MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG
Amtsblatt
8. Jahrgang, Nr. 1 vom 22. Dezember 1998, S. 6
Richtlinie zur Beantragung und Verwendung von Drittmitteln für Forschung an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
vom 11.12.1996
Inhaltsverzeichnis
§ 1 Begriffsbestimmung
§ 2 Berechtigung zur Beantragung und Durchführung
von Drittmittelprojekten der Forschung
§ 3 Anzeigepflicht eines Drittmittelprojektes
§ 4 Antragsverfahren
§ 5 "Eigener Erwerb"
§ 6 Kalkulation beantragter Zuwendungen und Entgelte
§ 7 Verwaltung der Drittmittel
§ 8 Beschäftigungsverhältnis
§ 9 Inkrafttreten
Anlage 1: Richtlinie zur
vertraglichen Gestaltung und finanziellen Regelung klinischer Studien
Anlage 2: Anzeige eines Drittmittelprojektes
(1) Forschung mit Mitteln Dritter liegt vor, wenn Hochschulmitglieder im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Forschungsvorhaben durchführen, die nicht oder nur zu einem Teil aus den der Hochschule zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln finanziert werden.
(2) Forschung mit Mitteln Dritter erfolgt auf Grund von Zuwendungen Dritter oder in Ausführung von Forschungsaufträgen.
a) Zuwendungen
Zuwendungen Dritter sind Leistungen von öffentlicher oder privater Seite, die auf Antrag für ein an der Universität durchzuführendes Forschungsvorhaben gewährt werden (Bundes-, Landesministerien, Europäische Union, Deutsche Forschungsgemeinschaft, Stiftungen).
b) Forschungsauftrag
Ein Forschungsauftrag liegt vor, wenn mit einem Auftraggeber über ein an der Universität durchzuführendes Forschungsprojekt eine Vereinbarung getroffen wird, in der Art, Umfang und Zeitpunkt von Leistung und Gegenleistung festgelegt werden.
Zu Forschungsaufträgen zählen auch Klinische Studien. Ihre finanz- und verwaltungstechnische Abwicklung ist gesondert geregelt (Anlage 1).
c) Wahlrecht
Hochschullehrer können bei Forschungsaufträgen, sofern deren Ausführung nicht auf Grund anderer Bestimmungen Dienstaufgabe ist, vor Übernahme entscheiden, ob der gesamte Auftrag einheitlich als Dienstaufgabe oder als Nebentätigkeit erfüllt werden soll. Ein Hochschullehrer darf einen Forschungsauftrag nur dann als Nebentätigkeit übernehmen, wenn er die wesentlichen Maßnahmen zur Auftragsausführung selbst anordnet, ihre Durchführung überwacht und dafür die persönliche Verantwortung trägt.
d) Nebentätigkeit
Forschungsaufträge, für die eine persönliche Vergütung/Honorar gewährt wird, unterliegen den Bestimmungen über Nebentätigkeit. Die daraus erzielten Einnahmen dürfen nicht durch die Universität verwaltet werden. Das Hochschulmitglied hat die entsprechenden Einnahmen persönlich zu verwalten und zu versteuern. Beschäftigt ein Mitglied der Hochschule im Rahmen eines als Nebentätigkeit übernommenen Forschungsauftrags Personal als Arbeitgeber, so hat das Mitglied der Hochschule die Arbeitgeberpflichten in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht zu erfüllen. Wird dieses Personal in Einrichtungen der Hochschule beschäftigt oder sollen Geräte aufgestellt und genutzt werden, die Privateigentum sind, bedarf es der Zustimmung der Hochschule.
(gemäß § 25 Abs. 1 HRG in Verbindung mit § 32 Abs. 1 HG LSA)
(1) Die in der Forschung tätigen Universitätsmitglieder sind berechtigt, Forschungsvorhaben gemäß Punkt 1 durchzuführen. Die Verpflichtung zur Erfüllung der übrigen Dienstaufgaben bleibt unberührt.
