs“ abgeschlossen werden.
Entsprechende juristisch geprüfte Vertragsmuster werden vom Referat 2.1 – Servicebüro Drittmittel und Europaangelegenheiten bzw. dem Prodekanat für Forschung und Forschungsstrukturen im Internet bzw. auf Abruf zur Verfügung gestellt.

Einnahmen aus entgeltlicher Weitergabe von Einzelergebnissen der Forschung und Lehre an Dritte ohne vertragliche Grundlage stehen dem Fachbereich in der Buchungsstelle "Eigener Erwerb" zur Verfügung.

(1) Zuwendungen
Die Kalkulation zu beantragender Zuwendungen erfolgt gemäß Kalkulationsrichtlinien des jeweiligen Zuwendungsgebers.

(2) Entgelt (gemäß Pkt. 1.3.3 AB LSA)
Das für die Durchführung des Forschungsauftrages in Rechnung zu stellende Entgelt (Kalkulationsschema Anlage 2) soll grundsätzlich kostendeckend bemessen werden. Es muss mindestens umfassen:

• die Kosten für alle zusätzlich und nachträglich entstehenden Personal- und Sachkosten, einschließlich Geräten unter 410,00 €,
• die Kosten für zusätzliche Investitionen (z.B. Geräte über 410,00 €),
• Overhead (anteilige Gemeinkosten) für die Inanspruchnahme universitärer Ressourcen.

(1) Grundsätze der Verwaltung
Nach Vorlage eines Zuwendungsbescheides bzw. eines von allen beteiligten Partnern unterzeichneten Vertrages erfolgt die Mittelverwaltung projektbezogen durch das Referat 2.1 – Servicebüro Drittmittel und Europaangelegenheiten bzw. Dezernat M III.1 – Haushalt. Verwaltet das Mitglied der Universität die Drittmittel selbst, so geschieht dies in dessen ausschließlicher Zuständigkeit und Verantwortlichkeit. Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs kann nicht über die Universitätsverwaltung erfolgen. Die Universität kann aber auf Antrag ohne Erhebung eines Entgelts beratende Verwaltungshilfe leisten. Auch in diesem Fall bleibt die alleinige Verantwortung des Projektleiters bzw. der Projektleiterin bezüglich der Ordnungsmäßigkeit der Durchführung des Drittmittelprojekts unberührt.
Änderungen jeglicher Art (Projektleiterwechsel, Umwidmungen, Änderung der Finanzpläne, Terminverschiebungen etc.) sind in jedem Fall auf dem Dienstweg (über Referat 2.1 – Servicebüro Drittmittel und Europaangelegenheiten bzw. dem Prodekanat für Forschung und Forschungsstrukturen der Medizinischen Fakultät und Dezernat M III.1 – Buchhaltung) dem Zuwendungsgeber bzw. Vertragspartner einzureichen.
Bei Ausscheiden eines Projektleiters bzw. einer Projektleiterin aus der Universität bzw. Versetzung in den Ruhestand ist für noch laufende Projekte von ihm bzw. ihr in Abstimmung mit der jeweiligen Leitung ein neuer Projektleiter bzw. eine neue Projektleiterin mit der Weiterführung zu beauftragen und zum Stichtag seines bzw. ihres Ausscheidens eine Zwischenabrechnung vorzunehmen. Das gilt nicht für Professoren und Professorinnen im Ruhestand, die laufende Projekte im Einvernehmen mit dem Drittmittelgeber und unter Beachtung des § 45 Abs. 5 Satz 2 HSG LSA zu Ende führen wollen. In diesem Fall bleiben sie für die ordnungsgemäße Abwicklung und Beendigung des Projektes verantwortlich. Bei Zuwendungen ist der Projektleiterwechsel rechtzeitig beim Zuwendungsgeber zu beantragen, bei der Auftragsforschung der Auftraggeber über einen Projektleiterwechsel zu informieren.

(2) Geld - und Sachzuwendungen Dritter

• Drittmittel, die die Universität verwaltet, sind bei den entsprechenden Titeln des Haushaltsplanes nach den Grundsätzen des § 34 Abs. 1 und 2 LHO zu vereinnahmen und zu verausgaben. Dabei ist mit dem Drittmittelgeber zu vereinbaren, dass zum Zeitpunkt der Leistung fälliger Ausgaben die erforderlichen Drittmittel kassenmäßig zur Verfügung stehen. Nur in begründeten Ausnahmefällen können bei einem Drittmittelprojekt fällige, nach dem Finanzierungsplan vom Dritten zu tragende Ausgaben durch die Universität vorfinanziert werden. Diese Vorfinanzierung ist innerhalb des Drittmittelprojektes mit den nachfolgenden Zahlungen des Dritten zu verrechnen. Soweit Vorfinanzierungen dazu führen, dass insgesamt höhere Ausgaben nachgewiesen worden sind, als Mittel zu Verfügung stehen, ist der übersteigende Betrag wie ein Vorgriff auf die nächstjährige Bewilligung anzurechnen.

