Universität Halle - Amtsblatt 1995, Nr. 1 vom 31. Januar 1995

(1) Die Dienstvereinbarung regelt den Einsatz eines elektronischen Zeiterfassungssystems zur Erfassung der Arbeitszeit bei gleitender Arbeitszeit auf der Grundlage der Dienstvereinbarung zur Regelung der Arbeitszeit und Einführung der gleitenden Arbeitszeit an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg vom 01.12.1994.

(2) Zur Erfassung gleitender Arbeitszeit wird das Zeiterfassungssystem TENODAT 9015 der Firma Telenorma Leipzig GmbH, Gellertstraße 7-9, 04103 Leipzig in Verbindung mit der Software MTZ2400 Version 2.110 vom 02.08.1993 der Firma Miditec GmbH Bremen eingesetzt.

(3) Die Anlagen 1-8 sind Bestandteil dieser Dienstvereinbarung. Die Anlagen können im gegenseitigen Einvernehmen geändert werden. Die Anlagen 1-4 sowie 7 sind vertraulich zu behandeln.

§ 2 Beschreibung des Systems

(1) In Anlage 1 werden sämtliche Systembestandteile (Hardware) einschließlich aller Eingabe- und Zusatzgeräte beschrieben.

(2) Es werden lediglich vom Hersteller, der Firma Miditec GmbH Bremen, freigegebene Standardprogramme in unveränderter Form verwendet, die zum Betrieb des Systems notwendig sind. Eine genaue Auflistung dieser Systemprogramme (mit Versionsnummer) mit den verwendeten Eingabedaten und einer entsprechenden Kurzbeschreibung findet sich in Anlage 2 der Vereinbarung. Gesperrte Programmfunktionen sind in Anlage 7 vermerkt.

(3) In der Anlage 3 sind speziell diejenigen Auswertungsprogramme bzw. -teile genannt, die auf die Zeitdaten zugreifen. Andere Programme als die genannten dürfen auf die Zeitdaten nicht zugreifen.

(4) Alle Systembestandteile außer den Zeiterfassungsterminals sind in verschlossenen Räumen untergebracht.

(5) Die Zeiterfassungs-Software wird beim Betrieb in einem Netzwerk in einem eigenen, geschützten Arbeitsbereich des Netzes (eigene USER-ID, eigene USER-Area) installiert. Es wird keine Kopplung mit anderen Datenbeständen realisiert. Die Wartung des Systems und der Programme erfolgt vor Ort (keine Fernwartung).

§ 3 Datenerfassung und -speicherung

(1) Eine Datenerfassung und -speicherung ist nur insofern erlaubt, als es zur Identifizierung und zur Erfassung der Arbeitszeiten notwendig ist.

(2) Der Stammdatensatz pro Mitarbeiter umfaßt folgende Daten:

Name, Vorname
Kartennummer
Personalnummer
Abteilungsnummer
das dem Mitarbeiter zugeordnete Zeitmodell.

(3) Im System dürfen nur Wochenpläne benutzt werden, die mit Zustimmung des Personalrates vereinbart wurden. In Anlage 4 sind alle Wochenpläne und die Zuordnung zu den jeweiligen Mitarbeitergruppen dokumentiert, die zwischen dem Arbeitgeber und dem Personalrat vereinbart worden sind.

(4) Die Mitarbeiter können auf allen Zeiterfassungsterminals buchen. Die Buchungszeiten werden in Zeitminuten erfaßt.

(5) Als Abwesenheitsgründe (Anlage 5) werden ausschließlich erfaßt :

Urlaub
Krankheit
Dienstreise
Sonstige bezahlte Abwesenheitszeit
Unbezahlte Abwesenheitszeit.

(6) An den Zeiterfassungsterminals können die Mitarbeiter jederzeit ihr Zeit- und ihr Urlaubskonto ablesen. Am Ende eines Monats erhalten die Mitarbeiter das ausgedruckte Monatsjournal (Anlage 6). Als Erläuterung dafür wird ein Blatt mit der Erklärung der Abkürzungen ausgehändigt.

