MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG
Amtsblatt
12. Jahrgang, Nr. 13 vom 17. Dezember 2002, S. 1
Anlage 1: Gebührenerfassung von privaten
Telefongesprächen von Einrichtungen der Universität, die nicht
an der ISDN-Telefonanlage HICOM 300 angeschlossen sind
Anlage 2: Formblatt zur Erfassung privater
Telefongespräche
Aus dem Gebot des sparsamen Umgangs mit den zur Verfügung stehenden Mittel werden Kontrollmechanismen festgelegt, die das kostenbewußte Verhalten der Beschäftigten bei der Nutzung der Telekommunikationsanlage fördern und der korrekten Abrechnung der entstandenen Kosten dienen. Leistungs- und Verhaltenskontrollen dürfen mit der Telekommunikationsanlage nicht durchgeführt werden.
Die private Mitbenutzung der dienstlichen Telefoneinrichtungen ist in dringenden Fällen zulässig, soweit sie den Dienstverkehr nicht beeinträchtigen. Es ist erforderlich, alle nicht zu dienstlichen Zwecken geführten Telefongespräche zu erfassen, die Gebühr zu ermitteln und dem betreffenden Mitarbeiter in Rechnung zu stellen.
Die Medizinische Fakultät verfügt über eine eigene ISDN-Telefonanlage, deren Nutzung in der Dienstanweisung Nr. 6/94 vom 13.10.94 (veröffentlicht im Amtsblatt Nr. 1, 5. Jg. 1995, S. 9 ff.) geregelt ist. Die Anlage der Medizinischen Fakultät ist mit der Anlage der Universität über interne Leitungen gekoppelt.
(2) Als Zusatzeinrichtungen sind ein zentraler Sprachserver (VMS) und ein Telefax-Server (TCS) installiert, die zeitversetzte Nachrichtenübermittlung (für Wort , Text- oder Dateninhalt) ermöglichen. Den Zugang zu den gespeicherten Nachrichten erhalten die jeweiligen „Postfachinhaber“ nur über ein geschütztes Paßwort. Zur technischen Verwaltung des Anlagenverbundes ist ein Netzwerkmanagement eingesetzt.
(3) Im TK-Anlagenverbund ist die Fernsprechanlage im Biotechnikum (Weinberg) als Masteranlage geschaltet und dient zugleich als zentrale Vermittlung. Alle kommenden und ein Teil der gehenden Nachrichteninformationen laufen über diese Anlage, die an das ISDN-Amt Heide Nord angeschlossen ist.
(4) Alle gehenden (in das öffentliche Netz laufenden Informationen)
(5) Verbindungsdaten über interne Gespräche können nicht aufgezeichnet werden.
(6) Nachrichteninhalte (Wort, Ton, Text) können nicht aufgezeichnet werden. Es besteht auch keine Möglichkeit, ein solches Leistungsmerkmal zu aktivieren. Lediglich die gezielte Nutzung des Fax- bzw. Sprachserverdienstes läßt die mit Zugangsschutz versehene Informationsspeicherung zu. Berechtigte Empfänger können nur über ihr individuelles Paßwort auf für sie gespeicherte Nachrichten zugreifen.
(7) Das Prinzip der PIN (Personenbezogene Identifikationsnummer) für die Gebührendatenerfassung bei Privatgesprächen, die in das öffentliche Netz abgehend geführt werden, wurde aus Gründen der hohen Sicherheit gegen Mißbrauch und des Nutzungskomforts gewählt.
(8) Um dem Mißbrauch mit der PIN vorzubeugen, ist diese auch durch den Mitarbeiter geheimzuhalten.
(9) Die sechsstellige PIN wird von einem Rechner nach dem Zufallsprinzip erzeugt.
(10) Die Nutzung der PIN gestattet das Führen von Privatgesprächen von jedem Telefonapparat der Einrichtung bei gleichzeitiger Gebührenerfassung auf das Konto des PIN-Inhabers.
(11) Die Sperrung der PIN bzw. deren Löschung erfolgt durch die Systembeauftragten des Referats Technik auf Antrag.
(12) In das öffentliche Netz abgehende Telefongespräche in Personalratsangelegenheiten, in Angelegenheiten der Schwerbehindertenvertretung und durch sonstige auf Vertraulichkeit angewiesene Stellen dürfen nur von durch den Kanzler auf Antrag festgelegten Nebenstellen ausgelöst werden. Bei diesen Nebenstellen werden lediglich die Gebühren-, nicht aber die Verbindungsdaten erfaßt.
