MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT  HALLE –WITTENBERG

Amtsblatt
9. Jahrgang, Nr. 4 vom 31. August 1999, S. 3

Senat

---

Richtlinie zur Beantragung und Verwendung von Drittmitteln für Forschung an der Martin-Luther-Universität Halle–Wittenberg

vom 14.07.1999

• Hochschulrahmengesetz (HRG) i.d. Fassung des Vierten Gesetzes zur Änderung des Hochschulrahmengesetzes vom 20. August 1998
• Hochschulgesetz des Landes Sachsen-Anhalt vom 7. Oktober 1993 (HG LSA), zuletzt geändert durch das Dritte Gesetz zur Änderung des Hochschulgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt vom 19. März 1998
• Ausführungsbestimmungen zu den §§ 32, 33 und 117 des Hochschulgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt über die Forschung mit Mitteln Dritter (AB LSA)

Forschung mit Mitteln Dritter liegt vor, wenn Hochschulmitglieder im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Forschungsvorhaben durchführen, die nicht oder nur zu einem Teil aus den der Hochschule zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln finanziert werden.
Forschung mit Mitteln Dritter erfolgt auf Grund von Zuwendungen Dritter oder in Ausführung von Forschungsaufträgen.

(1) Zuwendungen
Zuwendungen Dritter sind Leistungen von öffentlicher oder privater Seite, die auf Antrag für ein an der Universität durchzuführendes Forschungsprojekt gewährt werden (Bundes-, Landesministerien, Europäische Union, Deutsche Forschungsgemeinschaft, Stiftungen).

(2) Forschungsauftrag
Ein Forschungsauftrag liegt vor, wenn zwischen einem Auftraggeber und der Universität eine Vereinbarung getroffen wird, in der Art, Umfang und Zeitpunkt von Leistung und Gegenleistung festgelegt werden.
Zu Forschungsaufträgen zählen auch Klinische Studien. Ihre finanz- und verwaltungstechnische Abwicklung ist gesondert geregelt (Anlage 1 und Anlage 2).

(3) Wahlrecht
Hochschullehrer können bei Forschungsaufträgen, sofern deren Ausführung nicht auf Grund anderer Bestimmungen Dienstaufgabe ist, vor Übernahme entscheiden, ob der gesamte Auftrag einheitlich als Dienstaufgabe oder als Nebentätigkeit erfüllt werden soll. Ein Hochschullehrer oder eine Hochschullehrerin darf einen Forschungsauftrag nur dann als Nebentätigkeit übernehmen, wenn er oder sie die wesentlichen Maßnahmen zur Auftragsausführung selbst anordnet, ihre Durchführung überwacht und dafür die persönliche Verantwortung trägt.
Dienstleistungen dürfen nur in Nebentätigkeit durchgeführt werden.

(4) Nebentätigkeit
Forschungsaufträge, für die eine persönliche Vergütung bzw. Honorar gewährt wird, und die Ausführung von Dienstleistungen unterliegen den Bestimmungen über Nebentätigkeit. Die daraus erzielten Einnahmen dürfen nicht durch die Universität verwaltet werden. Das Hochschulmitglied hat die entsprechenden Einnahmen persönlich zu verwalten und zu versteuern. Beschäftigt ein Mitglied der Hochschule im Rahmen eines als Nebentätigkeit übernommenen Forschungsauftrags Personal als Arbeitgeber, so hat das Mitglied der Hochschule die Arbeitgeberpflichten in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht zu erfüllen. Wird dieses Personal in Einrichtungen der Hochschule beschäftigt oder sollen Geräte aufgestellt und genutzt werden, die Privateigentum sind, bedarf es der Zustimmung der Hochschule.

(gemäß § 25 Abs. 1 HRG in Verbindung mit § 32 Abs. 1 HG LSA)

Die in der Forschung tätigen Universitätsmitglieder sind berechtigt, Forschungsvorhaben gemäß Punkt 1 durchzuführen. Die Verpflichtung zur Erfüllung der übrigen Dienstaufgaben bleibt unberührt.
Die Durchführung darf nicht von einer Genehmigung abhängig gemacht werden. Die Inanspruchnahme von Personal, Sachmitteln und Einrichtungen der Universität darf nur untersagt oder durch Auflagen beschränkt werden, wenn dadurch im Sinne der Rechtsgrundlagen für die Drittmittelforschung die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen beeinträchtigt werden und/oder entstehende Folgelasten nicht angemessen berücksichtigt sind.

