Uni-Halle-Siegel

MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT  HALLE -WITTENBERG

Amtsblatt
10. Jahrgang, Nr. 1 vom 29. Februar 2000, S. 18


Medizinische Fakultät


Dienstanweisung Nr. 2/99 zur dienstlichen und privaten Nutzung der ISDN-Telefonanlage HICOM 300 der Medizinischen Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg

vom 02.12.1999

Inhalt:

§ 1. Allgemeines
§ 2. Geltungsbereich
§ 3. Technische Parameter der Telekommunikationsanlage
§ 4. Festlegungen zur Einhaltung des Datenschutzes
§ 5. Dienstgespräche
§ 6. Privatgespräche
§ 7. Telefonverzeichnis
§ 8. Änderungen
§ 9. Wirksamkeit

Anlagen:

Anlage 1: Antragsformular
Anlage 2: Formblatt zur Erfassung privater Telefongespräche


§ 1
Allgemeines

(1) Die Dienstanweisung regelt die Rechte und Pflichten der Beschäftigten der Medizinischen Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg bei der dienstlichen und privaten Nutzung der hausinternen Telefonanlage auf der Grundlage der "Allgemeine Richtlinien über die Errichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen in Landesbehörden und Landesdienststellen (TKR)" des Ministeriums der Finanzen und des Ministeriums des Innern (Rd.Erl. des MF und MI vom 09.04.1999 - 22.02614).

(2) Aus dem Gebot des sparsamen Umgangs mit den zur Verfügung stehenden Mitteln werden Kontrollmechanismen festgelegt, die das kostenbewusste Verhalten der Beschäftigten bei der Nutzung der Telekommunikationsanlage fördern und der korrekten Abrechnung der entstandenen Kosten dienen. Leistungs- und Verhaltenskontrollen dürfen mit der Telekommunikationsanlage nicht durchgeführt werden.

(3) Die private Mitbenutzung der dienstlichen Telefoneinrichtungen ist in dringenden Fällen zulässig, soweit sie den Dienstverkehr nicht beeinträchtigen. Es ist erforderlich, alle nicht zu dienstlichen Zwecken geführten Telefongespräche zu erfassen, die Gebühr zu ermitteln und dem betreffenden Mitarbeiter in Rechnung zu stellen.

§ 2
Geltungsbereich

Die Dienstanweisung gilt räumlich für alle Institute, Kliniken und Einrichtungen der Medizinischen Fakultät, die an die zentrale Telekommunikationsanlage HICOM 300 angeschlossen sind und persönlich für alle dort Beschäftigten.
Die Anlage der Medizinischen Fakultät ist mit der Anlage der Universität über interne Leitungen gekoppelt.

§ 3
Technische Parameter der Telekommunikationsanlage

(1) Die Telefonanlage besteht aus einem Verbund von Siemens-Hicom-TK-Anlagen, welche über universitätseigene Kabelverbindungen bzw. posteigene Mietleitungen zu einem ISDN-Netz geschaltet sind. Diese Anlagenkonfiguration ermöglicht eine gebührenfreie Kommunikation und Datenübertragung (bis 64 kbit) zwischen den Standorten der Medizinischen Fakultät.

(2) Im TK-Anlagenverbund ist die Fernsprechanlage im Universitätsklinikum Kröllwitz als Masteranlage geschaltet und dient zugleich als zentrale Vermittlung. Alle kommenden und ein Teil der gehenden Nachrichteninformationen laufen über diese Anlage.

(3) Alle gehenden (in das öffentliche Netz laufenden Informationen)

werden von einem zentralen Gebührenrechner entsprechend § 5, Abs. 4 protokolliert.

(4) Verbindungsdaten über interne Gespräche können nicht aufgezeichnet werden.

(5) Nachrichteninhalte (Wort, Ton, Text) können nicht aufgezeichnet werden. Es besteht auch keine Möglichkeit, ein solches Leistungsmerkmal zu aktivieren.