(2) Die Durchführung darf nicht von einer Genehmigung abhängig gemacht werden. Die Inanspruchnahme von Personal, Sachmitteln und Einrichtungen der Universität darf nur untersagt oder durch Auflagen beschränkt werden, wenn dadurch im Sinne der Rechtsgrundlagen für die Drittmittelforschung die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen beeinträchtigt werden und/oder entstehende Folgelasten nicht angemessen berücksichtigt sind.
(gemäß § 25 Abs. 3 HRG, § 32 Abs. 2 HG LSA und Pkt. 2 AB LSA)
(1) Die Universitätsmitglieder haben Drittmittelprojekte mittels Formblatt "Anzeige eines Drittmittelprojektes" (Anlage 2) dem Dekan anzuzeigen.
(2) Der Dekan hat gemäß Pkt. 2.1 und 5 AB LSA die Prüfung durch die Hochschulverwaltung (Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer bzw. Forschungsausschuß der Medizinischen Fakultät) hinsichtlich der Dauer und Zweckbestimmung der Mittel, insbesondere der gesicherten Finanzierung und etwaiger Folgekosten zu veranlassen.
(3) Vor der Anzeige bzw. vor der Antragstellung sind vom Projektleiter evtl. notwendige zusätzliche Maßnahmen zur Sicherstellung des Drittmittelprojekts (u.a. Baumaßnahmen, Gerätezulassungen, Dienstleistungen innerhalb der Universität, Zusatz- oder Folgekosten, Zustimmung der Ethikkommission) mit den dafür verantwortlichen Stellen abzustimmen. Die getroffenen Festlegungen sind der Anzeige beizufügen.
a) Zuwendungen
Anträge auf Zuwendungen sind mit der Unterschrift des Kanzlers / Verwaltungsdirektors beim Zuwendungsgeber einzureichen. Die Anträge sind entsprechend den Antragsrichtlinien des jeweiligen Zuwendungsgebers zu formulieren und dem Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer bzw. dem Forschungsausschuß der Medizinischen Fakultät zur rechtlichen und formellen Prüfung zu übergeben. Ausgenommen sind Anträge auf Sachbeihilfen an die DFG, die vom Wissenschaftler selbst zu stellen und direkt an die DFG einzureichen sind. Eine Anzeige darüber ist gemäß Punkt 3 zu erstatten.
b) Forschungsaufträge
Verträge im Zusammenhang mit der Durchführung von Aufträgen durch eine der Universität angehörende Einrichtung werden rechtsverbindlich vom Kanzler / Verwaltungsdirektor geschlossen. Vertragspartner ist nicht die ausführende Einrichtung, sondern die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, vertreten durch den Kanzler / Verwaltungsdirektor.
In Ausnahmefällen, insbesondere bei Forschungsaufträgen über klinische Studien kann der den Auftrag durchführende Hochschullehrer zum Abschluß des Vertrages für die Martin-Luther-Universität bevollmächtigt werden. Vor Abschluß des Vertrages ist dieser dem Kanzler / Verwaltungsdirektor zur rechtlichen Prüfung vorzulegen.
Das Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer bzw. der Forschungsausschuß der Medizinischen Fakultät unterstützt den Projektleiter bei der Vorbereitung und Verhandlung von Forschungsverträgen. Vom Projektleiter gegengezeichnete Vertragsentwürfe sind zusammen mit dem unter Pkt. 3 aufgeführten Formblatt (Anlage 2) den vorstehend genannten Einrichtungen zur rechtlichen und formellen Prüfung einzureichen.
Entsprechende Musterverträge werden vom Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer zur Verfügung gestellt.
Als Ausnahmeregelung können kurzfristige Forschungsaufträge geringfügigen Umfangs mittels "Auftragsbedingungen zur Durchführung von Forschungsarbeiten geringfügigen Umfangs" abgeschlossen werden; diese können vom Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer abgefordert werden.
