MARTIN-LUTHER-UNIVERSITÄT HALLE -WITTENBERG
Amtsblatt
4. Jahrgang, Nr. 1 vom 10. Mai 1994, S. 35
Nach den reisekostenrechtlichen Vorschriften sowie aus Gründen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit hat die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel bei Dienstreisen Vorrang.
Die Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen und privateigenen PKW ist nicht mit der Mitnahme mehrerer Personen und dem Argument der Zeitersparnis alleine zu begründen. Der Zeitaufwand bei
Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel muß in Relation zum
Zeitaufwand für die Dienstaufgabe als zumutbar erscheinen. Die Genehmigung
von Dienstreisen mit Kraftfahrzeugen setzt die Beachtung dieses Faktes
genauso voraus wie fehlende Verkehrsverbindungen und die Mitnahme umfangreicher
Unterlagen zum dienstlichen Termin. Das gilt auch für die Benutzung
von Taxen und Mietfahrzeugen. Für die Durchführung von Dienstreisen
werden folgende Festlegungen getroffen.
Die Martin-Luther-Universität verfügt ab 1. Januar 1994 über
ein Großkundenabonnement (GKA) des Reisebüros Reuter für
Fahrten mit der Deutschen Reichsbahn / Deutschen Bundesbahn.
Mitarbeiter, denen eine Dienstreise genehmigt wurde und denen die Reisekosten
aus Universitätsmitteln erstattet werden sollen, sind grundsätzlich
verpflichtet, das GKA in Anspruch zu nehmen. Eine Kostenerstattung erfolgt
daher grundsätzlich auch nur in Höhe der Kosten, die bei der
Nutzung des GKA entstanden wären. Das gilt auch für die Benutzung
von Flugzeugen im Inland. Eine Ausnahme hiervon kann nur in besonders begründeten
Fällen zugelassen werden (z. B. unvorhergesehener kurzfristiger Dienstreiseantritt
ohne die Möglichkeit, vorher eine Genehmigung einzuholen). In einem
solchen Falle sind die besonderen Gründe in der Reisekostenabrechnung
darzulegen und vom Dienstvorgesetzten zu bestätigen.
(1) Die Fahrkarten sind beim
(2) Dazu benennen die Sprecher der Fachbereiche und der selbständigen wissenschaftlichen Einrichtungen, der Kanzler für die ZUV sowie der Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät die Mitarbeiter, die berechtigt sind, die Bestellung der Fahrkarten vorzunehmen. Diese Berechtigten sind den Personalämtern des Hochschulbereiches und der Medizinischen Fakultät mit genauer Anschrift des Institutes / Bereiches sowie der Buchungsstellen-Nummer zu melden, die dann eine Gesamtnomenklatur für das Reisebüro Reuter erstellen. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren.
(3) Die Bestellung darf durch die verantwortlichen Mitarbeiter nur bei Vorlage eines genehmigten Dienstreiseantrages unter Angabe des Namens des Dienstreisenden und der jeweiligen Buchungsstelle erfolgen. Es ist ein Nachweis über alle Bestellungen zu führen. Die Zustellung der Fahrkarten und evtl. weiterer Reiseunterlagen erfolgt durch das Reisebüro Reuter bis zu 24 Stunden vor Dienstreisebeginn direkt an die Besteller. Vor der Aushändigung der Fahrkarten zusammen mit dem Dienstreiseantrag ist auf der Rückseite des Antrages ein Vermerk "GKA" (Großkundenabonnement) anzubringen.
(4) Mit Inkrafttreten dieser Festlegungen sind die Anträge zur
Genehmigung einer Dienstreise in doppelter Ausfertigung im Durchschreibeverfahren
zu erstellen. Sollten nicht genügend Vordrucke vorhanden sein, werden
vorübergehend Kopien akzeptiert.
(1) Den Fachbereichen am Campus Merseburg und in Köthen werden vom Reisebüro Fahrscheinhefte zur Verfügung gestellt. Die Fahrkarten sind in diesen Bereichen von den verantwortlichen Mitarbeitern zweifach auszufertigen. Die Originalfahrkarte erhält der Dienstreisende; die Durchschrift verbleibt im Fahrscheinheft.