Werden Teile der Abrechnung eines Drittmittelprojektes vom Drittmittelgeber nicht anerkannt, sind daraus resultierende höhere Ausgaben aus Haushaltsmitteln des Fachbereiches zu erstatten.
• Gegenstände, die aus Drittmitteln beschafft werden, und Sachzuwendungen Dritter gehen, wenn der Dritte nichts anderes bestimmt bzw. vertraglich nichts anderes vereinbart, in das Vermögen des Landes über. Sie sind nach den für das Land geltenden Bestimmungen nach Beschaffung unverzüglich zu inventarisieren und zu kennzeichnen.
• Die Annahme sonstiger Sachleistungen Dritter (z.B. Bereitstellung von Geräten) einschließlich des Falles der leihweisen Überlassung ist nur zulässig, wenn die Finanzierung der zur Aufstellung und zum Betrieb, zur Unterhaltung und zur Beseitigung erforderlichen Mittel gesichert und festgestellt ist, wer für Sach- und Vermögensschäden haftet. Ist die Annahme solcher Sachleistungen beabsichtigt, ist die Universitätsverwaltung an der Entscheidung zu beteiligen.

(4) Abrechnung der Drittmittelprojekte

• Drittmittelprojekte, die über Zuwendungen finanziert werden, sind entsprechend den Richtlinien des Zuwendungsgebers sowohl inhaltlich als auch rechnerisch abzurechnen. Nicht verbrauchte Mittel sind in der Regel an den Zuwendungsgeber zurückzugeben. Verantwortlich für die ordnungsgemäße und termingerechte Abrechnung der Drittmittelprojekte ist der jeweilige Projektleiter bzw. die jeweilige Projektleiterin. Verwaltungshilfe bei der Erstellung der Abrechnungsunterlagen leistet das Referat 2.1 – Servicebüro Drittmittel und Europaangelegenheiten bzw. das Dezernat M III – Finanzen.
• Drittmittelprojekte, die aus Verträgen mit Unternehmen bzw. Institutionen finanziert werden, sind in der Regel (je nach Vertragsbedingungen) gegenüber dem Drittmittelgeber finanzseitig nicht abzurechnen. Nicht verbrauchte finanzielle Mittel stehen dem Projektleiter bzw. der Projektleiterin auch nach Vertragsende bis spätestens 31.12. des Folgejahres für Zwecke der Lehre und Forschung zur Verfügung. Bis dahin nicht verbrauchte Mittel werden in den Haushalt des Institutes bzw. der Klinik eingestellt. Bei begründetem Antrag kann die Verwendung für einen längeren Zeitraum bewilligt werden.
• Restmittel aus abgelaufenen Forschungsverträgen eines ausscheidenden Projektleiters bzw. einer ausscheidenden Projektleiterin werden in den Haushalt des Institutes bzw. der Klinik für Zwecke der Lehre und Forschung eingestellt.

In den Fällen, in denen Mittel Dritter über den Landeshaushalt abgewickelt werden, darf Personal nur in einem Arbeitsverhältnis zum Land beschäftigt werden.

Diese Richtlinie tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg in Kraft. Zugleich tritt die „Richtlinie zur Beantragung und Verwendung von Drittmitteln für Forschung an der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg“ vom 14. Juli 1999 (Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg 9. Jahrgang, Nr. 4 vom 31. August 1999) außer Kraft.

Halle (Saale), 15. November 2001

Prof.Dr. Wilfried Grecksch
Rektor

Vom Akademischen Senat am 14.11.2001 beschlossen.

(gemäß § 25 Hochschulrahmengesetz und § 32 Hochschulgesetz Land Sachsen-Anhalt)

Es ist beabsichtigt, nachfolgend erläutertes Drittmittelprojekt im Rahmen

( ) einer Zuwendung/Sachbeihilfe (Bund, Land, EU, DFG, Stiftungen etc.)