(6) Das Prinzip der PIN (Personenbezogene Identifikationsnummer) für die Gebührendatenerfassung bei Privatgesprächen, die in das öffentliche Netz abgehend geführt werden, wurde aus Gründen der hohen Sicherheit gegen Missbrauch und des Nutzungskomforts gewählt.

(7) Um dem Missbrauch mit der PIN vorzubeugen, ist diese durch den Mitarbeiter geheimzuhalten.

(8) Die sechsstellige PIN wird von einem Rechner nach dem Zufallsprinzip erzeugt.

(9) Die Nutzung der PIN gestattet das Führen von Privatgesprächen von jedem Telefonapparat der Einrichtung bei gleichzeitiger Gebührenerfassung auf das Konto des PIN-Inhabers.

(10) Die Sperrung der PIN bzw. deren Löschung erfolgt durch die Systembeauftragten der Abteilung Technik sowie der Abteilung Verwaltungsangelegenheiten auf schriftlichen Antrag.

§ 4
Festlegungen zur Einhaltung des Datenschutzes

(1) Der zentrale Gebührenrechner, Standort Universitätsklinikum Kröllwitz, befindet sich in einem geschlossenen Raum. Die Bedienung des Systemterminals ist durch Passwort geschützt und nur den Systembeauftragten der Abteilung Technik zugänglich.

(2) Die Gebührendatenzuordnung und Rechnungslegung der Privatgespräche wird von der Abteilung Verwaltungsangelegenheiten vorgenommen.

(3) Alle Beschäftigten, die zu den Vermittlungsplätzen und zur Gebührendatenauswertung zugangsberechtigt sind, werden von der Dienststelle über die Wahrung des Daten- und Fernmeldegeheimnisses unterrichtet und zu deren Einhaltung verpflichtet. Die Benennung und Dienstverpflichtung der Mitarbeiter erfolgt schriftlich.

(4) Zu Datensicherungszwecken werden die Gebührendaten auf Datenträger überspielt.
Diese Datenträger werden von den Systembeauftragten unter Verschluss gehalten und dürfen nicht für andere Zwecke kopiert werden.

(5) Die elektronisch gespeicherten Verbindungsdaten entsprechend § 5, Abs. 4 bzw. § 6, Abs. 1 sind spätestens am Ende des auf den Erfassungsmonat bzw. Abrechnungsmonat folgenden Monat zu löschen und zu vernichten.

§ 5
Dienstgespräche

(1) Alle Dienstapparate (Nebenstellenanschlüsse) werden buchungsstellenmäßig zugeordnet. Die Zuordnung zu den Buchungsstellen ist durch den Buchungsstellenplan vorgegeben.

(2) Kostenpflichtige Dienstgespräche können von den Beschäftigten selbst gewählt werden. Durch die Wahl einer "0" wird der Zugang zum öffentlichen Fernsprechnetz der Telekom erreicht.

(3) Der Leiter der Institute, Kliniken und Einrichtungen der Medizinischen Fakultät entscheidet über die Zugangsberechtigung des jeweiligen Dienstapparates gemäß den dienstlichen Notwendigkeiten (Tätigkeitsmerkmalen) und dem Prinzip der höchsten Sparsamkeit und beantragt Änderungen bei der Abteilung Technik.

(4) Folgende Daten der Dienstgespräche werden im zentralen Gebührenrechner protokolliert:

(5) Die Leiter der Einrichtungen erhalten im zweimonatlichen Rhythmus einen Ausdruck über die Gebührensumme pro Buchungsstelle zum Zwecke der Kostenkontrolle. Auf schriftlichen Antrag und nach ausdrücklicher Genehmigung durch den Verwaltungsdirektor bzw. die Verwaltungsdirektorin wird durch die Abteilung Verwaltungsangelegenheiten eine Auswertung auf Apparatenummern bezogen vorgelegt. Der Vorgesetzte oder ein von ihm Beauftragter kann (stichprobenweise) die Nachweise über dienstliche Verbindungen und die Notwendigkeit der Gespräche prüfen.