Einnahmen aus entgeltlicher Weitergabe von Einzelergebnissen der Forschung und Lehre an Dritte ohne vertragliche Grundlage stehen dem Fachbereich in der Buchungsstelle "Eigener Erwerb" zur Verfügung.
a) Zuwendungen
Die Kalkulation zu beantragender Zuwendungen erfolgt gemäß Kalkulationsrichtlinien des jeweiligen Zuwendungsgebers.
b) Entgelt (gemäß Pkt. 1.3.3 AB LSA)
Das für die Durchführung des Forschungsauftrags in Rechnung zu stellende Entgelt soll grundsätzlich kostendeckend bemessen werden. Es muß mindestens umfassen:
(1) Grundsätze der Verwaltung
Nach Vorliegen eines Zuwendungsbescheides bzw. nach Unterzeichnung der Verträge durch alle beteiligten Partner erfolgt die Mittelverwaltung projektbezogen durch das Dezernat IV.1 - Haushalt und Drittmittel bzw. Dezernat M III.1 - Haushalt.
Verwaltet das Mitglied der Universität die Drittmittel selbst, so geschieht dies in dessen ausschließlicher Zuständigkeit und Verantwortlichkeit. Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs kann nicht über die Universitätsverwaltung erfolgen. Die Universität kann aber auf Antrag ohne Erhebung eines Entgelts beratende Verwaltungshilfe leisten. Auch in diesem Fall bleibt die alleinige Verantwortung des Mitgliedes der Universität bezüglich der Ordnungsmäßigkeit der Durchführung des Drittmittelprojekts unberührt.
Änderungen jeglicher Art (Projektleiterwechsel, Umwidmungen, Änderung der Finanzpläne, Terminverschiebungen etc.) sind in jedem Fall auf dem Dienstweg (über Dezernat V.3 - Forschung und Technologietransfer bzw. Forschungsausschuß der Medizinischen Fakultät und Dezernat IV.1 - Haushalt und Drittmittel bzw. Dezernat M III.1 - Haushalt) dem Zuwendungsgeber bzw. Vertragspartner einzureichen.
(2) Geld - und Sachzuwendungen Dritter
(2.1) Drittmittel, die die Universität verwaltet, sind bei den entsprechenden Titeln des Haushaltsplanes nach den Grundsätzen des § 34 Abs. 1 und 2 LHO zu vereinnahmen und zu verausgaben. Dabei ist mit dem Drittmittelgeber zu vereinbaren, daß zum Zeitpunkt der Leistung fälliger Ausgaben die erforderlichen Drittmittel kassenmäßig zur Verfügung stehen. Nur in begründeten Ausnahmefällen können bei einem Drittmittelprojekt fällige, nach dem Finanzierungsplan vom Dritten zu tragende Ausgaben durch die Universität vorfinanziert werden. Diese Vorfinanzierung ist innerhalb des Drittmittelprojektes mit den nachfolgenden Zahlungen des Dritten zu verrechnen. Soweit Vorfinanzierungen dazu führen, daß insgesamt höhere Ausgaben nachgewiesen worden sind, als Mittel zu Verfügung stehen, ist der übersteigende Betrag wie ein Vorgriff auf die nächstjährige Bewilligung anzurechnen.
Werden Teile der Abrechnung eines Drittmittelprojektes vom Drittmittelgeber nicht anerkannt, sind daraus resultierende höhere Ausgaben aus Haushaltsmitteln des Fachbereiches zu erstatten.
(2.2) Gegenstände, die aus Drittmitteln beschafft werden, und Sachzuwendungen Dritter gehen, wenn der Dritte nichts anderes bestimmt bzw. vertraglich nichts anderes vereinbart, in das Vermögen des Landes über. Sie sind nach dem für das Land geltenden Bestimmungen nach Beschaffung unverzüglich zu inventarisieren und zu kennzeichnen.
