MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG
Amtsblatt
12. Jahrgang, Nr. 1 vom 5. Februar 2002, S. 61
Aufgrund des § 74 Abs. 5 S. 5 und 6 i.V.m. § 74 Abs. 3 sowie des § 80 Abs. 1-4 des Hochschulgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt (HSG LSA) in der Fassung vom 1. Juli 1998 (GVBl. LSA S. 300), zuletzt geändert durch Art. 2 des Gesetzes zur Änderung des Beamtengesetzes Sachsen-Anhalt und des Hochschulgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt (HSG LSA) vom 3. April 2001 (GVBl. LSA S. 141), hat der Rektor der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg am 19.12.2001 die folgende Finanzordnung der Studierendenschaft erlassen:
Abschnitt 2 Die Sprecher oder Sprecherinnen für Finanzen
§ 3 Berufung
§ 4 Aufgaben
Abschnitt 3 Der Haushaltsplan
Abschnitt 3.1 Aufstellung
§ 5 Grundlagen
§ 6 Veranschlagung der Einnahmen
und Ausgaben
§ 7 Nachtragshaushalt
Abschnitt 3.2 Feststellung
§ 8 Einbringung des Haushaltsplanes
§ 9 Beschlussfassung des StudentInnenrates
§ 10 Recht auf Einsichtnahme
§ 11 Inkrafttreten des Haushaltsplanes
Abschnitt 3.3 Durchführung
§ 12 Bedeutung des Haushaltsplanes
gegenüber Dritten
§ 13 Sicherung der wirtschaftlichen
Verwahrung
§ 14 Verwendung der Haushaltsmittel
Abschnitt 4 Kassenwesen
§ 15 Verantwortlichkeit
§ 16 Der Kassenwart bzw. die Kassenwartin
§ 17 Aufgaben des Kassenwartes bzw.
der Kassenwartin
§ 18 Zahlungsverkehr
§ 19 Kassenführung
§ 20 Aufbewahrungspflicht
§ 21 Rücklagen
Abschnitt 5 Bewilligung von Zahlungen
§ 22 Reisekosten
Abschnitt 6 Teilnahme am bürgerlichen Rechtsverkehr
§ 23 Inventarverzeichnis
§ 24 Bürgschaften
§ 25 Längerfristige Verpflichtungen
§ 26 Beteiligung an privatrechtlichen
Unternehmen
§ 27 Beteiligung an Aktivitäten
Dritter
§ 28 Sozialdarlehen
Abschnitt 7 Kassenprüfung
§ 29 Kassenprüfer oder Kassenprüferinnen
§ 30 Termine der Kassenprüfung
§ 31 Verfahren der Prüfung
§ 32 Behebung von Mängeln
Abschnitt 8 Schlussbestimmungen
§ 33 Übergangsbestimmungen
§ 34 Veröffentlichung und Inkrafttreten
Abschnitt 1 Allgemeines
Diese Finanzordnung gilt für die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg.
(1) Diese Finanzordnung ergeht außer mit dem Hochschulgesetz des Landes Sachsen-Anhalt (HSG LSA) und der Satzung der Studierendenschaft der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg im Einklang mit der Landeshaushaltsordnung des Landes Sachsen-Anhalt vom 30. April 1991.
(2) Für Fälle, in denen diese Ordnung keine Regelungen trifft, sind die in Abs. 1 genannten Bestimmungen entsprechend anzuwenden.
Abschnitt 2 Die Sprecher oder Sprecherinnen für Finanzen
Die Sprecher oder Sprecherinnen für Finanzen werden gemäß der Satzung der Studierendenschaft der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg gewählt. Bei ihrer Amtsübernahme haben sie eine Erklärung zu den Akten zu geben, dass ihnen diese Finanzordnung bekannt und Grundlage ihrer Tätigkeit ist.
(1) Die Sprecher oder Sprecherinnen für Finanzen bewirtschaften die Einnahmen und Ausgaben der Studierendenschaft und sind für die Einhaltung der entsprechenden Bestimmungen verantwortlich.