§ 6
Privatgespräche

(1) Jeder Mitarbeiter der Medizinischen Fakultät, der an der privaten Mitbenutzung der Telekommunikationsanlage teilnehmen möchte, erhält auf Antrag eine PIN persönlich zugestellt. (Antragsformular siehe Anlage 1). Mit der Antragstellung erklärt er gleichzeitig sein Einverständnis zur Erfassung der Gebührendaten entsprechend § 5 Abs. 4, wobei die letzten beiden Ziffern der Zielrufnummer nicht mit erfasst werden. Ohne eine solche PIN ist es untersagt, Privatgespräche über die Telefonanlage der Universität zu führen.

(2) Die PIN ist sechsstellig und bei der Telefonwahl der anzuwählenden Nummer voranzustellen. Innerhalb der Telefonanlage wird dadurch ein personenbezogener Abrechnungsmodus aktiviert. Um in diesen Abrechnungsmodus zu gelangen, ist dieser mit einer zweistelligen Kennziffer zu aktivieren.

Beispiel:
Aktivierungskennziffer für Abrechnungen:
PIN:
Telefonnummer:
Wahlvorgang:
nach Ende des Gespräches:

95
987654
12345
95 987654 12345
Hörer auflegen

Nach Gesprächsende (ca. 1-2 Sekunden) wird der Telefonapparat automatisch in den normalen Modus zurückgeschaltet.

(3) Private Telefongespräche über die Telekommunikationsanlage der Medizinischen Fakultät sind auf ein Mindestmaß zu beschränken.

(4) Gesprächsabrechnung

(4.1) Durch die Telefonanlage werden die Gebührendaten aller Privatgespräche personenbezogen erfasst. Die Gesamtzahl der somit pro Kalendermonat angefallenen Gebühreneinheiten wird summiert und dem jeweiligen Mitarbeiter alle drei Monate in Rechnung gestellt. Der Preis pro Gebühreneinheit beträgt 0,16 DM. Bei Änderung des Tarifs wird der Preis der Gebühreneinheit entsprechend geändert.

(4.2) Die Telefonrechnung wird mit aufsummiertem Endbetrag persönlich zugestellt und ist unter Angabe des Zahlungsgrundes (Rechnungs-Nr.) innerhalb von 14 Tagen auf das genannte Konto der Landeszentralbank Dessau bzw. an der Kasse der Universität einzuzahlen.

(4.3) Die Nachweispflicht für eventuelle Unrichtigkeiten der Computergebührenabrechnung obliegt dem Zahlungspflichtigen. Eventuelle Reklamationen können binnen vier Wochen nach Rechnungsstellung erfolgen.

(4.4) Sollte es bei der Bezahlung der privatgeführten Telefongespräche zu Unregelmäßigkeiten kommen, so kann diesen Mitarbeitern die private Nutzung der dienstlichen Telefonanlage ganz untersagt werden.

(5) Bei Missbrauch der dienstlichen Telefonanlage sind arbeitsrechtliche Konsequenzen nicht auszuschließen.

§ 7
Telefonverzeichnis

(1) Neben den gesprächsbezogenen Daten werden für das Telefonverzeichnis der Universität und der Medizinischen Fakultät folgende Basisdaten über die Beschäftigten, denen ein dienstlicher Telefonanschluss zugeordnet ist, gespeichert:

(2) Das mit dieser Datei erstellte elektronische Telefonbuch darf außer zur Herstellung von Verbindungen in der zentralen Vermittlungsstelle nur zur Unterstützung und zum Erstellen eines gedruckten Telefonverzeichnisses benutzt werden. Andere Verarbeitungen, Auswertungen oder Übermittlungen sind ausgeschlossen.

§ 8
Änderungen

(1) Änderungen und Erweiterungen der Telekommunikationsanlage bzw. der Dienstanweisung werden schriftlich unter Berücksichtigung des Mitbestimmungsrechtes des Personalrates bekannt gegeben.

