MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG
Amtsblatt
4. Jahrgang, Nr. 3 vom 27. September 1994, S. 19
(2) Die Innenrevision hat die Aufgabe,
(2) Sie ist dem Kanzler der Universität direkt unterstellt, der ihr gegenüber das Weisungs- und Auftragsrecht hat. Für die Medizinische Fakultät wird innerhalb der Innenrevision eine Untergruppe gebildet, der auch Aufträge unmittelbar durch den Verwaltungsdirektor erteilt werden können. Hiervon ist der Kanzler schriftlich zu unterrichten, der auch über die Prioritäten in der Auftragserledigung entscheidet.
(3) Zuständigkeit und Aufgabenstellung der Innenrevision beziehen sich auf den gesamten Universitätsbereich einschließlich der Medizinischen Fakultät. Sie nimmt ihre Aufgaben selbständig und unabhängig wahr und kann Prüfungen auch nach eigenem Ermessen vornehmen.
(4) Für den Universitätsbereich einschließlich der Medizinischen Fakultät werden von der Innenrevision auch die Funktionen der Kassenaufsicht wahrgenommen.
(5) Die Innenrevision hat gegenüber allen Einrichtungen der Universität ein umfassendes Informationsrecht. Ihr sind alle im Rahmen einer Prüfung erbetenen Auskünfte zu erteilen und die erforderlichen Unterlagen auszuhändigen. Die Tätigkeit der Innenrevision ist von der zu prüfenden Stelle bzw. Einrichtung zu unterstützen und zu erleichtern.
(6) Unabhängig von einzelnen Prüfungsaufträgen sind der Innenrevision alle maßgeblichen Gesetze, Verordnungen, Erlasse und Anweisungen bekanntzumachen; insbesondere sind ihr die Rundschreiben an die Fachbereiche, Institute, selb-ständigen wissenschaftlichen Einrichtungen sowie die Dezernate und Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung zur Kenntnis zu geben. Entsprechendes gilt für die Prüfungsberichte und Gutachten universitätsexterner Prüfer und Gutachter.
(1) bestimmt den Arbeitseinsatz und die Arbeitsweise im Rahmen der Weisungen und Aufträge des Kanzlers und des Verwaltungsdirektors der Medizinischen Fakultät sowie aufgrund des Prüfungsplanes in eigener Verantwortung und ist dafür verantwortlich, daß die Prüfungen und gutachterlichen Stellungnahmen fachgerecht, unter Beachtung der maßgeblichen Vorschriften und mit der gebotenen Sorgfalt durchgeführt werden.
(2) zeichnet den Schriftwechsel der Innenrevision und bestimmt den Umfang der von den Einrichtungen der Universität einzuholenden Auskünfte und Informationen, soweit es sich nicht bereits eindeutig aus dem Prüfungsauftrag ergibt.
(3) erteilt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Innenrevision auf der Grundlage der Prüfungsaufträge (§ 5) Weisungen zur Prüfungsdurchführung und ist verantwortlich dafür, daß wesentliche Prüfungsfeststellungen nicht unbeanstandet bleiben. Bei Feststellungen von besonderer Bedeutung hat die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision unverzüglich den Kanzler zu unterrichten.
(4) hat keine Anordnungsbefugnis gegenüber geprüften Stellen. Ungeachtet dessen ist sie bzw. er verpflichtet, bei Beanstandungen oder bei Vorschlägen zu organisatorischen und arbeitsablaufmäßigen Änderungen an der Umsetzung beratend mitzuwirken und die geprüften Einrichtungen zu unterstützen.
(5) hat sich über die für ihren bzw. seinen Aufgabenbereich wichtigen Vorgänge ständig zu unterrichten. Zu diesem Zwecke besteht ein uneingeschränktes Informationsrecht; sie bzw. er kann insbesondere alle Unterlagen einsehen und darauf dringen, daß alle für die Aufgaben notwendigen Auskünfte erteilt werden. Sie bzw. er ist zur Teilnahme an den regelmäßigen Dienstberatungen der Dezernenten der Zentralen Universitäts- und Klinikumsverwaltung verpflichtet.