(2) Die Sprecher oder Sprecherinnen für Finanzen sind jeweils zu Zweit oder zusammen mit den zwei weiteren Sprechern oder Sprecherinnen zeichnungsberechtigt für die Konten der Studierendenschaft.
(3) Hält ein Sprecher bzw. eine Sprecherin für Finanzen durch die Auswirkungen eines Beschlusses des StudentInnenrates die finanziellen oder wirtschaftlichen Interessen der Studierendenschaft für gefährdet, so kann er bzw. sie verlangen, dass der StudentInnenrat unter Beachtung der Auffassung des Sprechers bzw. der Sprecherin für Finanzen erneut über die Angelegenheit berät. Diese erneute Beratung darf nur dann auf der gleichen Sitzung stattfinden, wenn Einigkeit darüber besteht, dass der Beschluss dringend gefasst werden muss.
(3) Die Sprecher oder Sprecherinnen für Finanzen sind berechtigt und verpflichtet, die Kassen der Einrichtungen zu prüfen, an die nach § 2 der Beitragsordnung Studierendenschaftsmittel weitergeleitet werden. Sie können die Beseitigung von Mängeln in der Kassenführung verlangen. Im Falle des Nichtbefolgens können sie weitere Zahlungen zurückhalten. Der StudentInnenrat ist zu informieren und kann der Zurückhaltung von Mitteln mit der Mehrheit seiner anwesenden Mitglieder widersprechen mit der Folge, dass die Zahlungen vorgenommen werden müssen.
Abschnitt 3 Der Haushaltsplan
Abschnitt 3.1 Aufstellung
(1) Der Haushaltsplan sowie etwaige Nachträge werden unter Berücksichtigung des zur Erfüllung der Aufgaben notwendigen Bedarfs durch den StudentInnenrat für ein Haushaltsjahr aufgestellt. Er bildet die Grundlage der Verwaltung aller Einnahmen, Ausgaben und der Buchführung.
(2) Der Haushaltsplan muss gegliedert sein nach Titeln.
(3) Für den gleichen Einzelzweck dürfen Mittel nicht in verschiedenen Titeln des Haushaltsplanes veranschlagt werden.
(4) Der Haushaltsplan hat in Einnahmen und Ausgaben ausgeglichen zu sein.
(5) Das Haushaltsjahr beginnt und endet mit dem Beginn und dem Ende des Kalenderjahres.
(1) Der Haushaltsplan besteht aus Einnahme- und Ausgabenmitteln mit jeweils fester Zweckbestimmung. Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach Zwecken getrennt den Titeln zuzuordnen und, soweit erforderlich, zu erläutern. Die Zuordnung ist so vorzunehmen, dass aus dem Haushaltsplan die Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft erkennbar ist.
(2) Die Titel sind mit einem Ansatz (Betrag) auszubringen. Die Ansätze sind in ihrer voraussichtlichen Höhe zu errechnen oder, soweit dies nicht aufgrund von Unterlagen möglich ist, sorgfältig zu schätzen. Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen. Neben dem Ansatz für das Haushaltsjahr, für das der Haushaltsplan gilt, sind auch der Ansatz des Vorjahres und das Rechenergebnis des vorangegangenen Haushaltsjahres in den Haushaltsplan aufzunehmen.
(1) Die Änderung eines vom StudentInnenrat bereits rechtskräftig festgestellten Haushaltsplanes ist nur durch einen Nachtragshaushalt möglich. Bei dessen Aufstellung finden dieselben Bestimmungen Anwendung wie für die erstmalige Aufstellung des Haushaltsplanes.
(2) Falls der Haushaltsplan nicht eingehalten werden kann, ist ein Nachtragshaushalt zu erstellen.
Abschnitt 3.2 Feststellung
Der Entwurf des Haushaltsplanes ist rechtzeitig vor Beginn des Haushaltsjahres dem StudentInnenrat vorzulegen.