(2) Die Gebührendatenzuordnung und Rechnungslegung der Privatgespräche wird vom Referat Technik vorgenommen. Die bei der Erstellung der Rechnung erzeugte Datei für private Telefonate wird durch den Gebührencomputer intern gespeichert. Diese Primärdatei verbleibt unangetastet auf dem zentralen Gebührenrechner. Von dieser Datei wird bezogen auf die Daten zu den Privatgesprächen (Name, Vorname, Beschäftigtengruppe [Beamte und Angestellte und Arbeiter], Personalnummer, Summe der Gebühren) eine Kopie erzeugt, die als Grundlage der Abrechnung im Rahmen des landeseinheitlichen Bezügeverfahrens genutzt wird. Der Zugriff auf die Daten ist nur den mit der Abrechnung beauftragten Personen gestattet. Eine Bearbeitung der Kopie erfolgt nur in den Fällen, in denen es zu Einsprüchen und Reklamationen der Nutzer kommt. Die bearbeitete Datei wird an die Leitstelle für Bezügezahlungen zur Abrechnung weitergeleitet.
(3) Alle Beschäftigten des Referats, die zu den Vermittlungsplätzen und zur Gebührendatenauswertung zugangsberechtigt sind, werden von der Dienststelle über die Wahrung des Daten- und Fernmeldegeheimnisses unterrichtet und zu deren Einhaltung verpflichtet. Die Benennung und Dienstverpflichtung der Mitarbeiter erfolgt schriftlich.
(4) Zu Datensicherungszwecken werden die Gebührendaten auf Datenträger überspielt. Diese Datenträger werden von den Systembeauftragten unter Verschluß gehalten und dürfen nicht für andere Zwecke kopiert werden.
(5) Die elektronisch gespeicherten Verbindungsdaten entsprechend § 4, Abs. 4 bzw. § 5, Abs. 1 sind sechs Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes zu löschen und zu vernichten.
(2) Kostenpflichtige Dienstgespräche können von den Beschäftigten selbst gewählt werden. Durch die Wahl einer "0" wird der Zugang zum öffentlichen Fernsprechnetz des Telekommunikationsanbieters erreicht.
(3) Der Leiter der Einrichtung entscheidet über die Zugangsberechtigung des jeweiligen Dienstapparates gemäß den dienstlichen Notwendigkeiten (Tätigkeitsmerkmalen) und dem Prinzip der höchsten Sparsamkeit.
(4) Folgende Daten der Dienstgespräche werden im zentralen Gebührenrechner protokolliert:
(1) Die private Benutzung der Telekommunikationsanlage ist grundsätzlich
nur bei Akzeptanz des Nutzungs- und Abrechnungsverfahrens gemäß
§ 5 Abs. 2 bis 5 möglich.
(1.1) Das hauptberufliche Personal der Hochschule kann unter Beachtung
dieser Voraussetzung die Telekommunikationsanlage privat mitbenutzen.
(1.2) Nebenberuflichem Personal, geringfügig Beschäftigten
und wissenschaftlichen Hilfskräften sowie Stipendiaten wird dies im
Einzelfall auf Antrag gestattet; die Entscheidung trifft der Kanzler oder
eine von ihm mit der Wahrnehmung dieser Aufgabe beauftragte Person. In
der Regel ist die Nutzung nur möglich, wenn der Beschäftigungsumfang
mehr als die Hälfte der regelmäßigen wöchentlichen
Arbeitszeit beträgt und der Beschäftigte mindestens 12 Monate
an der Universität tätig ist.
(1.3) Im Einzelfall können auch verwaltungsfremde Personen, soweit
die Kapazität vorhanden ist, die Telekommunikationsanlage nutzen.
(1.4) Bei An-Instituten erfolgt eine separate Regelung.
(2) Zur privaten Nutzung der Telekommunikationsanlage erhält der Benutzer eine sechsstellige PIN. Die PIN ist bei der Telefonwahl der anzuwählenden Nummer voranzustellen. Innerhalb der Telefonanlage wird dadurch ein personenbezogener Abrechnungsmodus aktiviert. Um in diesen Abrechnungsmodus zu gelangen, ist dieser mit einer zweistelligen Kennziffer zu aktivieren.
Beispiel:
| Aktivierungskennziffer für Abrechnungen: | 95 |
| PIN: | 987654 |
| Telefonnummer: | 12345 |
| Wahlvorgang: | 95 987654 12345 |
| nach Ende des Gespräches: | Hörer auflegen |
(3) Gesprächsabrechnung
(3.1) Durch die Telefonanlage werden die Gebührendaten aller Privatgespräche
personenbezogen erfaßt. Die Gesamtzahl der somit pro Kalendermonat
angefallenen Gebühreneinheiten wird summiert und dem jeweiligen Mitarbeiter
quartalsweise in Rechnung gestellt. Auf Antrag kann ein Einzelgesprächsnachweis
erstellt werden.