(1) werden entsprechend dem Prüfungsplan und den Weisungen der Leiterin bzw. des Leiters der Innenrevision tätig. Die Durchführung des jeweiligen Auftrages ist Aufgabe der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter. Hierbei sind sie an die Beachtung der bestehenden Vorschriften, Richtlinien und Weisungen gebunden. Ansonsten erfolgt die Durchführung nach sachverständigem Ermessen und in eigener Verantwortung.
(2) haben dafür zu sorgen, daß alle festgestellten wesentlichen Mängel in den Berichtsentwurf aufgenommen werden. Dies gilt ebenso für Vorschläge und Anregungen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und zum wirtschaftlicheren Einsatz der Haushaltsmittel. Beanstandungen und Anregungen sind auch dann in den Berichtsentwurf aufzunehmen, wenn sie nicht unmittelbar Gegenstand des Prüfungsauftrages waren, aber bei der Durchführung des Auftrages bemerkt worden sind.
(3) haben sich mit allen Besonderheiten der zu prüfenden Stelle oder des Prüfungsgegenstandes hinreichend vertraut zu machen und sich die Kenntnisse über die maßgebenden Vorschriften und Regelungen anzueignen.
Bei der Durchführung eines Auftrages ist auf den laufenden Geschäftsbetrieb besondere Rücksicht zu nehmen, insbesondere darf die Durchführung nicht zu einer unangemessenen Beeinträchtigung der laufenden Arbeiten der zu prüfenden Stelle führen. Es ist darauf zu achten, daß die Beratung und Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der geprüften Stelle bei ihrer Tätigkeit als fester Bestandteil einer jeden Prüfung in angemessenem Umfang erfolgt.
(4) sind berechtigt, alle für die Durchführung eines Auftrages erforderlichen Informationen, Unterlagen und Auskünfte anzufordern.
(5) haben das im Rahmen ihrer Tätigkeit anfallende Schriftgut grundsätzlich
selbst zu verwalten und sind unterschriftsberechtigt gem. Geschäftsordnung
der Zentralen Universitätsverwaltung vom 08.08.91, § 32, Abs.
1.
II. Allgemeine Bestimmungen zur Aufgabenwahrnehmung
(2) Für die Untergruppe der Medizinischen Fakultät sind die vorgesehenen Prüfungsaufgaben mit dem Verwaltungsdirektor abzustimmen und von ihm festzulegen. Sie sind Bestandteil des Gesamtprüfungsplanes der Innenrevision.
(3) Der Prüfungsplan soll den Prüfungsgegenstand und das Prüfungsziel beschreiben sowie die von der Prüfung betroffenen Stellen benennen.
(4) Der Prüfungsplan ist so aufzustellen, daß für die Wahrnehmung der gem. § 8 zugewiesenen Aufgaben eine angemessene Bearbeitungszeit verbleibt.
(5) Die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision ist berechtigt, den Prüfungsplan während des Haushaltsjahres zu ändern, soweit sich hierfür die Notwendigkeit ergibt. Die Änderung bedarf der Zustimmung des Kanzlers.
(2) Die Innenrevision kann als ständiges Mitglied zu Planungsgruppen
oder Projektteams hinzugezogen werden. In diesen Fällen hat sie die
Aufgabe, an den jeweiligen Projekten, geplanten Regelungen oder sonstigen
Vorhaben insbesondere unter dem Aspekt der Ordnungsmäßigkeit,
Sicherheit und Wirtschaftlichkeit mitzuwirken.
III. Richtlinien für die Durchführung von Prüfungen
(2) Bei der Bekanntmachung der Prüfung ist anzugeben, in welchem Umfang Mitarbeiter der Einrichtung durch die Prüfung in Anspruch genommen werden.
(3) Die Bekanntmachung soll der zu prüfenden Einrichtung einen Überblick über den Prüfungsgegenstand, das Prüfungsziel und die vorgesehene Prüfungsdauer geben.
(2) Die formale Prüfung beinhaltet Fragen zur Vollständigkeit der Angaben, der Belege und Unterschriften sowie zur sachgemäßen und richtigen Form der Rechnungserstellung.