(7) Korrekturen geben die in der Anlage 7 aufgeführten Personen entsprechend den Nachbuchungsbelegen ein.

§ 4 Löschung

Die gespeicherten Daten sind 6 Monate nach dem Zeitpunkt der für den dokumentierten Monat erfolgten Bezügezahlung zu löschen.

§ 5 Regelung des Systembetriebes

(1) Die Vergabe von Zugriffsrechten auf Daten oder Dateien an einzelne Personen ist in Anlage 7 dokumentiert.

(2) Der Arbeitsgeber gewährleistet, daß nur die in der Anlage 7 aufgeführten Personen Zugriff auf die Daten im Zeiterfassungssystem haben. Systembetreuer der Vertiebsfirmen erhalten nur zu Systemverwaltungs- bzw. Wartungszwecken Zugriff. Dies sowie die Verpflichtung zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist in den Wartungsverträgen entsprechend zu vereinbaren.

(3) Bei elektronischer Zeiterfassung können aktuelle Informationen zu den eigenen Zeitkonten an den Terminals abgerufen werden. Am Monatsende erhält jeder Beschäftigte, dessen Arbeitszeit erfaßt wird, eine Gesamtübersicht seiner Zeitkonten. Die Ausgabe der Monatsübersicht kann auf persönlichen Wunsch entfallen.

(4) Die Ausweise dienen ausschließlich für die Arbeitszeitbuchungen. In den Ausweiskarten wird intern gespeichert:

Firmenkennzeichen
Kartennummer
Systemnummer.

(5) Die für die Bedienung des Systems erforderlichen Ausweiskarten werden den Mitarbeitern kostenlos zur Verfügung gestellt. Sie sind sorgfältig zu behandeln und aufzubewahren.

§ 6 Auswertungen

(1) Folgende Auswertungen sind täglich zulässig (Anlage 8a):

Fehlende oder fehlerhafte Zeitbuchungen,
Kappungsbeträge,
Verletzung der Kernarbeitszeit von mehr als 5 Minuten.

(2) Folgende Auswertungen sind monatlich zulässig (Anlage 8b):

Monatsjournal je Mitarbeiter einschließlich Zeitsaldo und Urlaubskonto,
Verletzung der Kernarbeitszeiten von mehr als 5 Minuten je Mitarbeiter.

(3) In der Anlage 8 sind die entsprechenden Listbilder zu den Auswertungen enthalten. Personenbezogene Fehlzeitstatistiken dürfen mit dem Zeiterfassungssystem nicht erstellt werden.

(4) Alle systemtechnischen Abläufe einschließlich aller Abfragen und Änderungen werden in einem Logbuch protokolliert.

(5) Zum Schutz der personengebundenen Daten sind Datenschutzmaßnahmen bei dem Zeiterfassungssystem vorzunehmen und dem Personalrat vorzuführen. Die betriebliche Datenschutzbeauftragte ist entsprechend zu beteiligen. Die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen ist regelmäßig von ihr zu überprüfen.

§ 7 Qualifizierung und Einweisung

(1) Vor der Umstellung der Arbeitszeiterfassung auf das System erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine Einweisung zur Funktionsweise des Zeiterfassungssystems und Bedienung der Erfassungsterminals.

(2) Alle Personen, die mit der Arbeit mit dem elektronischen Zeiterfassungssystem betraut werden, werden innerhalb ihrer Arbeitszeit entsprechend qualifiziert (fachliche Einweisung und praktische Übungen zum Zeiterfassungs- und -auswertungsprogramm; Systemadministration und Systempflege, beispielsweise Pflege der Wochenpläne, Zuteilung der Zugriffsberechtigung; Einweisung in Datenschutz und Datensicherung).

§ 8 Rechte der Arbeitnehmer

(1) Die Mitarbeiter haben ein jederzeitiges Einsichts- und Auskunftsrecht über alle über sie gespeicherten Daten und Auswertungen. Unrichtige Daten sind unverzüglich zu überprüfen, ggf. zu berichtigen oder zu löschen.