Der Haushaltsplan wird vom StudentInnenrat mit 2/3-Mehrheit der anwesenden Mitglieder festgestellt. Kommt es nicht zu einer 2/3-Mehrheit, so ist der Haushaltsplan solange neu zu beraten bis eine 2/3-Mehrheit erreicht wird.
Jedes Mitglied der Studierendenschaft hat das Recht, Einsicht in den Haushaltsplan zu nehmen.
Der Haushaltsplan oder Nachträge zum Haushaltsplan treten am Tage nach ihrer Bekanntmachung, frühestens jedoch mit Beginn des Haushaltsjahres, für das der Haushaltsplan oder die Nachträge aufgestellt worden sind, in Kraft.
Abschnitt 3.3 Durchführung
Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten Dritter gegenüber der Studierendenschaft weder begründet noch aufgehoben.
(1) Der zu Auszahlungen nicht sofort erforderliche Finanzbestand ist so anzulegen, dass ein Verlust ausgeschlossen ist und im Bedarfsfall jederzeit über ausreichendes Guthaben verfügt werden kann.
(2) Eine Anlage von Studierendenschaftsmitteln in risikobehafteten Finanzgeschäften ist unzulässig.
(3) Guthaben, welches nicht in absehbarer Zeit zur Verfügung stehen muss, höchstens jedoch 50% der jährlichen Studierendenschaftsbeiträge ist zinsbringend anzulegen.
(1) Die Fachschaftsräte erhalten ihre, durch die Beitragsordnung festgelegten Haushaltsmittel für das aktuelle Semester unmittelbar nachdem die Immatrikulationszahlen für das Semester vorliegen.
(2) Die Fachschaftsräte können auf Antrag vorzeitig Haushaltsmittel bekommen. Diese dürfen 1/5 der zuletzt gezahlten Haushaltsmittel nicht überschreiten.
(3) Ausgaben zur Weiterleitung, die auf zweckgebundenen Einnahmemitteln beruhen, sind erst nach Eingang und erst dann zu zahlen, wenn der Zweck zur Erfüllung ansteht.
(4) Im Haushalt darüber hinaus zur Weitergabe an Dritte vorgesehene Mittel dürfen nur dann ausgezahlt werden, wenn der StudentInnenrat auf Einzelantrag hin zugestimmt hat.
(5) Alle übrigen Ausgabemittel dienen der Erfüllung der Aufgaben des StudentInnenrates und sind ausschließlich durch diesen zu verwenden. Eine Weitergabe zur Verwendung durch Dritte ist unzulässig. Beschlüsse von Organen der Studierendenschaft, die den StudentInnenrat entgegen dieser Bestimmung verpflichten sollen, sind nichtig.
Abschnitt 4 Kassenwesen
Die Sprecher und die Sprecherinnen für Finanzen sind für ein ordnungsgemäßes Kassenwesen des StudentInnenrates verantwortlich.
(1) Der Kassenwart bzw. die Kassenwartin wird durch Beschluss des StudentInnenrates mit 2/3 der Stimmen der anwesenden Mitglieder gewählt.
(2) Die Sprecher und Sprecherinnen dürfen nicht zugleich Kassenwart sein.
(3) Bei seiner bzw. ihrer Amtsübernahme hat der Kassenwart bzw. die Kassenwartin eine Erklärung zu den Akten zu geben, dass ihm bzw. ihr diese Finanzordnung bekannt und Grundlage seiner bzw. ihrer Tätigkeit ist.
(1) Über jede Kontobewegung (Bankkonten oder Handkasse) ist Buch zu führen und ein entsprechender Beleg beizufügen.
(2) Über jede Bareinzahlung ist eine Quittung mit fortlaufender Nummer auszustellen, soweit der Nachweis einer Einzahlung nicht in anderer Form sicher gestellt ist.
(3) Über jede Barauszahlung ist eine Quittung mit fortlaufender Nummer zu verlangen.
(1) Der Zahlungsverkehr wird bar und über bis zu drei Konten bei
Kreditinstituten (Sparkasse, Bank) abgewickelt.
Weitere Konten dürfen nur für die kurzfristige Anlage von
Festgeldern unterhalten werden.