(3) Die rechnerische Prüfung beinhaltet die Feststellung, ob die in den Rechnungen und der Buchführung enthaltenen Zahlen rechnerisch richtig ermittelt sind und die gebuchten Beträge mit denen der Rechnungsbelege und sonstigen Nachweise übereinstimmen.
(4) Im Rahmen der sachlichen Prüfung ist festzustellen, ob die für die Martin-Luther-Universität geltenden Haushalts- und Verwaltungsvorschriften, Anweisungen und Verträge beachtet worden sind.
Die sachliche Prüfung gliedert sich in
zu c): Die Bestände und Bestandsnachweise sind vor allem in bezug
auf die laufende Bestandsfortschreibung, die vollständige Erfassung
der Zu- und Abgänge, die Notwendigkeit der Höhe der gehaltenen
Bestände und die Übereinstimmung des in den Büchern ausgewiesenen
Bestandes mit dem tatsächlichen Bestand zu prüfen. Bei der Prüfung
der Bestandszugänge ist ebenso die Frage der Aktivierungspflicht des
Vermögensgegenstandes zu beachten wie bei der Prüfung des Bestandsabganges
die Frage der Einhaltung von Aussonderungsvorschriften und der Wertbemessung.
Insgesamt hat sich die Prüferin bzw. der Prüfer bei der sachlichen
Prüfung über den einzelnen Vorgang hinaus ein Bild darüber
zu verschaffen, ob die betreffenden Geschäfts- und Verwaltungsabläufe
die notwendige Gewähr dafür bieten, daß die Bewirtschaftung
der Haushaltsmittel wirtschaftlich und kostenbewußt durchgeführt
werden kann und unter Beachtung der geltenden Vorschriften erfolgt.
(2) Die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision ist verpflichtet, über Prüfungsfeststellungen von besonderer Wichtigkeit den Kanzler bzw. den Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät zu unterrichten, die darüber entscheiden, ob der Prüfungsumfang erweitert werden soll. In dringenden Fällen kann die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision vorab entscheiden. In diesem Fall ist der Kanzler bzw. der Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät unverzüglich über die Entscheidung zu unterrichten.
(2) Der abschließende Prüfungsbericht ist der geprüften Einrichtung zuzuleiten und dem Kanzler bzw. dem Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät zur Kenntnisnahme vorzulegen, die erforderlichenfalls das Weitere veranlassen.
(3) Prüfungsberichte über die Prüfung der Verwendungsnachweise von institutionell geförderten Zuwendungsempfängern sind dem zuständigen Dezernat zur weiteren Veranlassung zuzuleiten.
(4) Unabhängig von Absatz 2 und 3 sollen die Ergebnisse der Prüfung
mit den verantwortlichen Mitarbeitern erörtert werden. Sofern in dieser
Schlußbesprechung die Prüfungsergebnisse auch von der geprüften
Einrichtung anerkannt werden, ist in den Prüfungsbericht ein entsprechender
Hinweis aufzunehmen. Es ist anzustreben, daß während der Prüfung
und im Anschluß an die Schlußbesprechung von den geprüften
Einrichtungen die beanstandeten Mängel behoben und die erforderlichen
Maßnahmen getroffen werden.
Auf diese Maßnahmen und gegebenenfalls auf die Tatsache, daß
die festgestellten Mängel abgestellt worden sind, ist in den Prüfungsberichten
ebenfalls besonders hinzuweisen.
(5) Die Prüfungsberichte sind so abzufassen, daß auch Dritte einen auf das Wesentliche beschränkten Überblick über den Prüfungsgegenstand und die Prüfungsergebnisse erhalten. Maßnahmenvorschläge sind hervorzuheben und gesondert zu begründen. Umfangreichere Einzelfeststellungen und Hinweise sind als Anlagen zusammenzufassen.
Vorgänge, die als "Vertraulich" bezeichnet sind, dürfen auch
innerhalb der Innenrevision nur mit der Leiterin bzw. dem Leiter der Innenrevision
besprochen werden, es sei denn, die Leiterin bzw. der Leiter zieht aus
fachlichen Gesichtspunkten andere Mitarbeiter zur Beratung hinzu.
Halle (Saale), 20.01.1994