Uni-Halle-Siegel

MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG

Amtsblatt
11. Jahrgang, Nr. 2 vom 19. Juni 2001, S. 9



Kanzler


Geschäftsordnung der Zentralen Universitätsverwaltung der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg

vom 06.06.2001

§ 1
Zweck und Geltungsbereich

(1) Die Geschäftsordnung regelt den Geschäftsgang innerhalb der Zentralen Universitätsverwaltung.

(2) Der Aufbau der Zentralen Universitätsverwaltung und die Geschäftsverteilung innerhalb der Zentralen Universitätsverwaltung werden durch gesonderte Verfügungen des Kanzlers geregelt.

§ 2
Posteingang

(1) Die eingehende Post wird dem Rektor, den Prorektoren, dem Kanzler, den Abteilungsleitern bzw. Abteilungsleiterinnen oder Leitern bzw. Leiterinnen eines Stabes zugeleitet und möglichst umgehend an den Bearbeiter bzw. die Bearbeiterin auf dem Dienstweg weitergeleitet. Gleichförmige Masseschreiben, Rechnungen u.ä. können dem Bearbeiter bzw. der Bearbeiterin unmittelbar zugeleitet werden.

(2) Postsachen, die den Vermerk "persönlich" oder "vertraulich" tragen, werden dem Empfänger bzw. der Empfängerin ungeöffnet zugeleitet. Betrifft die Postsendung eine dienstliche Angelegenheit, so ist sie vom Empfänger bzw. von der Empfängerin mit Namen, Zeichen und Datum zu versehen und dem Abteilungsleiter bzw. der Abteilungsleiterin oder dem Leiter bzw. der Leiterin eines Stabes zuzuleiten.

(3) Erlasse des Kultusministeriums und anderer oberster Landes- und Bundesbehörden sind im Erlassregister der Poststelle besonders nachzuweisen. Aus dem Erlassregister müssen folgende Angaben erkennbar sein:

  1. Laufende Nummer,
  2. Tag des Eingangs,
  3. Bezeichnung der absendenden Stelle,
  4. Datum des Erlasses,
  5. Aktenzeichen des Erlasses,
  6. Kurze Bezeichnung des Gegenstandes,
  7. Bezeichnung der Stelle, für die der Erlass ausgezeichnet wurde.
(4) Die Eingänge und sonstigen Vorgänge werden nach Bedarf mit Sicht- oder Arbeitsvermerken versehen. Dabei bedeuten:
 
Namenszeichen und Datum - Kenntnis genommen,
z.U. - Vorbehalt der Unterzeichnung,
v.A. - vor Abgang vorzulegen,
n.A. - nach Abgang vorzulegen,
b.R. - bitte Rücksprache.

(5) Der Dienstweg geht vom Sachgebiet über das Referat und die Abteilung bzw. die Stabsstelle zum Kanzler und gegebenenfalls den der Universität vorgeordneten Dienststellen. Dieser Dienstweg ist sowohl im mündlichen als auch im schriftlichen Dienstverkehr grundsätzlich einzuhalten. In persönlichen Angelegenheiten kann sich jeder Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin unmittelbar an den Kanzler oder einen Vorgesetzten bzw. eine Vorgesetzte wenden.

§ 3
Bearbeitung

(1) Alle Eingänge sind unverzüglich zu bearbeiten. Können sie voraussichtlich nicht innerhalb der nächsten 4 Wochen nach dem Eingangsdatum bearbeitet werden, so ist in der Regel ein Zwischenbescheid zu erteilen; sofern er telefonisch erfolgt, ist darüber eine Aktennotiz zu machen. Kann eine festgesetzte Frist nicht eingehalten werden, ist rechtzeitig Fristverlängerung zu beantragen.

(2) Alle Tatsachen und Stellungnahmen, alle mündlichen oder fernmündlichen Besprechungen sowie mündliche oder fernmündliche Aufträge, die für die Bearbeitung der Sache von Bedeutung sein können, sind aktenkundig zu machen.

(3) Rücksprachen sollen innerhalb von 3 Tagen erledigt werden. Die Erledigung der Rücksprache ist durch den Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte mit seinem bzw. ihrem Namenszeichen auf dem Vorgang zu vermerken.

(4) Die Bearbeitung aller Eingänge wird mit folgender Verfügung abgeschlossen:
 
z.d.A. - zu den Akten (wenn die Sache mit der erfolgten Bearbeitung als endgültig oder vorläufig abgeschlossen angesehen werden kann);
W.v.m Datumsangabe - Wiedervorlage am ...;
z.Vg. - zum Vorgang (wenn ein Schriftstück einem in Arbeit befindlichen Vorgang beigefügt werden soll).

(5) Bei Vorgängen, die auch für andere Stellen der Verwaltung von Bedeutung sind, ist diesen so früh wie möglich Gelegenheit zur Mitwirkung durch Stellungnahme oder Mitzeichnung zu geben. Müssen andere als die sachbearbeitende Stelle von dem Wortlaut des Schreibens Kenntnis erhalten, so sind die nötigen Kopien allen in Frage kommenden Stellen zuzuleiten.

(6) Vorgänge, die aus besonderen Gründen nur bestimmten Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen zugänglich sein sollen (z.B. Personalangelegenheiten) sind mit der Aufschrift "vertraulich" zu versehen, unter Verschluss zu halten und nur in verschlossenen Umschlägen oder Mappen zu befördern.