(gemäß § 25 Abs. 3 HRG, § 32 Abs. 2 HG LSA und Pkt. 2 AB LSA)

(1) Universitätsmitglieder, die ein Drittmittelprojekt planen, haben dieses vor Übergabe der Unterlagen an den Drittmittelgeber mittels Formblatt "Anzeige eines Drittmittelprojektes" (Anlage 3) ihrem Dienstvorgesetzten oder ihrer Dienstvorgesetzten bzw. ihrem Direktor oder ihrer Direktorin des Instituts bzw. der Klinik bzw. ihrem Dekan oder ihrer Dekanin des Fachbereichs anzuzeigen.

(2) Vor der Anzeige sind vom Projektleiter oder von der Projektleiterin evtl. notwendige Maßnahmen zur Sicherstellung der Projektdurchführung (Prüfung der vorhandenen personellen und ausstattungsmäßigen Voraussetzungen, evtl. notwendige Baumaßnahmen, Gerätezulassungen, Dienstleistungen, Zusatz- oder Folgekosten, Einholung von gesetzlich vorgeschriebenen Genehmigungen) abzuklären und zu dokumentieren. Die Dokumente sind der Anzeige beizufügen.

(3) Ein Exemplar der vom Dienstvorgesetzten oder von der Dienstvorgesetzten bzw. vom Direktor oder von der Direktorin des Instituts bzw. der Klinik bzw. vom Dekan oder von der Dekanin des Fachbereichs unterschriebenen Anzeige ist den Antrags- bzw. Vertragsunterlagen zur Einholung der Unterschrift des Kanzlers oder der Kanzlerin bzw. des Verwaltungsdirektors oder der Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät beizufügen.

(1) Zuwendungen
Anträge auf Zuwendungen sind mit der Unterschrift des Kanzlers oder der Kanzlerin bzw. des Verwaltungsdirektors oder der Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät beim Zuwendungsgeber einzureichen. Die Anträge sind entsprechend den Antragsrichtlinien des jeweiligen Zuwendungsgebers zu formulieren und dem Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer bzw. dem Forschungsausschuß der Medizinischen Fakultät zur rechtlichen und formellen Prüfung zu übergeben. Ausgenommen sind Anträge auf Sachbeihilfen an die DFG, die vom Wissenschaftler oder der Wissenschaftlerin selbst zu stellen und direkt an die DFG einzureichen sind. Sie sind vor Absendung gemäß § 3 Abs. 1 und § 3 Abs. 2 anzuzeigen.

(2) Forschungsaufträge
Verträge im Zusammenhang mit der Durchführung von Aufträgen durch eine der Universität angehörende Einrichtung werden rechtsverbindlich vom Kanzler oder der Kanzlerin bzw. vom Verwaltungsdirektor oder von der Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät geschlossen. Vertragspartner ist nicht die ausführende Einrichtung, sondern die Martin-Luther-Universität Halle–Wittenberg, vertreten durch den Kanzler oder die Kanzlerin bzw. durch den Verwaltungsdirektor oder die Verwaltungsdirektorin der Medizinischen Fakultät.
Das Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer bzw. der Forschungsausschuß der Medizinischen Fakultät unterstützt den Projektleiter oder die Projektleiterin bei der Vorbereitung und Verhandlung von Forschungsverträgen. Vom Projektleiter oder von der Projektleiterin gegengezeichnete Vertragsentwürfe sind zusammen mit dem unter § 3 aufgeführten Formblatt (Anlage 3) den vorstehend genannten Einrichtungen zur rechtlichen und formellen Prüfung einzureichen.
Als Ausnahmeregelung können kurzfristige Forschungsaufträge geringfügigen Umfangs mittels "Auftragsbedingungen zur Durchführung von Forschungsarbeiten geringfügigen Umfangs" abgeschlossen werden.
Entsprechende juristisch geprüfte Vertragsmuster werden vom Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer im Internet bzw. auf Abruf zur Verfügung gestellt.

Einnahmen aus entgeltlicher Weitergabe von Einzelergebnissen der Forschung und Lehre an Dritte ohne vertragliche Grundlage stehen dem Fachbereich in der Buchungsstelle "Eigener Erwerb" zur Verfügung.

(1) Zuwendungen
Die Kalkulation zu beantragender Zuwendungen erfolgt gemäß Kalkulationsrichtlinien des jeweiligen Zuwendungsgebers.

(2) Entgelt (gemäß Pkt. 1.3.3 AB LSA)
Das für die Durchführung des Forschungsauftrags in Rechnung zu stellende Entgelt (Kalkulationsschema Anlage 4) soll grundsätzlich kostendeckend bemessen werden. Es muß mindestens umfassen:

• die Kosten für alle zusätzlich und nachträglich entstehenden Personal- und Sachkosten, einschließlich Geräten unter 800,00 DM,
• die Kosten für zusätzliche Investitionen (z.B. Geräte über 800,00 DM),
• Overhead (anteilige Gemeinkosten) für die Inanspruchnahme universitärer Ressourcen.