(2) Über Erfahrungen im Umgang mit der TK-Anlage finden bei Bedarf Gespräche zwischen dem Personalrat und der Dienststelle statt.

§ 9
Wirksamkeit

(1) Diese Dienstanweisung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.

(2) Für den Übergangszeitraum bis zum Abschluss der Installation der gesamten TK-Anlage ist der Geltungsbereich eingeschränkt auf die an diese neue Anlage bereits angeschlossenen Apparate bzw. Bereiche.

(3) In den Bereichen, in denen noch keine Geräte für die Gebühreneinheitenerfassung installiert sind, gilt Anlage 2.

Halle (Saale), den 2. Dezember 1999

Irmscher
Verwaltungsdirektorin

Anlage 1
Antragsformular

Sehr geehrte Mitarbeiterin, sehr geehrter Mitarbeiter,

die private Mitbenutzung der dienstlichen Telefoneinrichtungen ist in dringenden Fällen zulässig, soweit sie den Dienstverkehr nicht beeinträchtigen. Es ist erforderlich, alle nicht zu dienstlichen Zwecken geführten Telefongespräche zu erfassen, die Gebühr zu ermitteln und dem betreffenden Mitarbeiter in Rechnung zu stellen.

Folgende Daten der Privatgespräche werden im zentralen Gebührenrechner protokolliert:

Bitte übersenden Sie Ihre Einverständniserklärung per Hauspost oder Fax. Für Ihre Privatgespräche erhalten Sie aller drei Monate eine Rechnung zugestellt. Wenn Sie Ihr Einverständnis nicht erklären, ist es untersagt, Privatgespräche über die Telefonanlage der Medizinischen Fakultät zu führen.


Rückantwort:
- - - - - - - - - -
Abt. M I.1 - Verwaltungsangelegenheiten
Johann-Andreas-Segner-Straße 12
06097 Halle (Saale)
- Hauspost -
Fax intern:  10 16
Fax extern: (03 45) 55-7 10 16

Einverständniserklärung
- - - - - - - - - - - - - - - - - -
Hiermit beantrage ich die Zuweisung einer Personenbezogenen Identifikationsnummer (PIN). Ich bin mit der Speicherung der Daten gemäß Dienstanweisung für Privatgespräche einverstanden.

Name, Vorname:
Einrichtung:
Telefon-Nummer:
Personal-Nummer:

Anlage 2
Erfassung von privaten Telefongesprächen in Einrichtungen der Medizinischen Fakultät, die nicht an der ISDN-Telefonanlage HICOM 300 angeschlossen sind.

1. Geltungsbereich

Diese Dienstanweisung gilt für folgende Einrichtungen:

Einrichtung Telefonnummer
Institut für Sozial- und Arbeitsmedizin
Mühlweg 52

(03 45) 3 88 10 53

Institut für Transfusionsmedizin
Merseburger Straße 165

(03 45) 1 21 21 11

Medizinische Berufsfachschule
Große Steinstraße 24

(03 45) 2 02 96 47

2. Technische Parameter und Gebührenerfassung

Ab 01.11.1994 sind alle Einrichtungen mit einem Gerät zur Gebühreneinheitenerfassung ausgerüstet. In den Sekretariaten werden monatlich Listen geführt, in denen chronologisch die privat geführten Telefonate eingetragen werden. Nach Gesprächsende werden die Anzahl der Gebühreneinheiten eingetragen und durch den privaten Nutzer gegengezeichnet.
Die Formblätter werden durch die Abt. M I.1 bereitgestellt und monatlich zu Abrechnungszwecken zurückgefordert.
Die Abrechnung der Gespräche erfolgt analog der in der Dienstanweisung dargestellten Regelung.

Formblatt zur Erfassung privater Telefongespräche

Einrichtung / Telefonanschluss

Lfd. Nr. Datum Name Einheiten Unterschrift