(2) Die Fahrscheinhefte sind nach Verbrauch dem Reisebüro zur Abrechnung
unter Angabe der Buchungsstelle direkt zu übersenden. Neue Fahrscheinhefte
sind rechtzeitig zu bestellen. Wenn ein Fahrscheinheft nicht innerhalb
eines Monates verbraucht wird, muß mindestens eine vierteljährliche
Abrechnung erfolgen. Für das IV. Quartal eines jeden Jahres ist die
Abrechnung bereits im November vorzunehmen, damit die Buchungen noch im
Haushalt des laufenden Jahres durchgeführt werden können.
Bei der Abrechnung der Dienstreisen sind die Fahrkarten beizufügen.
Sie werden in den Personalämtern abgelegt und dienen als Nachweis
bei der Kontrolle der Abrechnungen des Reisebüros. Die Abrechnungen
des Reisebüros erfolgen wöchentlich über Lufthansa AirPlus
getrennt nach Reisestellenkarten. Für den Universitätsbereich
und die Medizinische Fakultät sind je 2 dieser Karten (für Haushalts-
und Drittmittel) beim Reisebüro hinterlegt. Es werden Sammelrechnungen
erstellt, denen die Abrechnungen je Buchungsstelle in zweifacher Ausfertigung
beiliegen. Nach Vorliegen der Rechnungen veranlassen die Personalämter
die Überweisung des Rechnungsbetrages und die Buchungen im Haushalt
nach Buchungsstellen. Eine Ausfertigung der Abrechnungen erhalten die betreffenden
Bereiche als Nachweis und Kontrollunterlagen.
Das Reisebüro übernimmt auch die Buchung von Flügen sowie
die Vermittlung von Übernachtungen für mehrtägige Dienstreisen.
Für die Abrechnung dieser Kosten gelten jedoch die Bestimmungen des
Bundesreisekostengesetzes (BRKG), insbesondere das Prinzip von Sparsamkeit
und Wirtschaftlichkeit sowie § 10, Abs. 3d in Verbindung mit den Festlegungen
des Personalamtes vom 25.06.1993.
(1) Für die Erstattung einer BahnCard gelten die Festlegungen des Personalamtes vom 25.06.1993. Es ist also in jedem Falle vor Erstattung ein Kostenvergleich notwendig, daß die Benutzung der BahnCard für Dienstreisen zu geringeren Fahrtkosten führt als bei der Nutzung des GKA. Unter Umständen wird also die Erstattung einer BahnCard erst nach Durchführung mehrerer Dienstreisen möglich sein.
Beispiel:
Ein Bediensteter mit Anspruch auf Erstattung der Fahrtkosten 2. Klasse hat bei einer Dienstreise seine BahnCard benutzt und legt eine Fahrkarte über 230,00 DM (50 % Ermäßigung) vor. Der volle Fahrpreis würde bei Nutzung des GKA 460,00 DM betragen, so daß folgende Erstattung erfolgen kann:
Ist der volle Fahrpreis jedoch geringer, z. B. mit 180,00 DM, ergibt sich folgender Kostenvergleich:
Für die Benutzung der 1. Klasse gilt das Gesagte analog.
(2) Sind einem Dienstreisenden die Kosten der BahnCard erstattet worden, ist auch bei einer mit PKW genehmigten Dienstreise beim Kostenvergleich auf der Rückseite des Dienstreiseantrages der halbe Fahrpreis zugrunde zu legen.
(3) Bei Erstattung der BahnCard ist eine Kopie derselben der Reisekostenabrechnung
beizufügen. Nach Ablauf der Geltungsdauer ist das Original der BahnCard
dem Personalamt zu übersenden. In den HÜL sind die Anweisungen
mit BahnCard-Erstattung zu kennzeichnen. Die Kontrolle des Rücklaufes
der Original-BahnCard obliegt den Struktureinheiten.
Diese Festlegungen gelten auch für Dienstreisen, die aus Drittmitteln
finanziert werden. Auch hier benennen die Institute bzw. Drittmittelempfänger
die zur Bestellung beim Reisebüro berechtigten Mitarbeiter sowie die
Buchungsstellen-Nummer.
Diese Festlegungen treten am 1. Januar 1994 in Kraft.
Matschke
Kanzler