(1) Grundsätze der Verwaltung
Nach Vorlage eines Zuwendungsbescheides bzw. eines von allen beteiligten Partnern unterzeichneten Vertrages erfolgt die Mittelverwaltung projektbezogen durch das Dezernat IV.1 - Haushalt und Drittmittel bzw. Dezernat M III.1 - Haushalt. Verwaltet das Mitglied der Universität die Drittmittel selbst, so geschieht dies in dessen ausschließlicher Zuständigkeit und Verantwortlichkeit. Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs kann nicht über die Universitätsverwaltung erfolgen. Die Universität kann aber auf Antrag ohne Erhebung eines Entgelts beratende Verwaltungshilfe leisten. Auch in diesem Fall bleibt die alleinige Verantwortung des Projektleiters oder der Projektleiterin bezüglich der Ordnungsmäßigkeit der Durchführung des Drittmittelprojekts unberührt.
Änderungen jeglicher Art (Projektleiterwechsel, Umwidmungen, Änderung der Finanzpläne, Terminverschiebungen etc.) sind in jedem Fall auf dem Dienstweg (über Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer bzw. Forschungsausschuß der Medizinischen Fakultät und Dezernat IV.1 - Haushalt und Drittmittel bzw. Dezernat M III.1 - Buchhaltung) dem Zuwendungsgeber bzw. Vertragspartner einzureichen.
Bei Ausscheiden eines Projektleiters oder einer Projektleiterin aus der Universität bzw. Versetzung in den Ruhestand ist für noch laufende Projekte von ihm oder ihr in Abstimmung mit der jeweiligen Leitung ein neuer Projektleiter oder eine neue Projektleiterin mit der Weiterführung zu beauftragen und zum Stichtag seines Ausscheidens oder ihres Ausscheidens eine Zwischenabrechnung vorzunehmen. Bei Zuwendungen ist der Projektleiterwechsel rechtzeitig beim Zuwendungsgeber zu beantragen, bei der Auftragsforschung der Auftraggeber über einen Projektleiterwechsel zu informieren.

(2) Geld - und Sachzuwendungen Dritter

• Drittmittel, die die Universität verwaltet, sind bei den entsprechenden Titeln des Haushaltsplanes nach den Grundsätzen des § 34 Abs. 1 und 2 LHO zu vereinnahmen und zu verausgaben. Dabei ist mit dem Drittmittelgeber zu vereinbaren, daß zum Zeitpunkt der Leistung fälliger Ausgaben die erforderlichen Drittmittel kassenmäßig zur Verfügung stehen. Nur in begründeten Ausnahmefällen können bei einem Drittmittelprojekt fällige, nach dem Finanzierungsplan vom Dritten zu tragende Ausgaben durch die Universität vorfinanziert werden. Diese Vorfinanzierung ist innerhalb des Drittmittelprojektes mit den nachfolgenden Zahlungen des Dritten zu verrechnen. Soweit Vorfinanzierungen dazu führen, daß insgesamt höhere Ausgaben nachgewiesen worden sind, als Mittel zu Verfügung stehen, ist der übersteigende Betrag wie ein Vorgriff auf die nächstjährige Bewilligung anzurechnen.
  Werden Teile der Abrechnung eines Drittmittelprojektes vom Drittmittelgeber nicht anerkannt, sind daraus resultierende höhere Ausgaben aus Haushaltsmitteln des Fachbereiches zu erstatten.
• Gegenstände, die aus Drittmitteln beschafft werden, und Sachzuwendungen Dritter gehen, wenn der Dritte nichts anderes bestimmt bzw. vertraglich nichts anderes vereinbart, in das Vermögen des Landes über. Sie sind nach den für das Land geltenden Bestimmungen nach Beschaffung unverzüglich zu inventarisieren und zu kennzeichnen.
• Die Annahme sonstiger Sachleistungen Dritter (z.B. Bereitstellung von Geräten) einschließlich des Falles der leihweisen Überlassung ist nur zulässig, wenn die Finanzierung der zur Aufstellung und zum Betrieb, zur Unterhaltung und zur Beseitigung erforderlichen Mittel gesichert und festgestellt ist, wer für Sach- und Vermögensschäden haftet. Ist die Annahme solcher Sachleistungen beabsichtigt, ist die Universitätsverwaltung an der Entscheidung zu beteiligen.