(2.3) Die Annahme sonstiger Sachleistungen Dritter (z.B. Bereitstellung von Geräten) einschließlich des Falles der leihweisen Überlassung ist nur zulässig, wenn die Finanzierung der zur Aufstellung und zum Betrieb, zur Unterhaltung und zur Beseitigung erforderlichen Mittel gesichert und festgestellt ist, wer für Sach- und Vermögensschäden haftet. Ist die Annahme solcher Sachleistungen beabsichtigt, ist die Universitätsverwaltung an der Entscheidung zu beteiligen.
(3) Verpflichtungen
Bei der Bewirtschaftung von Drittmitteln dürfen Verpflichtungen nur im Rahmen der zur Verfügung gestellten Mittel eingegangen werden.
(4) Abrechnung der Drittmittelprojekte
(4.1) Drittmittelprojekte, die über Zuwendungen finanziert werden, sind entsprechend den Richtlinien des Zuwendungsgebers sowohl inhaltlich als auch rechnerisch abzurechnen. Nicht verbrauchte Mittel sind in der Regel an den Zuwendungsgeber zurückzugeben.
Verantwortlich für die ordnungsgemäße und termingerechte Abrechnung der Drittmittelprojekte ist der jeweilige Projektleiter. Verwaltungshilfe bei der Erstellung der Abrechnungsunterlagen leistet das Dezernat IV - Haushaltsangelegenheiten bzw. Dezernat M III - Finanzen und Kosten.
(4.2) Drittmittelprojekte, die aus Verträgen mit Unternehmen bzw. Institutionen finanziert werden, sind in der Regel (je nach Vertragsbedingungen) gegenüber dem Drittmittelgeber finanzseitig nicht abzurechnen. Nicht verbrauchte finanzielle Mittel stehen dem Projektverantwortlichen auch nach Vertragsende bis spätestens 31. Dezember des Folgejahres zur Verfügung. Bis dahin nicht verbrauchte Mittel werden in den Haushalt des Instituts eingestellt. Bei begründetem Antrag kann die Verwendung für einen längeren Zeitraum bewilligt werden.
In den Fällen, in denen Mittel Dritter über den Landeshaushalt abgewickelt werden, darf Personal nur in einem Arbeitsverhältnis zum Land beschäftigt werden.
Diese Richtlinie tritt am 1. Januar 1997 in Kraft.
Halle (Saale), 12. Dezember 1996
Prof. Dr. R. Kreckel
Rektor
Vom Akademischen Senat am 11. 12.1996 verabschiedet.
Entsprechend der Drittmittelrichtlinie der Universität werden klinische Studien den Drittmittelprojekten zugeordnet. Klinische Studien sind Teil der klinischen Forschung; sie sind jedoch durch einige Besonderheiten gekennzeichnet.
Für den Abschluß von klinischen Studien und die Bewirtschaftung der dafür zur Verfügung gestellten Mittel gelten folgende Grundsätze:
Vertragliche Grundlage klinischer Studien sind in der Regel Vereinbarungen zwischen Auftraggebern der Wirtschaft (Pharmaindustrie) und klinisch tätigen Ärzten.
Zur Durchführung einer klinischen Studie ist ein vorgeschriebenes Antragsverfahren über die Ethikkommission der Universität oder einer anderen Einrichtung erforderlich.
Alle klinischen Studien sind entsprechend der Drittmittelrichtlinie anzuzeigen.
Wird vom Auftraggeber keine Zweckbestimmung der Mittel vorgegeben, können diese Mittel für Lehre und Forschung verwendet werden. Die Bewirtschaftung der Mittel darf nur unter Einhaltung der Grundsätze der Landeshaushaltsordnung erfolgen.
Für die Verwaltung der finanziellen Mittel aus klinischen Studien erfolgt in der Regel eine projektbezogene Kontenführung bei der Drittmittelverwaltung der Medizinischen Fakultät oder unter der Voraussetzung des § 32 Abs. 4 Satz 4 HG LSA von einer anerkannten Gesellschaft zur Förderung von Forschung und Lehre an der Medizinischen Fakultät.