(2) Das Bargeld soll nicht den Betrag überschreiten, der an den nächsten fünf Tagen für die voraussichtlich zu leistenden Auszahlungen oder als Wechselgeld erforderlich ist.
(3) Zahlungsmittel, Überweisungsträger, Aufträge, Scheckhefte und Sparbücher sind vom Kassenwart bzw. der Kassenwartin unter Verschluss zu halten.
(4) Über die Konten dürfen nur zwei Zeichnungsberechtigte zugleich verfügen.
(5) Der Kassenwart bzw. die Kassenwartin hat den Kassenbestand mindestens einmal monatlich zu ermitteln (Kassenbestandsaufnahme) und dem Kassensollbestand (= Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der gebuchten Ein- und Auszahlungen) gegenüberzustellen. Es ist ersichtlich zu machen, wie sich der Kassenistbestand aus Bargeld und den Guthaben auf den Konten zusammensetzt.
(1) Über jede Geldbewegung (Bankkonten oder Handkasse) ist Buch zu führen und ein entsprechender Beleg beizufügen.
(2) Über jede Bareinzahlung ist eine Quittung auszustellen, soweit der Nachweis der Einzahlung nicht in anderer Form sichergestellt werden kann.
(3) Über jede Barauszahlung ist eine Quittung zu verlangen.
Kassenbücher und die entsprechenden Belege sind ordnungsgemäß über fünf Jahre aufzubewahren.
(1) Die Studierendenschaft ist zur Anlegung von Rücklagen verpflichtet, höchstens jedoch bis zu einer Höhe von 5% des Gesamthaushaltes. Diese dient der Liquidität für die Zukunft.
(2) Die Rücklagen sind in einer Anlage zum Haushaltsplan (Vermögensübersicht) auszuweisen.
Abschnitt 5 Bewilligung von Zahlungen
(1) Reisekosten können aus Mitteln der Studierendenschaft erstattet werden, wenn ein Nutzen für die Aufgaben der Studierendenschaft aus den Reisen erwächst.
(2) Sie können nur bewilligt werden, wenn die Reise im Auftrag des StudentInnenrates erfolgt oder die Kosten nicht durch das Studentenwerk oder die Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg gedeckt werden. Ihre Erstattung ist vor Reiseantritt schriftlich zu beantragen.
(3) Reisekosten sind binnen zweier Wochen nach Beendigung der Reise oder dem Beschluss des StudentInnenrates gemäß Abs. 2 mit den Sprechern oder Sprecherinnen für Finanzen abzurechnen. Dabei sind etwaige Belege für Fahrtkosten, Übernachtung, Tagungsgebühren, Verpflegungskosten etc. vorzulegen.
Abschnitt 6 Teilnahme am bürgerlichen Rechtsverkehr
(1) Der Kassenwart bzw. die Kassenwartin hat auf Anweisung der Sprecher oder der Sprecherinnen für Finanzen ein Inventarverzeichnis zu führen. Darin sind alle Gegenstände aufzuführen, deren Anschaffungswert 25,- Euro übersteigt und die keine Verbrauchsmittel i.S.d. § 71 Landeshaushaltsordnung sind.
(2) Eine Durchschrift oder Ablichtung der Originalrechnung aller inventarisierten Gegenstände ist in der Anlage zu verwahren. Die inventarisierten Gegenstände sind in der Reihenfolge der Anschaffungen durchzunumerieren.
(3) Die Entfernung eines inventarisierten Gegenstandes aus dem Besitz des StudentInnenrates ist schriftlich zu begründen und zu den Akten zu nehmen.
(4) Bei Übergabe der Geschäfte der Sprecher oder Sprecherinnen für Finanzenen an seine bzw. ihre Nachfolger oder Nachfolgerinnen ist die Vollzähligkeit der inventarisierten Gegenstände zu überprüfen. Sodann ist die Liste unter Aufzählung etwaiger abhanden gekommener Gegenstände von allen alten und neuen Sprechern oder Sprecherinnen für Finanzen zu unterzeichnen. Falls inventarisierte Gegenstände abhanden gekommen sind, ist der StudentInnenrat zu informieren.