(3) Verpflichtungen
Bei der Bewirtschaftung von Drittmitteln dürfen Verpflichtungen nur im Rahmen der zur Verfügung gestellten Mittel eingegangen werden.

(4) Abrechnung der Drittmittelprojekte

• Drittmittelprojekte, die über Zuwendungen finanziert werden, sind entsprechend den Richtlinien des Zuwendungsgebers sowohl inhaltlich als auch rechnerisch abzurechnen. Nicht verbrauchte Mittel sind in der Regel an den Zuwendungsgeber zurückzugeben. Verantwortlich für die ordnungsgemäße und termingerechte Abrechnung der Drittmittelprojekte ist der jeweilige Projektleiter oder die jeweilige Projektleiterin. Verwaltungshilfe bei der Erstellung der Abrechnungsunterlagen leistet das Dezernat IV - Haushaltsangelegenheiten bzw. Dezernat M III - Finanzen.
• Drittmittelprojekte, die aus Verträgen mit Unternehmen bzw. Institutionen finanziert werden, sind in der Regel (je nach Vertragsbedingungen) gegenüber dem Drittmittelgeber finanzseitig nicht abzurechnen. Nicht verbrauchte finanzielle Mittel stehen dem Projektleiter oder der Projektleiterin auch nach Vertragsende bis spätestens 31.12. des Folgejahres zur Verfügung. Bis dahin nicht verbrauchte Mittel werden in den Haushalt des Instituts bzw. der Klinik eingestellt. Bei begründetem Antrag kann die Verwendung für einen längeren Zeitraum bewilligt werden.
• Restmittel aus abgelaufenen Forschungsverträgen eines ausscheidenden Projektleiters oder einer ausscheidenden Projektleiterin werden in den Haushalt des Instituts bzw. der Klinik zur freien Verwendung eingestellt.

In den Fällen, in denen Mittel Dritter über den Landeshaushalt abgewickelt werden, darf Personal nur in einem Arbeitsverhältnis zum Land beschäftigt werden.

Diese Richtlinie tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle–Wittenberg in Kraft. Zugleich tritt die "Richtlinie zur Beantragung und Verwendung von Drittmitteln für Forschung an der Martin-Luther-Universität Halle–Wittenberg" vom 11. Dezember 1996 (Amtsblatt der Martin-Luther-Universität Halle–Wittenberg 1998, Nr. 1 vom 22. Dezember 1998) außer Kraft.

Halle (Saale), 14. Juli 1999

Prof.Dr. Reinhard Kreckel
Rektor

Vom Akademischen Senat am 14.07.1999 beschlossen.

Entsprechend der Drittmittelrichtlinie der Universität werden klinische Studien den Drittmittelprojekten zugeordnet. Klinische Studien sind Teil der klinischen Forschung; sie sind jedoch durch einige Besonderheiten gekennzeichnet.
Für den Abschluß von klinischen Studien und die Bewirtschaftung der dafür zur Verfügung gestellten Mittel gelten folgende Grundsätze:

• Vertragliche Grundlage klinischer Studien sind in der Regel Vereinbarungen zwischen klinisch tätigen Ärzten und Drittmittelgebern (Industrie, Stiftungen etc.).
• Zur Durchführung einer klinischen Studie ist ein vorgeschriebenes Antragsverfahren über die Ethikkommission der Universität oder einer anderen Einrichtung erforderlich.
• Alle klinischen Studien sind entsprechend der Drittmittelrichtlinie (Anlage 2) anzuzeigen.
• Wird vom Auftraggeber keine Zweckbestimmung der Mittel vorgegeben, können diese Mittel für Lehre und Forschung verwendet werden. Die Bewirtschaftung der Mittel darf nur unter Einhaltung der Grundsätze der Landeshaushaltsordnung erfolgen.
• Für die Verwaltung der finanziellen Mittel aus klinischen Studien erfolgt in der Regel eine projektbezogene Kontenführung bei der Drittmittelverwaltung der Medizinischen Fakultät.

Es ist beabsichtigt, die nachfolgend bezeichnete Studie durchzuführen:

Thema der Studie:
Studiennummer:
Leiter/Leiterin der Studie:
Einrichtung:
Förderung durch:
Laufzeit der Studie:
Fördervolumen:

Erklärungen

1. Die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen werden durch die angezeigte Studie nicht beeinträchtigt

2. Im Rahmen der angezeigten Studie entstehen

( ) keine Folgekosten

( ) nachfolgend erläuterte Folgekosten:

3. Die Genehmigung

( ) der Ethikkommission

( ) der Tierschutzkommission

( ) anderer Gremien, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften ihre Zustimmung geben müssen,

zur Durchführung der Studie liegt vor.