§ 4
Zeichnungsbefugnis

(1) Dem Kanzler, bei dessen Abwesenheit seinem Stellvertreter bzw. seiner Stellvertreterin, sind zur Unterschrift nach Abzeichnung durch den Abteilungsleiter bzw. der Abteilungsleiterin oder den Leiter bzw. der Leiterin eines Stabes vorzulegen:

  1. Vorgänge, für die ihm nach besonderen Anweisungen die Unterschrift vorbehalten ist;
  2. Innerdienstliche Anweisungen, Verfügungen;
  3. Allgemeine Veröffentlichungen und Bekanntmachungen der Verwaltung sowie Pressemitteilungen, soweit nicht der Rektor zuständig ist;
  4. Strafanzeigen.
(2) Verträge werden nach rechtlicher Prüfung vom Kanzler und bei dessen Abwesenheit von seinem Stellvertreter bzw. seiner Stellvertreterin unterzeichnet. Abweichend hiervon unterschreiben die für Personalangelegenheiten zuständigen Abteilungsleiter bzw. Abteilungsleiterinnen Arbeitsverträge.

(3) Der Bearbeiter bzw. die Bearbeiterin unterschreibt die von ihm bzw. ihr verfassten Schriftstücke grundsätzlich selbst, es sei denn die Unterzeichnung wurde vorbehalten (§ 2 Abs. 4).

§ 5
Postausgang

(1) Die Ausgangspost ist zu sammeln und an die zentrale Absendestelle weiterzuleiten. Stattdessen kann die Post auch auf elektronischem Weg oder mit Fernkopie versandt werden. Bei entsprechenden Abgangsvermerken (§ 2 Abs. 4) sind die Vorgänge vor oder nach Abgang vorzulegen.

(2) Der Abgang eines Schriftstückes ist auf der bei den Akten verbleibenden Kopie (Entwurf) zu vermerken.

§ 6
Verhaltensregeln

(1) Urlaubsanträge und Anträge auf Dienst- und Arbeitsbefreiung sind dem bzw. der jeweiligen Vorgesetzten zur Genehmigung vorzulegen. Über entsprechende Anträge der Abteilungsleiter bzw. Abteilungsleiterinnen oder Leiter bzw. Leiterinnen eines Stabes entscheidet der Kanzler, über die Anträge aller übrigen Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen der jeweils zuständige Abteilungsleiter bzw. die jeweils zuständige Abteilungsleiterin oder Leiter bzw. Leiterin eines Stabes. In jeder Abteilung und in jeder Stabsstelle wird zu Beginn eines Jahres eine Urlaubsliste in Umlauf gesetzt, in die alle Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen den von ihnen beabsichtigten Urlaub und ihre jeweiligen Vertreter bzw. Vertreterinnen eintragen. Die Urlaubsliste ist dem Sekretariat des Kanzlers zuzuleiten.

(2) Dienstreisen dürfen nur mit entsprechender schriftlicher Genehmigung durchgeführt werden. Der Antrag auf Genehmigung ist möglichst 8 Tage vor Antritt der Dienstreise zu stellen. Zuständig für die Genehmigung ist für Dienstreisen des Abteilungsleiters bzw. der Abteilungsleiterin oder des Leiters bzw. der Leiterin eines Stabes der Kanzler, für die Dienstreisen aller übrigen Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen der jeweilige Abteilungsleiter bzw. die jeweilige Abteilungsleiterin oder der Leiter bzw. die Leiterin eines Stabes. Reisekosten werden nur für genehmigte Dienstreisen gewährt.

(3) Erkrankungen und die Wiederaufnahme des Dienstes sind unverzüglich den Abteilungsleitern bzw. Abteilungsleiterinnen oder Leitern bzw. Leiterinnen eines Stabes zu melden. Erkrankungen der Abteilungsleiter bzw. Abteilungsleiterinnen oder Leiter bzw. Leiterinnen eines Stabes sind unmittelbar dem Kanzler anzuzeigen. Bei Erkrankungen von mehr als 3 Kalendertagen ist der Personalabteilung spätestens am darauf folgenden ersten Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer vorzulegen.

(4) Jeder Wohnungswechsel und jede Veränderung des Familienstandes, die eine Änderung der Besoldung, Vergütung oder des Lohnes zur Folge haben, sind der Personalabteilung unverzüglich anzuzeigen.

(5) Mindestens einmal jährlich hat die bzw. der unmittelbare Vorgesetzte mit seinen bzw. ihren Bediensteten ein Personalgespräch durchzuführen, in dem die eigene Berufswegplanung nachgefragt und auf unter Umständen mögliche Forderungen und dazu notwendige Voraussetzungen hingewiesen wird.

§ 6
Inkrafttreten

Die Geschäftsordnung tritt am Tage nach der Veröffentlichung im Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg in Kraft. Gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung für die Zentrale Universitätsverwaltung der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg vom 17.04.1996 (Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg 1996, Nr. 4, S. 48) in der Fassung vom 26.01.2000 (Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg 2000, Nr. 1, S. 25) außer Kraft.

Halle (Saale), 6. Juni 2001
 

W. Matschke
Kanzler