(2) Personalmaßnahmen, die auf Informationen beruhen, die unter Verletzung dieser Dienstvereinbarung gewonnen wurden, sind unwirksam bzw. rückgängig zu machen.

§ 9 Rechte des Personalrats

(1) Der Gesamtpersonalrat hat das Recht, die Einhaltung aller Regelungen dieser Vereinbarung und der Arbeitszeitregelungen jederzeit auch anhand der Auswertungen und der Protokolle zu kontrollieren. Die Personen aus der Anlage 7 sind dem Gesamtpersonalrat gegenüber zu allen Fragen der Arbeitszeiterfassung zur Auskunft verpflichtet.

(2) Jede Änderung oder Erweiterung hardware- oder softwaretechnischer Art sowie der aktivierten Leistungsmerkmale bedarf der vorherigen Zustimmung durch den Gesamtpersonalrat.

(3) Bei Systemänderungen und -erweiterungen ist der Gesamtpersonalrat rechtzeitig und umfassend zu informieren. Rechtzeitig bedeutet, daß die Information noch im Planungsstadium erfolgt, so daß noch Gestaltungsalternativen verwirklicht werden können. Umfassend bedeutet, die Information erfolgt anhand schriftlicher Unterlagen und in sonstiger geeigneter Weise. Technische Dokumentationen (z.B. Pflichtenheft, Programmdokumentation) sind ggf. mit Erläuterungen zu versehen.

§ 10 Änderungen und Meinungsverschiedenheiten

(1) Änderungen dieser Dienstvereinbarung und ihrer Anlagen sind im gegenseitigen Einvernehmen möglich. Sie bedürfen der Schriftform.

(2) Meinungsverschiedenheiten sind nach Möglichkeit im gegenseitigen Einvernehmen zu klären.

§ 11 Bezeichnungen

Personen- und Funktionsbezeichnungen in dieser Dienstvereinbarung gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form.

§ 12 Inkrafttreten und Kündigung

(1) Diese Vereinbarung tritt am 01.12.1994 in Kraft.

(2) Die Vereinbarung gilt für ein Jahr. Sie verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht von einer der Vereinbarungsparteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Quartals schriftlich gekündigt wird.

(3) Bis zum Abschluß einer neuen Dienstvereinbarung gilt diese Vereinbarung weiter.

Halle (Saale), 1. Februar 1995

Matschke
Kanzler

Marquardt
Vorsitzender des Gesamtpersonalrates

Anlagenverzeichnis

Anlage 1:
Hardware-Komponenten mit Standort und Leitungsverbindungen (nicht veröffentlicht)

Anlage 2:
Software-Komponenten (nicht veröffentlicht)

Anlage 3:
Auswertungsprogramme und -programmteile (nicht veröffentlicht)

Anlage 4:
Wochenpläne (nicht veröfffentlicht)

Anlage 5:
Schlüssel für Abwesenheitszeiten

Anlage 6:
Monatsjournal (nicht veröffentlicht)

Anlage 7:
Zugriffsberechtigte Personen mit ihren jeweiligen Zugriffsrechten (nicht veröffentlicht)

Anlage 8a:
Auswertungen - täglich (nicht veröffentlicht)

Anlage 8b: Auswertungen - monatlich (nicht veröffentlicht)

Anlage 5 Schlüssel für Abwesenheitszeiten

Feste Statusbezeichnungen:

0 Normal
1 Krank - Kr
2 Unfall - Uf
3 Urlaub 1/4 Tag - U1
4 Urlaub 2/4 Tag - U2
5 Urlaub 3/4 Tag - U3
6 Urlaub 4/4 Tag - U4
7 Fehlt unentschuldigt - Fu
97 Dienstreise - Dr
98 Freizeitausgleich - Fa
99 Feiertag - Ft
-99 Dienst am Feiertag - FD

Frei wählbare Statusbezeichnungen:

11 Gleitnachmittag - GN
15 BAT Par. 15a - 15
16 Sonstige bezahlte Abwesenheit - BA
21 Unbezahlte Abwesenheit - UA

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