4. Die erforderlichen Voraussetzungen zur Durchführung der Studie

( ) sind erfüllt

( ) sind nicht erfüllt.
Es sind noch folgende Voraussetzungen zu schaffen:

5. Ich verpflichte mich, die bewilligten Fördermittel für die vom Drittmittelgeber vorgegebene Zweckbestimmung zu verwenden und die Mittelbewirtschaftung nach dessen Bedingungen, sofern sie nicht gesetzlichen Bestimmungen widersprechen, sicherzustellen.

( ) Die Mittel sollen durch die Universität verwaltet werden.

( ) Ich möchte die Mittel in Abstimmung mit dem Drittmittelgeber auf einem von mir persönlich einzurichtenden Konto verwalten.

(gemäß § 25 Hochschulrahmengesetz und § 32 Hochschulgesetz Land Sachsen-Anhalt)

Es ist beabsichtigt, nachfolgend erläutertes Drittmittelprojekt im Rahmen

( ) einer Zuwendung/Sachbeihilfe (Bund, Land, EU, DFG, Stiftungen etc.)

( ) eines Auftrages durch einen Dritten (Unternehmen/Institution) im Rahmen eines Forschungsvertrages

( ) einer Spende

zu beantragen.

1. Allgemeine Angaben

a) ausführende Stelle (Institut/Klinik):
b) Name und Tel.-Nr. des Projektleiters oder der Projektleiterin:
c) Bezeichnung des Projektes (Kurzthema):
d) Drittmittelgeber (Name/Anschrift):
e) voraussichtliche Laufzeit

f) Namen der beteiligten haushaltsfinanzierten Projektmitarbeiter:

g) geplante Höhe der einzuwerbenden Projektmittel .............................. DM gemäß

( ) Kopie des Finanzierungsplanes des Zuwendungsantrages

( ) Kalkulation des Entgeltes bei Forschungsaufträgen (gemäß Anlage 4)

2. Erklärungen

a) Die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen werden durch das angezeigte Forschungsprojekt nicht beeinträchtigt.

b) Es ist sichergestellt, daß die am Projekt beteiligten Mitarbeiter für die Laufzeit des Projektes zur Verfügung stehen.

c) Im Rahmen des angezeigten Forschungsprojektes entstehen

( ) keine Folgekosten

( ) Folgekosten (in Anlage erläutern, welche Kosten und wie deren Finanzierung abgesichert ist - z.B. für Wartung, Reparaturen, Versicherung, Steuern, zusätzliche Baumaßnahmen, Übergangsgeldzahlung gemäß BAT/BAT-O)

d) Alle gesetzlich vorgeschriebenen Genehmigungen wurden eingeholt.

( ) ja (als Anlage beigefügt)

( ) nein

( ) trifft für dieses Projekt nicht zu.

e) Ich verpflichte mich, die Mittel für den vom Geldgeber bestimmten Zweck zu verwenden und die Mittelbewirtschaftung nach dessen Bedingungen, soweit gesetzliche Bestimmungen dem nicht entgegenstehen, sicherzustellen.

( ) Die Mittel sollen durch die Universität verwaltet werden.

( ) Ich möchte die Mittel in Abstimmung mit dem Drittmittelgeber auf einem von mir persönlich einzurichtenden Konto verwalten.

Datum, .......................

................................................................................
Unterschrift des Projektleiters bzw. der Projektleiterin

Erklärung des Direktors oder der Direktorin des Instituts bzw. der Klinik bzw. des Dekans oder der Dekanin:

Das angezeigte Forschungsprojekt kann

• in den vorhandenen Räumen des Fachbereichs/des Instituts/der Klinik

( ) ja

( ) nein

( ) trifft nicht zu

und

• unter Nutzung der Grundausstattung ohne Mißachtung von Anforderungen des Umweltschutzes und der technischen Sicherheit

( ) ja

( ) nein

( ) trifft nicht zu

und

• unter Mitarbeit von haushaltsfinanziertem Personal

( ) ja

( ) nein

( ) trifft nicht zu

durchgeführt werden.

Die erforderlichen Voraussetzungen zur ordnungsgemäßen Durchführung des Forschungsprojektes

( ) sind erfüllt

( ) sind nicht erfüllt.

Datum, .......................

.............................................
Unterschrift des Direktors oder der Direktorin des Instituts bzw.der Klinik bzw. des Dekans/FB-Leiters oder der Dekanin/FB-Leiterin

- Kalkulation des Entgelts -

A) Personalausgaben

B) Sächliche Verwaltungsausgaben

C) Gegenstände und Investitionen