Der Preis pro Gebühreneinheit wird entsprechend den Tarifen des
vertraglich gebundenen Netzanbieters festgelegt. Bei Änderung des
Tarifs wird der Preis der Gebühreneinheit entsprechend geändert.
Sollten sich durch die Abrechnung privater Gespräche erhebliche Mehrkosten
bei der Gebührenabrechnung ergeben, so werden diese Kosten gesondert
umgelegt. Hierüber wird rechtzeitig und im vorhinein informiert.
(3.2) Nutzer, die nicht dem landeseinheitlichen Bezügeverfahren unterliegen, sind verpflichtet, den Rechnungsbetrag unverzüglich zu überweisen, soweit sie keine Einsprüche bzw. Reklamationen vornehmen.
(3.3) Die Begleichung der Gebührenabrechnung erfolgt bei Nutzern, die dem landeseinheitlichen Bezügeverfahren unterliegen, durch Abzug vom Überweisungsbetrag der Bezüge. Dieser Abzug erfolgt, wenn es innerhalb von 6 Wochen nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes zu keinen Einsprüchen bzw. Reklamationen (anzuzeigen beim Referat Technik) kommt.
Übergangsverfahren: Nutzer der Telekommunikationsanlage, die bereits im Besitz einer PIN sind, werden mit der nächsten Rechnung detailliert über das neue Abrechnungsverfahren informiert. Der Rechnung wird eine Einverständniserklärung beigefügt, die mit den für die Bezügestelle notwendigen Informationen bis spätestens zum 28.02.2003 unterschrieben dem Referat Technik zuzuleiten ist. Erfolgt die schriftliche Einverständniserklärung nicht, wird die PIN gesperrt. Desweiteren erfolgt die Information über das neue Abrechnungsverfahrem im Intranet und über eine Hausmitteilung.
(3.4) Kommt bei Einsprüchen bzw. Reklamationen eine Einigung über die Höhe der Gebühren zustande, werden die Gebühren beim Bezügeempfänger bei der nächsten Bezügezahlung durch Abzug vom Überweisungsbetrag einbehalten. Können Einsprüche bzw. Reklamationen nicht einvernehmlich geklärt werden, erfolgt dieser Abzug nicht, sondern es wird der Zahlbetrag dem Nutzer gesondert in Rechnung gestellt und ist von diesem unverzüglich zu überweisen.
(3.3) Die Nachweispflicht für eventuelle Unrichtigkeiten der Computergebührenabrechnung obliegt dem Zahlungspflichtigen.
(4) Sollte es bei der Bezahlung der privatgeführten Telefongespräche zu Unregelmäßigkeiten kommen, so kann diesen Mitarbeitern die private Nutzung der dienstlichen Telefonanlage ganz untersagt werden.
(5) Bei Mißbrauch der dienstlichen Telefonanlage sind arbeitsrechtliche
Konsequenzen nicht auszuschließen.
(2) Über Erfahrungen im Umgang mit der TK-Anlage finden bei Bedarf Gespräche zwischen dem Personalrat und der Dienststelle statt.
(2) Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung vom 11.12.1995 (Amtsblatt
1995, Nr. 5, S. 37) außer Kraft.
Halle (Saale), den 6. Dezember 2002
Dr. Martin Hecht
Kanzler
Außenstellen der Universität in
(2) Bei separaten Amtsanschlüssen, die mit Geräten zur Gebühreneinheitenerfassung ausgestattet sind, werden in den Sekretariaten monatlich Listen entsprechend Anlage 2 geführt, in denen chronologisch die privat geführten Telefonate eingetragen werden. Nach Gesprächsende werden die Anzahl der Gebühreneinheiten eingetragen und durch den privaten Nutzer gegengezeichnet. Die Formblätter werden durch die Abt. Technik bereitgestellt und monatlich zu Abrechnungszwecken zurückgefordert. Die Abrechnung der Gespräche erfolgt analog der in der Dienstanweisung zur dienstlichen und privaten Nutzung der ISDN-Telefonanlage HICOM 300 der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (außer der Medizinischen Fakultät), § 5 getroffenen Regelung.
(3) In den Bereichen, in denen noch keine Geräte für die Gebühreneinheitenerfassung installiert sind, gilt weiterhin die Dienstanweisung des Kanzlers vom 29.05.1992.
| Lfd.-Nr. | Datum | Name | Einheiten | Unterschrift |