MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT  HALLE -WITTENBERG

Amtsblatt
6. Jahrgang, Nr. 4 vom 20. August 1996, S. 48

(2) Der Aufbau der Universitätsverwaltung ergibt sich aus dem Organigramm in Anlage 1.

(3) Die Geschäftsverteilung innerhalb der Zentralen Universitätsverwaltung ergibt sich aus dem Geschäftsverteilungsplan in Anlage 2.

(2) Postsachen, die den Vermerk "persönlich oder vertraulich" tragen, werden dem Empfänger ungeöffnet zugeleitet. Betrifft die Postsendung eine dienstliche Angelegenheit, so ist sie vom Empfänger mit Namen, Zeichen und Datum zu versehen und dem Bearbeiter oder mit dem Vermerk "Gg." (Geschäftsgang) der Poststelle zuzuleiten.

(3) Erlasse des Kultusministeriums und anderer oberster Landes- und Bundesbehörden sind im Erlaßregister der Poststelle besonders nachzuweisen. Aus dem Erlaßregister müssen folgende Angaben erkennbar sein:

1. Laufende Nummer,
2. Tag des Eingangs,
3. Bezeichnung der absendenden Stelle,
4. Datum des Erlasses,
5. Aktenzeichen des Erlasses,
6. Kurze Bezeichnung des Gegenstandes,
7. Bezeichnung der Stelle, für die der Erlaß ausgezeichnet wurde.

(5) Der Abgang eines Schriftstückes ist auf der bei den Akten verbleibenden Kopie (Entwurf) zu vermerken.

(6) Der Dienstweg geht vom Sachgebiet über die Abteilung und das Dezernat bzw. die Stabsstelle zum Kanzler und ggfs. den der Universität vorgeordneten Dienststellen. Dieser Dienstweg ist sowohl im mündlichen als auch im schriftlichen Dienstverkehr grundsätzlich einzuhalten. In persönlichen Angelegenheiten kann sich jeder Mitarbeiter unmittelbar an den Kanzler oder Dezernenten wenden.

(3) Alle Eingänge sind unverzüglich zu bearbeiten. Können sie voraussichtlich nicht innerhalb der nächsten 4 Wochen nach dem Eingangsdatum bearbeitet werden, so ist in der Regel ein Zwischenbescheid zu erteilen; sofern er telefonisch erfolgt, ist darüber eine Aktennotiz zu machen. Kann eine von außerhalb gesetzte Frist nicht eingehalten werden, ist rechtzeitig Fristverlängerung zu beantragen.

(4) Alle Tatsachen und Stellungnahmen, alle mündlichen oder fernmündlichen Besprechungen sowie mündliche oder fernmündliche Aufträge, die für die Bearbeitung der Sache von Bedeutung sein können, sind aktenkundig zu machen.

(5) Die Bearbeitung aller Eingänge wird mit folgender Verfügung abgeschlossen:

z.d.A.	=	zu den Akten  (wenn die Sache mit der er folgten Bearbeitung als endgültig oder vorläufig abgeschlossen angesehen werden kann);
Wv.m. Datumsangabe	=	Wiedervorlage am ...
z.Vg.	=	zum Vorgang  (wenn ein Schriftstück einem in Arbeit befindlichen Vorgang beigefügt werden soll).

(6) Bei Vorgängen, die außer für die sachbearbeitende Stelle auch für andere Stellen der Verwaltung von Bedeutung sind, ist diesen so früh wie möglich Gelegenheit zur Mitwirkung durch Stellungnahme oder Mitzeichnung zu geben. Müssen andere als die sachbearbeitende Stelle von dem Wortlaut des Schreibens Kenntnis erhalten, so hat die sachbearbeitende Stelle die nötigen Kopien von sich aus herzustellen und allen in Frage kommenden Stellen zuzuleiten.

(7) Vorgänge, die aus besonderen Gründen nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich sein sollen (z.B. Personalangelegenheiten) sind mit der Aufschrift "vertraulich" zu versehen, unter Verschluß zu halten und nur in verschlossenen Umschlägen oder Mappen zu befördern.

(2) Dem Kanzler, bei dessen Abwesenheit seinem Stellvertreter, sind zur Unterschrift nach Abzeichnung durch den Dezernenten oder Leiter eines Stabes vorzulegen:

1. Vorgänge, für die ihm nach besonderen Anweisungen die Unterschrift vorbehalten ist;
2. Innerdienstliche Anweisungen, Verfügungen;
3. Allgemeine Veröffentlichungen und Bekanntmachungen der Verwaltung sowie Pressemitteilungen, soweit nicht der Rektor zuständig ist;
4. Strafanzeigen.

(2) Urlaubsanträge und Anträge auf Dienst- und Arbeitsbefreiung sind dem jeweiligen Vorgesetzten zur Genehmigung vorzulegen. Über entsprechende Anträge der Dezernenten und Leiter von Stabsstellen entscheidet der Kanzler, über die Anträge aller übrigen Mitarbeiter der jeweils zuständige Dezernent oder Leiter eines Stabes. In jedem Dezernat und in jeder Stabsstelle wird zu Beginn eines Jahres eine Urlaubsliste in Umlauf gesetzt, in die alle Mitarbeiter den von ihnen beabsichtigten Urlaub und ihren jeweiligen Vertreter eintragen. Die Urlaubsliste ist dem Sekretariat des Kanzlers zuzuleiten.

(3) Dienstreisen dürfen nur mit entsprechender schriftlicher Genehmigung durchgeführt werden. Der Antrag auf Genehmigung ist möglichst 8 Tage vor Antritt der Dienstreise zu stellen. Zuständig für die Genehmigung ist für Dienstreisen der Dezernenten und Leiter eines Stabes der Kanzler, für die Dienstreisen aller übrigen Mitarbeiter der jeweils zuständige Dezernent oder Leiter eines Stabes. Reisekosten werden nur für genehmigte Dienstreisen gewährt.

(4) Erkrankungen und die Wiederaufnahme des Dienstes sind unverzüglich den Dezernenten oder Leiter eines Stabes zu melden. Erkrankungen der Dezernenten und Leiter eines Stabes sind unmittelbar dem Kanzler anzuzeigen. Bei Erkrankungen von mehr als 3 Tagen ist der Personalabteilung unaufgefordert eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen.

(5) Jeder Wohnungswechsel und jede Veränderung des Familienstandes, die eine Änderung der Besoldung, Vergütung oder des Lohnes zur Folge haben, sind der Personalabteilung unverzüglich anzuzeigen.

Halle (Saale), 17.04.1996

W. Matschke
Kanzler