Bürgschaften oder Verpflichtungen in Garantie- oder ähnlichen Verträgen dürfen nicht übernommen werden.
Maßnahmen, die die Studierendenschaft zur Leistung von Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren verpflichten können, sind nur zulässig, wenn der StudentInnenrat mit der 2/3-Mehrheit seiner satzungsgemäßen Mitglieder zugestimmt hat. Dies gilt insbesondere, wenn es um eine Mitgliedschaft in einem Verein oder einer anderen Institution geht. Eine Mitgliedschaft in Vereinigungen, deren Aufgaben mit denen der Studierendenschaft unvereinbar sind, ist unzulässig.
Eine Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen ist nicht gestattet.
Eine finanzielle Beteiligung der Studierendenschaft an Geschäften, Aktionen oder Veranstaltungen Dritter ist nur dann zulässig, wenn die Studierendenschaft an den Aktivitäten Dritter ein erhebliches, durch ihre Aufgabenstellung gemäß der Satzung der Studierendenschaft begründbares Interesse hat.
(1) Für die kurzfristige Überbrückung einer persönlichen sozialen Notlage können an die Studierenden der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg zinslose Darlehen (Sozialdarlehen) ausgegeben werden. Die Entscheidung hierüber treffen die Sprecher und Sprecherinnen für Soziales gemeinsam (Sozialausschuss).
(2) Die Höhe von Sozialdarlehen sowie die Rückzahlungsmodalitäten werden vom StudentInnenrat verbindlich für alle Sozialdarlehen beschlossen.
(3) Sofern ein Sprecher bzw. eine Sprecherin für Soziales ein Sozialdarlehen beantragt, entscheidet an seiner bzw. ihrer Stelle ein Sprecher bzw. eine Sprecherin für Finanzen.
(4) Die Sprecher und Sprecherinnen für Soziales überwachen die ordnungsgemäße Rückzahlung und können bei Zahlungsverzug rechtliche Schritte einleiten. Abs. 3 gilt entsprechend.
Abschnitt 7 Kassenprüfung
(1) Der StudentInnenrat ernennt zwei Personen als Kassenprüfer oder Kassenprüferinnen.
(2) Die Kassenprüfer oder die Kassenprüferinnen dürfen keine Sprecher oder Sprecherinnen sein.
Die Kassenprüfung ist mindestens zweimal jährlich durchzuführen:
(1) Die Kassenprüfung dient dem Zweck, festzustellen, ob insbesondere
(3) Die Kassenprüfung wird durch die Kassenprüfer und Kassenprüferinnen unter Anwesenheit des Kassenwartes bzw. der Kassenwartin und der Sprecher oder der Sprecherinnen für Finanzen durchgeführt.
(4) Über die Kassenprüfung ist ein Protokoll anzufertigen. In dieses sind der festgestellte Kassenbestand und etwaige Mängel aufzunehmen. Das Protokoll ist von den Kassenprüfern schriftlich zu bestätigten und dem StudentInnenrat zur Kenntnis zu geben.
(1) Stellen die Kassenprüfer oder Kassenprüferinnen bei der Prüfung gemäß § 31 erhebliche Mängel fest, so müssen sie deren Beseitigung verlangen.
(2) Den Sprechern oder Sprecherinnen für Finanzen und dem Kassenwart bzw. der Kassenwartin ist eine Frist von vier Wochen zu setzen, beanstandete Mängel auszugleichen. Danach ist eine erneute Prüfung durchzuführen.
Abschnitt 8 Schlussbestimmungen
Den im Mai 2002 neu zu wählenden Organen der Studierendenschaft, sind bei Amtsantritt die Finanzen erstmals nach den Regelungen dieser Ordnung zu übergeben.
Diese Finanzordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle – Wittenberg in Kraft.
Halle (Saale), 20. Dezember 2001
Prof.Dr. Wilfried Grecksch
Rektor
Vom Rektor am 19.12.2001 erlassen.