Es ist beabsichtigt, die nachfolgend bezeichnete Studie durchzuführen:
Thema der Studie:
Studiennummer:
Leiter der Studie:
Einrichtung:
Auftraggeber der Studie:
Laufzeit der Studie:
Höhe des vereinbarten Entgelts:
Erklärungen
1. Die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen werden durch die angezeigte Studie nicht beeinträchtigt.
2. Im Rahmen der angezeigten Studie entstehen
[ ] keine Folgekosten
[ ] nachfolgend erläuterte Folgekosten:
3. Die Stellungnahme(n)
[ ] der Ethikkommission
[ ] anderer Gremien, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften ihre Zustimmung geben müssen, zur Durchführung der Studie
liegt/liegen vor.
4. Die erforderlichen Voraussetzungen zur Durchführung der Studie
[ ] sind erfüllt
[ ] sind nicht erfüllt.
Es sind noch folgende Voraussetzungen zu schaffen:
...
5. Ich verpflichte mich, das vom Auftraggeber gezahlte Entgelt für die von ihm vorgegebene Zweckbestimmung zu verwenden und die Mittelbewirtschaftung nach dessen Bedingungen, sofern sie nicht gesetzlichen Bestimmungen widersprechen, sicherzustellen.
[ ] Die Mittel sollen durch die Universität verwaltet werden.
[ ] Ich möchte die Mittel in Abstimmung mit dem Auftraggeber auf einem Konto der Gesellschaft [Name] e.V. verwalten.
[Datum]
[Unterschrift des Leiters der Studie]
Kenntnisnahme:
[Unterschrift des Dekans]
(gemäß § 25 Hochschulrahmengesetz und § 32 Hochschulgesetz des Landes Sachsen-Anhalt)
Es ist beabsichtigt, nachfolgend erläutertes Drittmittelprojekt im Rahmen
[ ] einer Zuwendung/Sachbeihilfe (Bund, Land, EU, DFG, Stiftungen etc.)
[ ] eines Auftrages durch einen Dritten (Unternehmen/Institution)
[ ] einer Spende
durchzuführen.
1. Allgemeine Angaben
a) ausführende Stelle (Institut/Klinik):
b) Name und Tel.-Nr. des Projektleiters:
c) Bezeichnung des Projektes (Kurzthema):
d) Drittmittelgeber (Name/Anschrift):
e) Laufzeit
Beginn: [Datum]
Ende:[Datum]
f) Höhe der eingeworbenen Projektmittel ... DM gemäß
g) [ ] Kopie des Finanzierungsplanes des Zuwendungsantrages
h) [ ] Kopie der Kalkulation des Entgeltes bei Forschungsaufträgen.
2. Erklärungen
a) Die Erfüllung anderer Aufgaben der Universität sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen werden durch das angezeigte Forschungsprojekt nicht beeinträchtigt.
b) Im Rahmen des angezeigten Forschungsprojektes entstehen
[ ] keine Folgekosten
[ ] Folgekosten (Erläuterung als Anlage)
Weitere Folgekosten entstehen nicht.
Folgekosten werden finanziert durch: ...
c) Das angezeigte Forschungsprojekt kann in den vorhanden Räumen und unter Nutzung der Grundausstattung ohne Mißachtung von Anforderungen des Umweltschutzes und der technischen Sicherheit durchgeführt werden.
[ ] ja
[ ] nein (wenn "nein", muß vor Projektbeginn mit den verantwortlichen Dienststellen Kontakt aufgenommen werden)
d) Ich verpflichte mich, die Mittel für den vom Geldgeber bestimmten Zweck zu verwenden und die Mittelbewirtschaftung nach dessen Bedingungen, soweit gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen, sicherzustellen.
[ ] Die Mittel werden durch die Universität verwaltet.
[ ] Ich möchte die Mittel in Abstimmung mit dem Drittmittelgeber auf einem von mir persönlich einzurichtenden Konto verwalten.
[Datum]
[Unterschrift des Projektleiters]
Kenntnisnahme und Befürwortung:
[Unterschrift des Dekans]