( ) eines Auftrages durch einen Dritten (Unternehmen/Institution) im Rahmen eines
     Forschungsvertrages

( ) einer klinischen Studie/Anwendungsbeobachtung

( ) einer Spende

1. Allgemeine Angaben

a) ausführende Stelle (Institut/Klinik):
b) Name und Tel.-Nr. des Projektleiters oder der Projektleiterin:
c) Bezeichnung des Projektes (Kurzthema /Projekt- bzw. Studiennummer):
d) Drittmittelgeber (Name/Anschrift):
e) voraussichtliche Laufzeit
 

Beginn:

Ende:

f) Namen der beteiligten haushaltsfinanzierten Projektmitarbeiter:

g) geplante Höhe der einzuwerbenden Projektmittel .............................. € gemäß

( ) Kopie des Finanzierungsplanes des Zuwendungsantrages

( ) Kalkulation des Entgeltes bei Forschungsaufträgen (gemäß Anlage 2)

a) Die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen werden durch das angezeigte Forschungsprojekt nicht beeinträchtigt.

b) Die Höchstgrenze der arbeitsrechtlichen Befristung von fünf Jahren wird während der Laufzeit des Projektes von den beteiligten Mitarbeitern nicht überschritten.
 

( ) ja

( ) nein

c) Im Rahmen des angezeigten Forschungsprojektes entstehen

( ) keine Folgekosten

( ) Folgekosten (in Anlage erläutern, welche Kosten und wie deren Finanzierung abgesichert sind - z.B. für Wartung, Reparaturen, Versicherung, Steuern, zusätzliche Baumaßnahmen, Übergangsgeldzahlung gemäß BAT/BAT-O)

( ) ja (als Anlage beigefügt)

( ) nein (bitte erläutern)

Die Genehmigung für die geplante klinische Studie durch

( ) die Ethikkommission

( ) andere Gremien, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften ihre Zustimmung geben müssen,

liegt vor.

( ) Die Mittel sollen durch die Universität verwaltet werden.

( ) Ich möchte die Mittel in Abstimmung mit dem Drittmittelgeber auf einem von mir persönlich
     einzurichtenden Konto verwalten.

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Unterschrift des Projektleiters bzw. der Projektleiterin

Erklärung des Geschäftsführenden Direktors oder der Geschäftsführenden Direktorin der wissenschaftlichen Einrichtung und des Dekans oder der Dekanin

Das angezeigte Forschungsprojekt kann

• in den vorhandenen Räumen der wissenschaftlichen Einrichtung

( ) ja

( ) nein

( ) trifft nicht zu

• unter Nutzung der Grundausstattung ohne Missachtung von Anforderungen des Umweltschutzes und der technischen Sicherheit

( ) ja

( ) nein

( ) trifft nicht zu

• unter Mitarbeit von haushaltsfinanziertem Personal

( ) ja

( ) nein

( ) trifft nicht zu

Die erforderlichen Voraussetzungen zur ordnungsgemäßen Durchführung des Forschungsprojektes

( ) sind erfüllt

( ) sind nicht erfüllt.

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Unterschrift des Geschäftsführenden Direktors oder der Geschäftsführenden Direktorin wissenschaftlichen Einrichtung
 

.......................................................................
Kenntnisnahme des Dekans oder der Dekanin

- Kalkulation des Entgelts -

A) Personalausgaben
 

0811 Wissenschaftler BAT IIa bis I
0816 Angestellte BAT X bis III
0819 Lohnempfänger
0821 wiss. u. stud. Hilfskräfte, Honorare

Summe A

B) Sächliche Verwaltungsausgaben
 

0831 Gegenstände bis 410,00 € im Einzelfall
0834 Mieten
0835 Vergabe von Aufträgen (auch Werkverträge)
0843 Verbrauchsmaterial/Geschäftsbedarf/Literatur/dgl.
0846 Dienstreisen

Summe B

C) Gegenstände und Investitionen
 

0850 Gegenstände und Investitionen von mehr als 410,00 € im Einzelfall

Summe C

Summe A + C

Zuzüglich Overhead (anteilige Gemeinkosten) = 10% der Summe A + C

Gesamtsumme = Entgelt

Erklärung bei vereinbarten Fallpauschalen und klinischen Studien:

Entgelt pro Fall ..........................

Der Projektleiter oder die Projektleiterin versichert, dass

• durch die vereinbarte Fallpauschale alle Kosten, die durch die Studie entstehen, inklusive Overhead, abgedeckt sind.
• Leistung und Gegenleistung des Projektes in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

Datum: ....................................
 

......................................................................................
Unterschrift des Projektleiters oder der Projektleiterin